办公室日常行政管理规范指引

办公室日常行政管理规范指引一、总则为规范办公室日常行政行为，提升管理效能与办公秩序，保障各项工作高效有序开展，结合公司实际运营需求，制定本指引。本指引适用于公司各部门及全体员工的日常办公活动，各岗位需严格遵照执行，行政部门负责监督落实。二、办公环境管理（一）空间规划与使用工位分配遵循“功能适配、集约高效”原则，由行政部结合部门职能与人员规模统筹安排。员工需保持工位区域整洁有序，私人物品收纳于指定空间，禁止在工位墙面、桌面张贴非工作类装饰（经审批的文化展示除外）。会议室、茶水间、接待区等公共空间实行“谁使用、谁还原”机制。使用会议室需提前通过OA系统预约，会议结束后15分钟内整理桌椅、关闭设备电源，遗留垃圾需自行清理；茶水间使用后需清理台面、归位器具，禁止占用公共区域堆放私人物品或长期占用会议室。（二）卫生清洁规范员工需每日下班前整理工位，做到桌面无杂物、文件分类收纳，每周五下班前进行深度清洁（含键盘、显示器等设备表面除尘）。食品残渣、废弃物品需及时丢弃至指定垃圾桶，禁止在工位食用刺激性气味食物。行政部按月制定《公共区域清洁排班表》，各部门按计划执行公共区域（走廊、卫生间等）的日常清洁；特殊区域（如机房、档案室）由行政部联合专业团队定期维护，员工禁止擅自进入或操作相关设备。（三）设施设备维护电脑、打印机、投影仪等设备需按操作手册规范使用，使用后及时关闭电源（长期不用时需断开插座）。发现设备故障（如卡纸、蓝屏），需在24小时内填报《设施故障登记表》（OA系统提交），由行政部协调维修，禁止私自拆机或违规操作。空调、照明、电梯等公共设施由行政部统一管理，员工非必要不得调试空调温度、开关公共区域照明；若发现设施异常（如漏水、异响），需立即联系行政部报修，报修流程为：现场拍照留证→OA提交报修单→行政部派工维修→反馈维修结果。三、办公秩序管理（一）考勤与出勤管理实行“人脸识别+OA定位”双考勤机制，工作日上午8:30、下午17:30为打卡节点，迟到/早退单次扣减绩效分（具体标准见《考勤管理制度》）；因公外出需提前在OA系统提交“外出申请”，注明事由、时间、地点，返程后及时销假。员工请假需提前1个工作日提交申请（病假需附医院诊断证明，突发情况可电话报备后24小时内补单），请假时长≥3天需经分管领导审批；旷工按“日工资×3”扣减薪酬，连续旷工3日按自动离职处理。（二）着装与礼仪规范工作日着商务休闲装（上衣整洁、下装得体），客服、接待等窗口岗位需着职业装；禁止穿拖鞋、背心、短裤（含超短裙）上岗，特殊活动着装要求以行政部通知为准。与同事沟通使用礼貌用语，公共区域轻声交流，避免干扰他人工作；接待访客需起身迎接、茶水招待，送别时送至电梯口或公司大门，维护公司形象。（三）会议管理规范会议发起部门需提前1天在OA系统发布通知，明确时间、地点、参会人员、议题及材料要求；参会人员需提前5分钟到场，手机调至静音或震动模式，会议期间禁止随意离席（紧急情况需请示主持人）。发言需紧扣议题、言简意赅，禁止无关话题讨论；会议结束后24小时内，主责部门需提交《会议纪要》（含决议事项、责任人、时间节点）至行政部备案；会议室使用超时15分钟未续期，系统自动释放给其他预约者。四、行政事务流程（一）文件管理行政部收到外部文件后，2个工作日内完成登记（编号、分类、扫描存档），呈送分管领导签批后，分发至相关部门；部门需在5个工作日内完成文件阅办，反馈结果至行政部归档。拟稿部门需经内部审核（部门负责人签字）后，提交行政部核稿（格式、措辞规范），再报总经理签发；发文后需同步上传OA系统，纸质文件加盖公章后分发，发文编号规则为“公司简称-年份-序号”（如“XX-____”）。（二）物资管理每月5日为“办公用品申领日”，各部门指定专员通过OA系统提交《办公用品申领单》（注明品类、数量），行政部次日统一配送；特殊需求（如应急打印纸）可提交“临时申领单”，经部门负责人审批后领取。行政部对电脑、打印机、办公家具等固定资产建立台账，新购资产到货后3个工作日内完成验收、编号、登记；资产调拨、报废需填写《资产变动申请表》，经分管领导审批后，由行政部更新台账。（三）印章使用使用公章、合同章等需填写《用印申请表》，注明用印事由、文件名称、份数，经部门负责人及分管领导审批后，交行政部用印；严禁在空白纸张、未审批文件上用印，用印记录需登记《印章使用台账》（含日期、事由、用印人、份数）。行政部指定专人保管印章，存放于保险柜，非工作时间加封；印章外带需经总经理审批，由2人同行保管，返回后立即登记外带记录。五、沟通协作机制（一）内部沟通规范各部门实行“每日晨会”制度（≤15分钟），同步昨日工作成果、今日计划及待协调事项；重要工作进展需通过OA审批或邮件书面确认，避免口头传达导致信息偏差。协作事项需明确对接人（由部门负责人指定），对接人需在24小时内响应需求，涉及资源调配、时间节点等关键信息需以书面形式（邮件/OA审批）确认，避免推诿扯皮。（二）信息传递管理行政部为公司通知唯一发布渠道，通知需经总经理审批后，通过OA系统、内部群、公告栏同步推送，员工需在1个工作日内确认已读。部门内部通知需经部门负责人审批，通过部门群或公告栏发布，禁止传播未经证实的消息、谣言或涉密信息，违者按《保密管理制度》处理。六、监督与改进（一）日常监督检查行政部每周开展“办公环境与秩序抽查”，重点检查工位整洁、设施使用、考勤合规等情况，检查结果在OA系统公示；对多次违规的部门或个人，约谈负责人并限期整改。（二）意见反馈渠道设立“行政意见箱”（线下）及“行政反馈”OA模块（线上），员工可匿名或实名反馈管理问题、优化建议，行政部需在3个工作日内