行政单位档案管理规范手册

行政单位档案管理规范手册一、总则1.目的：为加强行政单位档案管理，有效保护和利用档案资源，提升档案管理规范化、科学化水平，服务单位履职与发展，制定本规范。2.依据：依据《中华人民共和国档案法》《机关档案管理规定》《会计档案管理办法》等法律法规及行业标准。3.适用范围：本单位及所属机构在公务活动中形成的各类档案的收集、整理、保管、利用、鉴定、销毁及信息化管理等工作。4.管理原则：坚持集中统一管理，确保档案完整安全；遵循分级负责，明确各部门归档职责；践行规范高效，优化管理流程；兼顾安全与利用，在保障档案安全的前提下，提升利用服务效能。二、档案收集（一）收集范围行政单位档案涵盖文书档案（各类公文、会议材料、工作计划总结等）、业务档案（行政管理、执法监管、服务事项等业务过程材料）、人事档案（干部任免、考核、奖惩、学历职称等材料）、会计档案（凭证、账簿、报表、财务报告等）、声像档案（照片、视频、录音等）、实物档案（荣誉证书、奖杯、印章等）及其他专项档案（如项目建设、审计、纪检等材料）。（二）收集要求1.及时性：各项工作结束后，经办部门应在30个工作日内完成档案整理并移交档案室（特殊档案如会计档案按《会计档案管理办法》执行）。2.完整性：归档材料需完整反映工作全过程，包括请示与批复、正文与附件、电子与纸质版本（如有），不得遗漏关键环节材料。3.准确性：材料内容真实、字迹清晰（禁用铅笔、圆珠笔书写，需用蓝黑或碳素墨水），电子档案元数据完整、格式规范（如PDF、JPG、MP4等）。（三）部门职责办公室：统筹文书档案、声像档案、实物档案的收集与移交，协调跨部门档案管理工作。财务科：负责会计档案的整理、保管及移交（会计档案保管期满后，按规定移交档案室或销毁）。人事科：负责人事档案的日常管理、更新及与档案室的衔接（干部档案按干部管理权限执行）。业务科室：负责本部门业务档案的收集、初审，确保材料真实完整后移交档案室。三、档案整理（一）分类规则采用“年度—机构（或问题）—保管期限”分类法：年度：按形成材料的公历年度划分（跨年度事项归入办结年度）。机构（问题）：按形成部门或业务类型划分（如“办公室”“法规科”或“行政管理”“执法检查”）。保管期限：分为永久（需长期保存，如重要政策文件、机构沿革材料）、30年（如一般公文、业务审批材料）、10年（如会议记录、临时性文件）。（二）编号与装订1.档号编制：采用“年度+机构代码+类别代码+件号”（如“2023-01-WS-001”，其中“WS”为文书档案代码），确保唯一性。2.装订要求：去除金属物（如订书钉），对破损材料进行修补，折叠整齐（幅面统一为A4），采用线装或胶装（避免影响字迹）；电子档案需按“件”建立文件夹，命名与纸质档号一致。（三）编目与著录1.编制《案卷目录》（或《文件目录》），内容包括档号、题名、责任者、日期、页数、保管期限等。2.电子档案需同步著录元数据（如创建时间、修改记录、责任人），确保检索便捷。四、档案保管（一）保管条件1.库房要求：独立专用库房，远离易燃、易爆、潮湿区域，配备防盗门窗、防火设备（灭火器、烟感报警器）、防潮设备（除湿机、空调，控制温度14-24℃、湿度45%-60%）、防虫设备（防虫药、通风装置）。档案柜需为金属或木质（经防虫处理），档案盒采用无酸纸或塑料材质，避免阳光直射。2.装具管理：档案盒按类别、年度、保管期限有序排列，柜内放置《档案存放示意图》，便于快速定位。（二）保管期限与检查1.定期（每年）核查档案保管期限，对到期档案提出鉴定建议（见“档案鉴定与销毁”章节）。2.每半年开展库房安全检查，记录温湿度、设备运行、档案完好情况，发现霉变、虫蛀等问题立即处理。（三）档案转移档案需移交或转移时，填写《档案转移登记表》，双方签字确认，确保交接手续完整。五、档案利用（一）利用方式提供查阅（现场查阅纸质或电子档案）、复制（复印件、扫描件）、摘录（档案内容摘要）服务，特殊档案（如人事、涉密档案）按权限提供。（二）利用流程1.申请：内部人员填写《档案利用申请表》，注明利用目的、档案范围；外部人员需持单位介绍信及有效证件，经分管领导审批。2.审批：档案室审核申请，涉密档案需报保密办审批，控制知悉范围。3.登记与归还：利用时填写《档案利用登记薄》，记录利用人、时间、内容；纸质档案归还时检查完整性，电子档案需清除本地缓存。（三）利用要求严禁涂改、圈划、抽取档案材料，不得将档案带离指定利用场所（特殊情况需审批）。利用涉密档案需签订《保密承诺书》，利用效果需反馈至档案室（如用于决策参考、课题研究等）。六、档案鉴定与销毁（一）鉴定组织成立档案鉴定小组，由档案管理人员、业务骨干、纪检人员组成，每5年开展一次鉴定工作。（二）鉴定程序1.小组对照《机关档案保管期限表》，逐卷（件）审核档案价值，提出“保存”或“销毁”意见。2.形成《档案鉴定意见书》，报单位分管领导审批（重要档案需报党组审议）。（三）销毁程序1.对拟销毁档案编制《档案销毁清册》，内容包括档号、题名、日期、页数、鉴定意见等。2.审批通过后，由2名以上监销人（含纪检人员）现场监督销毁，销毁方式为粉碎或焚烧（涉密档案需符合保密要求）。3.监销人签字确认《档案销毁清册》，副本存档永久保存。七、档案信息化管理（一）系统建设选用符合《电子文件归档与电子档案管理规范》的档案管理软件，实现“收、管、存、用”全流程数字化，与单位OA系统、业务系统对接，自动采集电子文件。（二）数字化加工1.对纸质档案进行数字化扫描，分辨率不低于300dpi，格式为PDF（文本型）或TIFF（图像型），确保清晰可辨。2.电子档案与纸质档案“双套制”管理，元数据（如创建者、修改时间、权限）完整准确，建立索引数据库。（三）数据安全1.实行权限分级管理（如管理员、查阅员、审核员），设置操作日志，记录档案访问、修改痕迹。2.定期（每月）备份数据（本地+异地备份），采用加密存储，防范病毒、黑客攻击，确保数据不丢失、不泄露。八、监督与责任（一）监督检查自查：档案室每季度开展自查，重点检查归档完整度、保管条件、利用合规性。上级检查：接受主管部门、档案行政管理部门的年度检查，配合审计、纪检部门的专项检查。（二）责任追究对