文化传媒公司合同管理规范

文化传媒公司合同管理规范为规范公司合同管理流程，防范法律风险，保障企业合法权益与业务有序开展，结合文化传媒行业“内容创作、版权交易、多方协作”的业务特性，特制定本合同管理规范，适用于公司及下属单位在影视制作、广告策划、艺人经纪、版权运营等业务中涉及的各类合同行为。一、管理原则与职责分工（一）管理原则以合法合规为底线，确保合同内容及履行符合《民法典》《著作权法》《广告法》等法律法规；以权责清晰为核心，明确各部门在合同全周期的管理责任；以风险可控为目标，通过事前审查、事中跟踪、事后复盘降低法律与商业风险；以效率协同为导向，平衡合规要求与业务推进节奏，避免过度流程化影响合作效率。（二）职责分工法务部：牵头合同管理制度建设，负责合同合法性审核、法律风险评估、争议解决指导，定期开展合同合规培训。业务部门：负责合同需求发起、合作方初步筛选、合同履行跟踪及反馈，确保业务需求与合同条款逻辑一致。财务部：依据合同约定审核款项支付节点、发票合规性，配合法务部开展履约资金风险评估。行政部：统筹合同档案的分类保管、借阅登记，确保合同原件及电子档安全存储。二、合同订立：从主体筛选到条款合规（一）合作方主体审查文化传媒行业合作方类型多元（艺人工作室、版权方、影视制作公司、媒体平台等），需重点核查：企业类主体：查验营业执照（经营范围含对应业务）、资质证书（如影视制作需《广播电视节目制作经营许可证》）、既往合作信誉（可通过行业口碑调研）。个人类主体（如艺人、创作者）：核查身份证明、经纪约/授权书（确保签约主体有权处置肖像权、表演权等）；特殊领域（如未成年人参演）需补充法定监护人同意书。（二）合同内容针对性规范结合业务场景细化条款要求：影视制作合同：明确剧本版权归属（原创/改编）、成片著作权分配（出品方、制作方、导演/编剧署名权）、衍生开发权（周边、IP授权）；约定拍摄周期、不可抗力（如疫情、政策调整）对工期的影响及责任划分。广告策划合同：严格规避《广告法》禁用词汇，明确广告内容审核流程（客户确认+法务终审）；约定虚假宣传、内容违规的违约责任（含品牌声誉损失赔偿）。艺人经纪合同：细化肖像权使用范围（平面、视频、线上线下场景）、演艺活动排他性（避免同类型竞品代言冲突）、负面舆情处理责任（如艺人违法失德导致合同解除的赔偿机制）。（三）合同起草与审核流程1.起草要求：业务部门基于合作意向起草合同，需附《合作背景说明》（含合作方诉求、风险点预判）；涉及版权、大额资金的合同，法务部可提供《合同模板库》（如影视版权交易模板、艺人经纪模板）供参考。2.审核节点：业务部门内部初审（确认条款与业务需求一致）；法务部合规审核（重点排查“霸王条款”“无效条款”，如约定“最终解释权归甲方”需修正）；重大合同（金额较高或涉及核心IP）需提交总经理办公会审议，必要时外聘律师出具法律意见书。三、合同履行：跟踪、变更与争议处理（一）履约全流程跟踪业务部门需建立《合同履约台账》，记录关键节点：款项支付：对照合同约定的“预付款、进度款、尾款”节点，提前3个工作日向财务部提交支付申请，附履约证明（如剧本交付确认单、拍摄进度报告）。权利交付：如版权方需交付剧本电子版、母带，需由接收方签署《交付确认书》；艺人需配合完成的宣传活动，需留存活动照片、视频作为履约凭证。（二）变更与解除的合规操作若因政策调整（如影视题材审核新规）、市场变化需变更合同，需：1.业务部门与合作方协商变更方案，形成《变更意向书》；2.法务部审核变更条款的合法性（如工期延长是否导致费用追加的合理性）；3.双方签署书面《补充协议》，替换原合同对应条款。若需解除合同（如合作方严重违约、项目被叫停），需：法务部出具《解约风险评估报告》（含解约依据、赔偿金额预估）；以书面形式（EMS快递+邮件）向对方发送《解约通知书》，同步留存送达凭证。（三）争议处理策略发现合作方违约（如拖欠款项、擅自使用版权），业务部门需：1.24小时内收集证据（合同、沟通记录、履约凭证、违约事实证明）；2.法务部评估“协商、仲裁、诉讼”的成本与收益：小额争议（如广告制作费拖欠）优先协商，降低时间成本；核心版权纠纷、大额违约损失，可启动仲裁（需合同约定仲裁条款）或诉讼，同步申请财产保全。四、合同档案：分类保管与保密机制（一）归档要求原件管理：合同签订后5个工作日内，业务部门将原件移交行政部，附《合同归档清单》（含合同编号、合作方、金额、履行周期）。电子档备份：行政部扫描合同原件，按“业务类型-年份-合作方”建立电子文件夹，存储于公司加密服务器，定期（每月）备份至云端。（二）保管期限核心合同（如IP独家授权、长期艺人经纪）：永久保管；一般业务合同（如单次广告策划、短期拍摄服务）：保管至合同履行完毕后3年；争议解决相关合同：保管至纠纷终结后5年。（三）查阅与保密内部查阅：需填写《合同查阅申请表》，经部门负责人+法务部审批；外部查阅：仅在诉讼、仲裁或政府监管要求时提供，需法务部陪同并签署《保密协议》；严禁泄露合同中的商业秘密（如艺人报价、版权分成比例）、个人隐私（如艺人住址）。五、风险防控：从排查到应急处理（一）定期风险排查每季度末，法务部联合业务部门开展“合同风险扫描”：梳理存续合同的履行风险（如合作方经营异常、政策变化影响内容合规）；形成《风险排查报告》，提出整改建议（如替换高风险合作方、调整合同条款）。（二）培训与考核培训机制：每半年组织1次合同管理培训，内容含“新《著作权法》对版权交易的影响”“广告合规案例解析”“艺人违约纠纷应对”等，提升全员合规意识。考核挂钩：将合同管理失误（如因条款漏洞导致违约）纳入部门KPI，与绩效奖金、评优资格关联。（三）应急预案针对突发风险（如艺人负面舆情导致品牌解约、政策禁令叫停项目），法务部需：1.24小时内启动应急响应，评估法律后果（如赔偿金额、商誉损失）；2.联合业务部门制定应对方案（如紧急替换艺人、调整项目内容）；3.同步与合作方沟通，争取减免违约责任（如疫情期间影视项目可援引“不可抗力”协商延期）。六、附