委托会议协议书

委托会议协议书甲方（委托人）：姓名：性别：身份证号码：联系地址：联系电话：乙方（受托人）：名称：统一社会信用代码：法定代表人：联系地址：联系电话：鉴于甲方拟举办[会议名称]会议（以下简称“本次会议”），需要专业的会议服务支持，乙方具备提供相关服务的专业能力和经验，甲乙双方经友好协商，依据《中华人民共和国民法典》及相关法律法规的规定，就甲方委托乙方承办本次会议事宜达成如下协议：一、会议基本信息1.会议名称：[会议名称]2.会议时间：[开始日期]至[结束日期]，具体日程安排见附件[X]。3.会议地点：[详细地址]4.会议规模：预计参会人数为[X]人。二、服务内容及要求1.会议策划根据甲方需求，制定详细的会议策划方案，包括会议主题、议程安排、活动形式、场地布置等，确保会议的顺利进行和达到预期效果。提供至少[X]种不同风格的会议策划方案供甲方选择，并根据甲方反馈进行修改和完善。2.场地租赁与布置负责寻找符合会议规模和要求的场地，并与场地所有者签订租赁合同，确保场地的合法性、安全性和适用性。根据会议主题和风格，对场地进行专业的布置，包括舞台搭建、音响设备调试、灯光设计、背景板制作、桌椅摆放、茶歇区设置等，营造出舒适、专业的会议环境。在会议前进行场地的最后检查和确认，确保场地布置符合要求，设施设备正常运行。3.会议组织与协调负责会议的组织和协调工作，包括参会人员的邀请、接待、签到、引导就座等，确保会议秩序井然。安排专人负责会议期间的各项服务，如茶水、咖啡、点心供应，会议资料的发放与回收等，为参会人员提供周到的服务。协调会议期间的各项活动，如开幕式、闭幕式、主题演讲、分组讨论、互动环节等，确保活动的顺利进行和衔接流畅。及时处理会议期间出现的突发情况，如设备故障、人员突发疾病等，采取有效的应急措施，保障会议的正常进行和参会人员的安全。4.餐饮服务根据会议日程和参会人数，提供合理的餐饮安排，包括早餐、午餐、晚餐、茶歇等，确保餐饮的质量和口味符合参会人员的需求。选择具有良好信誉和资质的餐饮供应商，并对餐饮服务进行全程监督和管理，确保食品安全和卫生。根据甲方要求，提供个性化的餐饮服务，如特殊饮食需求的安排、会议期间的宴请服务等。5.住宿安排协助甲方安排参会人员的住宿，根据会议地点和参会人员的需求，选择合适的酒店或住宿场所，并与酒店签订合作协议，确保住宿的质量和价格合理。负责办理参会人员的住宿登记手续，安排专人引导参会人员前往住宿房间，并提供必要的住宿服务，如行李搬运、叫醒服务等。协调解决住宿期间出现的问题，如房间设施设备故障、住宿环境不满意等，及时与酒店沟通并采取措施解决，确保参会人员的住宿体验良好。6.交通接送根据会议安排和参会人员的需求，提供交通接送服务，包括机场、火车站接送，会议期间的往返接送等，确保参会人员的交通便利。安排专业的司机和车辆，确保车辆的安全性和舒适性，并提前对车辆进行检查和维护，确保车辆在会议期间正常运行。根据会议日程和交通情况，合理安排车辆的接送时间和路线，确保参会人员能够按时、顺利地到达目的地。7.会议资料准备根据会议内容和议程安排，准备相关的会议资料，包括会议手册、发言稿、PPT、纪念品等，确保资料的准确性和完整性。对会议资料进行排版、印刷、装订等工作，确保资料的质量和美观度。在会议前将会议资料发放给参会人员，并根据会议进展情况及时补充和更新资料。8.会议宣传推广根据甲方需求，制定会议宣传推广方案，包括线上宣传和线下宣传，提高会议的知名度和影响力。负责会议官方网站的建设和维护，发布会议信息、议程安排、参会人员名单等内容，方便参会人员了解会议详情。利用社交媒体平台（如微信公众号、微博、抖音等）进行会议宣传推广，发布会议预告、精彩瞬间、嘉宾介绍等内容，吸引更多潜在参会人员的关注。