印章管理与使用责任制度模板

印章管理与使用责任制度模板为规范印章管理，明确使用责任，防范印章使用风险，保障公司（单位）合法权益，依据《中华人民共和国公司法》《印章治安管理办法》等法律法规，结合本单位实际，制定本制度。第一章总则第一条适用范围本制度适用于公司（单位）各类印章的刻制、保管、使用、交接及责任追究等管理活动。第二条印章定义本制度所指印章包括但不限于：公章、法定代表人章（法人章）、合同专用章、财务专用章、发票专用章、业务专用章（如项目章、部门章等）及电子印章。第三条管理原则印章管理遵循“专人保管、审批用印、全程留痕、风险可控”原则，确保印章使用合法、合规、安全。第二章管理职责第四条部门职责1.行政部（综合管理部）：作为印章管理主责部门，负责统筹各类印章的刻制、备案、保管、使用登记及监督检查；制定印章管理细则，协调解决印章使用纠纷。2.财务部：负责财务类印章（财务专用章、发票专用章等）的日常保管与使用管理，确保财务用印符合财经法规。3.使用部门：提出印章使用申请，确保用印材料真实、合法、完整；配合管理部门开展印章使用核查，对用印事项的合规性负责。第五条印章管理员职责1.妥善保管印章，非工作时间将印章存放于保险柜或防盗设施内，严禁擅自委托他人代管。2.严格审核用印申请及材料，对不符合规定的用印要求有权拒绝，并及时向主管领导汇报。3.建立《印章使用登记薄》，如实记录用印时间、事项、申请人、审批人、用印份数等信息，留存用印材料复印件或扫描件。4.发现印章遗失、被盗或违规使用时，立即向主管领导及公安机关报告，配合开展后续处理。第三章印章的刻制与启用第六条刻制流程1.申请：需刻制印章的部门填写《印章刻制申请表》，说明印章名称、用途、样式（如需），附相关依据（如部门设立文件、业务需要说明等）。2.审批：申请表经部门负责人初审、分管领导审核后，报总经理（或法定代表人）审批。3.刻制：经审批后，由行政部委托具备合法资质的刻章机构制作，严禁私自刻制。4.备案：印章刻制完成后，行政部需向公安机关或主管部门备案（财务类印章同步向税务、银行等机构备案）。第七条启用与公示印章启用前，行政部需发布《印章启用通知》，明确启用时间、印章样式及使用范围；同时更新《印章管理台账》，向相关合作方、部门公示新印章信息。第四章印章的使用与审批第八条使用范围公章：用于公司公文、对外函件、合同协议（无合同章时）、资质证明、授权委托等需以公司名义出具的文件。合同专用章：仅限签订各类经济合同、合作协议时使用。财务专用章：用于银行结算、票据开具、财务报表等财务活动。法人章：与财务专用章配套使用（如银行印鉴），或用于法定代表人授权文件。业务专用章：仅限指定业务范围内使用（如项目章用于项目资料审批，部门章用于内部流程签批）。第九条使用流程1.申请：申请人填写《印章使用申请表》，附用印材料（如合同文本、公文、证明文件等），确保材料内容完整、逻辑清晰。2.初审：部门负责人对用印材料的真实性、合规性进行审核，确认无误后签字。3.审批：根据用印事项重要程度，按以下权限审批：日常公文、内部流程：部门负责人审批；一般合同、对外函件：分管领导审批；重大合同、重大决策文件：总经理（或法定代表人）审批。4.用印：印章管理员核对《申请表》与审批意见、用印材料，确认一致后登记用印，在材料指定位置加盖印章（骑缝章需确保页面衔接完整）。5.存档：用印材料原件由申请部门存档，复印件（或扫描件）交印章管理员留存，与《申请表》一并归入《印章使用登记薄》。第十条特殊情况处理外出用印：因工作需要携带印章外出时，需填写《印章借用申请表》，经总经理审批后，由印章管理员与借用人双人同行，用印后立即归还并登记；严禁将印章交由他人单独携带外出。电子印章使用：电子印章使用需符合《中华人民共和国电子签名法》，由专人保管密钥，使用前需审批，使用后留存电子文件及使用记录。第五章印章的保管与交接第十一条保管要求非工作时间、节假日，印章需存入保险柜；如遇出差、休假，需提前向主管领导报备，指定临时代管人并办理交接手续。第十二条交接流程印章管理员岗位变动（离职、调岗）时，需办理以下交接：1.编制《印章交接清单》，列明印章名称、数量、使用状态（如新章、旧章、停用章）及《印章使用登记薄》《申请表》等资料。2.交接双方及监交人（行政部负责人）现场核对印章及资料，确认无误后签字存档。3.新管理员需接受印章管理制度培训，熟悉保管、使用流程后方可上岗。第六章责任追究第十三条违规用印责任1.未经审批用印：申请人、审批人（如违规审批）、印章管理员（如未审核）均需承担责任，视情节给予行政处分（警告、记过、降职）；造成经济损失的，按损失比例赔偿；涉嫌违法的，移交司法机关。2.印章遗失/被盗：印章管理员未履行保管义务（如未锁保险柜、私自委托他人）的，给予记过及以上处分；公司需立即报案并公告作废，重新刻制印章，因遗失造成的损失由责任人按比例赔偿。3.用印材料虚假/违规：申请人提供虚假材料、审批人未审核出问题的，视情节给予行政处分；造成法律纠纷的，由申请人、审批人承担主要责任，印章管理员未尽审核义务的承担次要责任。4.电子印章密钥泄露：管理员未妥善保管密钥导致泄露的，给予警告至记过处分；造成损失的，承担赔偿责任。第十四条监督与整改行政部每季度对印章管理情况进行检查，发现问题立即责令整改；对违规用印行为，通报批评并督促责任部门制定改进措施。第七章附则第十五条解释权本制度由公司行政部负责解释，未尽事宜可制定补充细则。第十六条生效时间本制度自发布之日起施行，原有印章管理制度同时废止。第十七条修订程