《深圳市建设工程文件归档与档案验收移交指南(2025版)》

《深圳市建设工程文件归档与档案验收移交指南(2025版)》建设工程文件是城市建设活动的真实记录，是工程质量追溯、维护管理及城市规划决策的重要依据。为规范深圳市建设工程文件归档与档案验收移交工作，提升档案管理标准化、信息化水平，结合国家及地方相关法律法规、技术标准，以及深圳市工程建设实际需求，制定本指南。本指南适用于深圳市行政区域内新建、扩建、改建的房屋建筑、市政基础设施、交通工程、水利工程等建设工程（以下简称“工程”）的文件归档、验收与移交活动，涵盖从工程前期准备至竣工验收备案全过程形成的纸质、电子及其他载体形式的文件材料。一、归档范围与内容要求工程文件归档范围以全面反映工程建设全过程、关键环节及质量控制要点为原则，按工程建设阶段划分为前期准备文件、施工文件、监理文件、竣工文件四大类，具体内容需覆盖工程决策、勘察、设计、施工、监理、验收等各环节形成的具有保存价值的文件材料。（一）前期准备文件包括工程立项、规划许可、用地审批、环境影响评价、施工图审查等行政许可与技术审查文件。具体应归档：项目建议书及批复、可行性研究报告及批复、建设用地规划许可证及附件附图、建设工程规划许可证及附件附图、国有土地使用证或不动产权证书、环境影响评价报告及审批意见、地质勘察报告（初勘、详勘）、施工图设计文件及审查合格书、消防设计审查意见、绿色建筑设计审查意见等。其中，涉及行政许可的文件需为加盖发文单位公章的正式文本；技术审查文件需包含审查机构出具的结论性意见及修改回复材料。（二）施工文件涵盖施工过程中形成的技术管理、质量控制、进度记录及变更调整文件。具体包括：施工组织设计（方案）及审批记录、技术交底记录、原材料及构配件进场检验报告（含钢筋、混凝土、防水材料等主要建材的出厂合格证、检测报告）、施工试验记录（如混凝土试块强度试验、地基承载力检测、钢结构焊缝探伤检测）、隐蔽工程验收记录（含地基验槽、管线预埋、防水工程等关键隐蔽部位的影像资料及验收签字表）、分部分项工程质量验收记录、设计变更单及工程洽商记录（需经设计、建设、施工、监理四方签字确认，变更图纸需标注变更依据及版本号）、工程定位测量及复核记录、沉降观测记录（高层建筑及特殊结构工程需按规范频率记录）等。施工文件需与工程进度同步形成，确保记录内容与实际施工情况一致，签字栏需由相关责任人手写签署，不得代签或漏签。（三）监理文件体现监理单位对工程质量、进度、投资控制及合同管理的全过程监督记录。应归档：监理规划、监理实施细则、监理例会纪要（需记录会议主要议题、决议事项及责任单位）、监理通知单及回复单（含质量问题整改要求及复查结果）、旁站监理记录（针对关键部位、关键工序，记录时间、地点、施工情况及监理人员签字）、平行检验记录（与施工单位自检记录对比分析）、工程暂停令及复工审批文件、监理工作总结（分阶段总结及竣工总结）等。监理文件需由监理工程师审核签字，涉及质量问题的记录需明确整改要求及闭合情况。（四）竣工文件包括工程竣工验收阶段形成的总结性文件及成果性资料。具体应归档：工程竣工报告（施工单位出具，包含工程概况、施工质量自评意见）、监理质量评估报告（监理单位出具，对工程质量等级提出明确意见）、勘察单位质量检查报告、设计单位质量检查报告、单位（子单位）工程质量竣工验收记录（五方责任主体签字盖章）、竣工验收会议纪要（记录验收组意见及整改要求）、竣工图（需按规范编制，变更部分标注清晰，加盖竣工图章并由编制人、审核人签字）、工程质量保修书、消防验收意见书、规划验收合格证、档案预验收意见书等。竣工图编制需遵循“谁变更、谁修改”原则，重大设计变更需重新绘制竣工图，确保与实际工程一致。二、文件整理与编制规范工程文件整理需遵循“分类科学、组卷合理、标识清晰、便于保管”的原则，按项目、专业、阶段进行系统整理，形成独立的案卷或电子档案单元。（一）分类与组卷1.分类方法：以工程建设程序为主线，结合专业类别（如建筑、结构、给排水、电气、市政道路、桥梁等）进行一级分类；二级分类按文件性质划分（如管理文件、技术文件、验收文件）；三级分类可根据工程规模细化至分部工程或子项。2.组卷要求：同一卷内文件应反映同一阶段、同一专业或同一类型的内容，卷内文件数量以200页左右为宜，厚度不超过40mm（纸质档案）。跨阶段或跨专业的文件按主要形成阶段或专业组卷，如设计变更单按变更发生的施工阶段组卷。（二）编号与编目1.