协助甲方邀请媒体记者参加会议，并负责会议期间的媒体接待和采访安排，及时发布会议新闻报道，扩大会议的社会影响力。三、双方权利与义务（一）甲方权利与义务1.权利有权对乙方提供的会议策划方案、场地布置设计、餐饮安排、住宿安排、交通接送方案等提出意见和建议，并要求乙方进行修改和完善。有权对乙方的服务质量进行监督和检查，如发现乙方存在服务质量问题，有权要求乙方及时整改。有权在会议期间根据实际情况调整会议议程和活动安排，但应提前通知乙方，并承担因调整而产生的额外费用。2.义务向乙方提供本次会议的详细需求和相关资料，包括会议主题、议程安排、参会人员名单、特殊要求等，确保乙方能够准确理解甲方的意图并提供相应的服务。按照本协议约定的时间和方式向乙方支付服务费用。协助乙方做好会议期间的各项工作，如参会人员的组织、协调与沟通等，确保会议的顺利进行。在会议前对乙方提供的场地布置、会议资料、餐饮安排等进行确认，如发现问题应及时通知乙方进行整改。（二）乙方权利与义务1.权利有权要求甲方按照本协议约定支付服务费用。有权根据甲方提供的需求和资料，结合专业经验和实际情况，自主制定会议策划方案、场地布置设计、餐饮安排、住宿安排、交通接送方案等，但应确保方案符合甲方的要求和法律法规的规定。在会议期间，有权根据实际情况对服务内容进行适当调整，但应提前通知甲方，并征得甲方的同意。2.义务按照本协议约定的服务内容和要求，为甲方提供专业、优质、高效的会议服务，确保会议的顺利进行达到预期效果。严格遵守国家法律法规和相关行业规范，确保会议服务的合法性、安全性和规范性。对甲方提供的资料和信息予以保密，不得向任何第三方泄露，但法律法规另有规定或经甲方书面同意的除外。在会议前将各项服务准备工作的进展情况及时向甲方汇报，如发现问题应及时与甲方沟通并采取措施解决。负责会议期间各项服务的具体实施和协调工作，及时处理会议期间出现的问题和突发情况，并向甲方汇报处理结果。在会议结束后，向甲方提供会议服务总结报告，包括会议效果评估、服务质量反馈、费用结算明细等内容。四、服务费用及支付方式1.服务费用本次会议服务费用总计为人民币[X]元（大写：[大写金额]元整）。服务费用包含但不限于会议策划、场地租赁与布置、会议组织与协调、餐饮服务、住宿安排、交通接送、会议资料准备、会议宣传推广等各项费用，但不包括因甲方原因导致增加的额外费用。2.支付方式甲方应在本协议签订后[X]个工作日内，向乙方支付服务费用的[X]%作为预付款，即人民币[X]元（大写：[大写金额]元整）。在会议结束后[X]个工作日内，甲方对乙方的服务进行验收，如验收合格，甲方应向乙方支付剩余服务费用，即人民币[X]元（大写：[大写金额]元整）。乙方应在收到甲方每笔款项后的[X]个工作日内，向甲方开具合法有效的发票。五、违约责任1.若甲方未按照本协议约定的时间和方式支付服务费用，每逾期一日，应按照未支付金额的[X]%向乙方支付违约金；逾期超过[X]日的，乙方有权暂停服务，并要求甲方支付已完成服务对应的费用及违约金，同时乙方有权解除本协议，并要求甲方承担因此给乙方造成的损失。2.若乙方未按照本协议约定的服务内容和要求提供服务，或服务质量不符合约定标准，乙方应负责免费整改，直至达到约定标准；如因乙方原因导致会议无法顺利进行或出现重大失误，给甲方造成损失的，乙方应承担全部赔偿责任。3.任何一方违反本协议约定的保密义务给对方造成损失的，应承担赔偿责任。4.如因不可抗力或政府行为等不可预见、不可避免、不可克服的原因导致一方无法履行本协议约定的义务，该方不承担违约责任，但应及时通知对方并提供相关证明文件。六、争议解决本协议的签订、履行、解释及争议解决均适用中华人民共和国法律。双方在履行本协议过程中如发生争议，应首先通过友好协商解决；协商不成的，任何一方均有权向有管辖权的人民法院提起诉讼。七、其他条款1.本协议自