幼儿园档案管理制度规范样本

幼儿园档案管理制度规范样本一、档案管理总体要求幼儿园档案是记录园所发展历程、教育教学实践、幼儿成长轨迹及管理服务工作的核心载体，对保障园务管理规范性、支撑教育教学研究、服务幼儿个性化发展具有不可替代的作用。为提升档案管理的科学性与实用性，结合学前教育行业特点及《机关档案管理规定》，制定本制度，明确档案管理的目标、原则及操作规范。（一）管理目标通过规范档案的收集、整理、保管、利用等环节，实现档案资源的完整留存、安全防护与高效利用，为园所决策、教育教学优化、幼儿成长跟踪及家园沟通提供可靠依据。（二）基本原则1.真实性：档案内容如实反映园所管理、教育教学、幼儿发展等实际情况，杜绝虚假信息。2.完整性：涵盖园所运营各领域的档案材料齐全完整，避免重要信息缺失。3.规范性：档案分类、整理、编号、装订等操作遵循统一标准，确保档案体系清晰有序。4.安全性：通过物理防护、权限管理等方式，保障档案实体与信息安全，防止损毁、丢失或泄露。5.利用性：在合规前提下，推动档案资源合理开发，服务于教育教学创新、园所管理优化及家长知情权保障。二、档案分类与范围结合幼儿园工作特点，档案分为七大类，具体范围如下：（一）行政管理类包含园务会议记录、年度工作计划与总结、规章制度（如教职工考勤、绩效考核办法）、上级来文与园所发文、荣誉资质证书（如办园许可、等级评定证书）、对外合作协议（如与社区、企业的共建协议）等，记录园所整体管理决策与运营轨迹。（二）保教工作类涵盖教学计划（学期/月/周计划）、教案与教学设计、幼儿发展评估材料（如观察记录、成长档案册）、教研活动记录（含课题研究、教学反思）、教材与教具开发资料、幼儿作品（绘画、手工作品等），体现教育教学的实践与成果。（三）幼儿档案类以幼儿个人为单位建立档案，包含：入园资料：体检报告、疫苗接种记录、监护人信息表；在园记录：日常观察记录（如情绪、社交、能力发展）、阶段性发展评估、参与活动影像资料；离园资料：成长报告、离园手续单、后续发展跟踪（可选）。（四）安全管理类包含安全管理制度（如食品安全、防踩踏预案）、安全检查记录（每日/每周安全巡查表）、安全教育资料（教案、演练方案）、事故处理报告（如幼儿磕碰、家长投诉处理），保障园所安全管理的可追溯性。（五）基建与资产类记录园舍建设与维护（如装修合同、维修记录）、设备采购与管理（如玩教具、办公设备的采购合同、台账）、固定资产登记（含盘点表），支撑园所资产的规范管理。（六）教职工档案类包含教职工聘用合同、学历/资格证书复印件、培训记录（含园本培训、外出学习）、师德考核材料、绩效考核表、健康体检报告，反映教职工职业发展轨迹。（七）家园共育类涵盖家长会记录（含签到表、会议纪要）、家园联系册（幼儿在园/在家表现沟通）、家长反馈意见（问卷、留言）、亲子活动方案与总结，体现家园协同育人的过程。三、档案的收集与整理（一）收集要求1.及时性：各部门需在工作完成后10个工作日内移交相关档案（如月度计划完成后5日内提交），幼儿档案随事件发生即时补充（如体检后3日内录入）。2.完整性：移交材料需包含正文、附件、审批单等关联文件，确保信息链条完整。3.准确性：档案内容需经部门负责人审核，确保信息真实、表述清晰，避免涂改或错别字。（二）收集流程1.部门移交：各部门指定专人负责档案收集，每月末汇总本部门材料，填写《档案移交清单》（含材料名称、数量、形成时间），移交至档案室。2.专人接收：档案管理员核对移交清单与材料的一致性，确认无误后签字接收，登记《档案管理台账》。（三）整理规范1.分类编码：按档案类别（如“保教工作类”）、年度、部门/班级进行二级或三级分类，采用“类别代码-年度-序号”的编号方式（如“BJ-____”代表保教类2024年第1份档案）。2.装订归档：纸质档案采用线装或胶装，去除金属物，封面标注档案名称、编号、年度；电子档案统一存储于专用服务器，按类别建立文件夹，命名规则与纸质档案一致。3.编目建账：为每份档案编制《档案目录》，包含编号、名称、形成时间、保管期限、存放位置，同步更新《档案管理台账》，实现“一档一码一账”。四、档案的保管与利用（一）保管要求1.硬件保障：设立专用档案室，配备防火、防潮、防虫、防盗设施（如灭火器、除湿机、防虫药剂、门禁系统）；档案柜需远离水源、热源，保持通风干燥。2.环境控制：室内温度维持在14-24℃，相对湿度45%-65%，定期（每月）检查温湿度并记录，发现异常及时调整。3.定期检查：每季度开展档案安全检查，重点排查霉变、虫蛀、破损、字迹褪色等问题，对破损档案及时修复（如托裱、数字化备份）。（二）利用规定1.内部借阅：教职工因工作需要借阅档案，需填写《档案借阅申请表》，经部门负责人审批后，在档案室现场查阅；如需外带，需园长审批，且借阅期限不超过7日，归还时需经管理员检查完整性。2.家长查阅：幼儿家长可申请查阅子女的成长档案（如发展评估、作品记录），需提前1个工作日预约，在管理员陪同下查阅，不得复制或外带核心隐私材料（如体检报告）。3.利用服务：提供档案查阅、复印、咨询服务，对历史档案可进行数字化加工（如扫描成PDF），通过内部系统供授权人员查阅，提升利用效率。五、档案的保密、鉴定与销毁（一）保密管理1.密级划分：幼儿隐私信息（如体检报告、家庭住址）、教职工个人信息（如薪资、健康史）列为“秘密级”档案，仅限园长、档案管理员、幼儿班主任及家长本人（幼儿档案）查阅。2.权限管控：电子档案设置访问密码，纸质档案存放于带锁档案柜，借阅、复制需审批，严禁擅自传播档案内容。（二）鉴定流程每5年开展一次档案鉴定，由园长、档案管理员、教师代表组成鉴定小组，依据《档案保管期限表》（见附件），对保管期满的档案进行价值评估：仍具利用价值的，延长保管期限；无保存必要的，列入销毁清单。（三）销毁规定1.审批备案：销毁清单需经园长办公会审议通过，报属地教育主管部门备案（如需）。2.双人监销：销毁时由档案管理员与一名教职工共同监销，纸质档案采用碎纸机销毁，电子档案彻底删除并记录销毁过程，监销人需签字确认。六、人员职责（一）档案管理员职责1.统筹档案收集、整理、保管、利用全流程，制定年度档案管理计划；2.指导各部门开展档案工作，定期培训教职工档案规范；3.负责档案室安全管理，及时处理档案损毁、丢失等问题；4.统计档案利用情况，每学期形成《档案管理工作报告》。（二）部门负责人职责1.督促本部门按时移交档案，审核材料真实性与完整性；2.配合档案管理员开展档案整理、鉴定工作；3.审批本部门档案借阅申请，保障档案合理利用。（三）教职工职责1.及时提交工作过程中产生的档案材料（如教案、观察记录）；2.借阅档案时爱护实体材料，遵守保密规定；3.参与档案鉴定，提出合理的存毁建