财务报销流程及制度汇编

财务报销流程及制度汇编一、总则为进一步规范公司财务报销行为，明确报销流程与管理要求，结合公司实际运营需求，特编制本汇编，以保障财务支出的合规性、透明性与效率性。（一）适用范围本制度适用于公司全体员工及涉及财务报销的各类业务（含对外合作、项目支出等）。（二）基本原则1.真实合法原则：报销业务需真实发生，票据需合法有效（符合税法及财务制度要求），严禁虚构业务、虚开发票。2.分级审批原则：报销按金额、事项分级审批，严禁越权审批或简化流程。3.及时准确原则：报销应及时发起，票据与报销单信息需准确一致，避免跨期或信息错误。二、报销流程分类及操作规范（一）日常费用报销（办公费、水电费、招待费等）1.流程步骤经办人准备：整理合规票据（按类别粘贴，如办公费、交通费分开），填写《费用报销单》，注明用途、金额（大小写一致）、附件张数，经办人签字。部门审核：部门负责人审核业务真实性（如招待费需说明事由、参与人员）、金额合理性，签字确认。财务初审：财务人员审核票据合规性（发票抬头、税号、内容是否匹配业务）、报销单填写规范（金额、签字完整）、预算内支出（超预算需附特批说明）。终审与付款：初审通过后，按审批权限提交终审（金额超限时需上级审批），终审通过后，财务按支付方式付款（对公转账、员工垫付的报销至个人账户）。2.特殊说明招待费需附《招待申请单》（注明事由、人数、标准），超标准部分需总经理特批。水电费、物业费等对公支出，需附缴费通知、合同（如有），确保收款方与合同一致。（二）差旅费报销1.出差申请员工因公出差需提前填写《出差申请单》，注明事由、时间、地点、交通及住宿预算，部门负责人审批（跨部门或异地出差需分管领导审批）。2.费用标准（示例，可根据公司实际调整）交通费：火车（硬座/硬卧/动车二等座）、飞机（经济舱，特殊情况商务舱需总经理审批），出差地市内交通实报实销（凭票据）。住宿费：按职级标准（如经理级、总监级分档），超标部分需说明原因并经上级审批。伙食补贴：按出差天数发放（无票据，凭出差日期计算），标准为分档金额/天。3.报销流程出差结束后3个工作日内，经办人整理票据（交通票、住宿票、出差申请单），填写《差旅费报销单》，注明出差天数、补贴金额。部门审核（行程与申请是否一致、费用合理性），财务审核（票据合规、标准内支出），终审后付款。4.特殊情况出差任务变更（如延长、变更地点），需补填《出差变更申请单》并审批。无票据的费用（如偏远地区交通），需附情况说明，经部门及财务确认后报销。（三）采购类报销（物资、服务采购）1.采购申请需求部门填写《采购申请单》，注明物品/服务名称、数量、预算、交付时间，部门负责人审批（金额超限需招标或多方比价，附比价单）。2.采购执行与验收按申请采购，取得合规发票（名称、规格与申请一致），交付后由验收人（非经办人）签字确认《验收单》。大额采购（如固定资产）需附合同，合同需法务、财务审核。3.报销流程经办人附《采购申请单》《验收单》、发票、合同（如有），填写《费用报销单》，部门审核（是否按申请采购、验收是否合格），财务审核（票据合规、金额与申请/验收一致），终审后付款。4.预付款处理需预付款的采购，填写《预付款申请单》，附合同（约定付款方式），经审批后支付；报销时冲抵预付款，多退少补。三、报销规范细则（一）票据要求1.合法性：发票需为正规增值税发票、财政票据或合规收据，杜绝“白条”“假票”。2.填写规范：发票抬头需与公司名称一致，税号、日期、内容（如“办公用品”需附清单）清晰完整，盖章有效。3.粘贴规范：票据分类粘贴（如交通费、住宿费分开），粘贴在报销粘贴单上，票据边缘对齐，不超过粘贴单范围，封面注明总金额、张数、经办人。（二）报销时限日常费用：当月发生的费用，最迟次月10日前报销；跨月费用需说明原因，经部门负责人审批。差旅费：出差结束后5个工作日内报销，逾期无正当理由的，按日扣减10%伙食补贴（最高扣减50%）。采购费用：验收合格后3个工作日内报销，预付款项目需在交付后10日内完成报销。（三）特殊情况处理1.票据丢失：需提交《票据丢失说明》（注明票据内容、金额、丢失原因），经部门负责人和财务确认后，可凭复印件或收款方证明报销（仅限增值税普通发票，专票丢失需按税法规定处理）。2.预支款清理：员工预支款项（如出差借款、采购借款）需在业务完成后10日内报销冲账，逾期未冲账的，暂停借款权限，从工资中扣回（经审批）。四、审批权限划分报销类型/金额部门负责人财务总监总经理---------------------------------------------日常费用≤限额审批--日常费用限额-更高额审核审批-日常费用>更高额审核审核审批差旅费/采购≤限额审批--差旅费/采购限额-更高额审核审批-差旅费/采购>更高额审核审核审批*注：“限额”“更高额”为公司根据规模设定的金额标准，招待费、固定资产采购需额外经总经理/董事会审批。*五、违规处理1.虚假报销：发现票据虚假、业务虚构的，追回全部款项，通报批评；情节严重的，解除劳动合同，追究法律责任。2.逾期报销：无正当理由逾期报销的，财务有权拒绝受理；已受理的，按报销时限要求扣减相关补贴或延迟付款。3.违规审批：审批人未按权限或未审核业务真实性就批准的，追究审批人责任，造成损失的按比例赔偿。六、附则1.本