案卷编号：采用“项目代码-专业代码-阶段代码-案卷序号”的结构编制唯一标识。项目代码由深圳市工程建设项目统一编码生成；专业代码按建筑（JZ）、结构（JG）、给排水（GS）等专业缩写设定；阶段代码前期准备（Q）、施工（S）、竣工（J）；案卷序号从001起依次编排。2.卷内目录：需包含文件序号、文件编号、文件题名、页号、备注等内容。文件题名应准确反映文件内容，与原件标题一致；页号标注需连续，正面为奇数页，背面为偶数页。（三）载体与格式要求1.纸质文件：应采用耐久性强的纸张（如70g以上胶版纸），签字盖章需使用黑色或蓝黑色钢笔、签字笔，不得使用圆珠笔或铅笔；图纸宜采用国家标准图幅（A0-A4），折叠后幅面尺寸为A4（210mm×297mm），图标栏露在右下角。2.电子文件：应与纸质文件同步形成，采用通用格式（文本类为PDF或DOCX，图纸类为DWG或PDF，影像类为MP4或JPEG），存储载体为只读光盘或符合国家要求的移动存储设备（需校验无病毒）。电子文件需包含元数据信息（如文件名称、形成时间、责任人、格式版本），确保可追溯性。三、档案质量控制与验收程序工程档案质量是验收移交的核心依据，需在形成、整理、归档各环节实施全过程质量控制，确保档案完整、准确、系统、规范。（一）质量控制要点1.完整性：归档文件需覆盖工程建设全周期，关键环节（如隐蔽工程、设计变更、验收会议）的文件无缺失；电子文件与纸质文件内容一致，载体无损坏。2.准确性：文件内容需真实反映工程实际，数据记录（如试验数值、测量坐标）与现场情况一致；签字盖章手续完备，责任主体明确（建设、勘察、设计、施工、监理单位均需在相关文件上签章）。3.系统性：文件分类组卷符合逻辑，卷内文件按形成时间或重要程度有序排列；竣工图与设计变更单、工程洽商记录对应，变更标注清晰可查。（二）验收组织与条件工程档案验收由建设单位组织，勘察、设计、施工、监理单位及城建档案管理机构参与，分为预验收与正式验收两个阶段。预验收应在工程竣工验收前30日完成，正式验收与工程竣工验收同步进行。验收需满足以下条件：-工程文件已按要求整理完毕，形成完整的案卷目录及电子档案清单；-施工文件、监理文件经项目技术负责人及总监理工程师审核通过；-竣工图经设计单位审核确认，加盖竣工图章；-电子档案通过档案管理系统检测，元数据完整，格式符合要求；-已提交工程档案自查报告（包含归档文件数量、质量自查结论）。（三）验收内容与结论验收组通过查阅纸质档案、核验电子档案、现场询问等方式，重点核查：-文件齐全性：核对归档范围清单，确认无缺项、漏项；-签章有效性：检查关键文件（如隐蔽工程验收记录、设计变更单）的签字盖章是否符合规范；-版本一致性：对比竣工图与现场实体，核查变更部分是否标注准确；-载体安全性：检查纸质档案有无破损、虫蛀，电子档案能否正常读取。验收结论分为“合格”“整改后合格”“不合格”三类。对“整改后合格”的项目，建设单位需在15日内完成整改并重新申请验收；“不合格”的项目不得进行工程竣工验收备案。四、档案移交与后续管理工程档案验收合格后，应按规定时限向城建档案管理机构及建设单位移交，确保档案长期保存与有效利用。（一）移交对象与时限1.向城建档案管理机构移交：凡列入深圳市城建档案接收范围的工程，建设单位应在工程竣工验收备案后3个月内，向深圳市城建档案馆或所在区城建档案管理机构移交一套完整的纸质档案及电子档案（含元数据）。2.向建设单位移交：施工、监理等参建单位应在工程竣工验收后1个月内，向建设单位移交各自形成的工程档案副本（含电子文件），作为建设单位后续维护管理的依据。（二）移交手续与要求1.移交清单编制：移交双方需共同填写《建设工程档案移交清单》，清单应包含案卷号、案卷题名、数量（页数/件数）、载体形式（纸质/电子）、备注等内容，经双方签字盖章后各执一份。2.电子档案移交：电子档案需通过“深圳市城建档案管理系统”在线提交，或存储于符合国家标准的只读光盘（一式两套），并附《电子档案检测报告》（由第三方检测机构出具，确认无病毒、无损坏）。3.移交确认：接收单位对移交的档案进行核验，符合要求的出具《建设工程档案接收证明》；不符合要求的，应一次性告知整改事项，整改完成后重新移交。（三）后续管理责任城建档案管理机构接收档案后，负责档案的永久保存、数字化加工及开发利用；建设单位留存的档案副本需纳入本单位档案管理体系，配备专用库房及防护设施（如防火、防