企业文档资料归档管理规范

企业文档资料归档管理规范一、规范背景与目的在企业运营过程中，各类文档资料是记录发展轨迹、支撑决策管理、保障合规运营的核心载体。为确保文档资料的完整留存、安全保管、高效利用，结合企业实际运营需求，制定本管理规范，为档案管理工作提供系统性指引。二、适用范围本规范适用于企业各部门（含子公司、分支机构）在经营管理、业务开展、项目实施等活动中形成的各类文档资料，包括文书、会计、科技、人事、业务专项档案等。三、术语与定义归档资料：企业运营活动中直接形成的、具有保存价值的文字、图表、声像、电子数据等记录，需按流程整理后移交档案管理部门。档案管理部门：企业指定的专职档案管理机构（或岗位），统筹档案的收集、整理、保管、利用等全流程管理。保管期限：根据档案价值和使用需求划定的保存时长（如永久、定期<30年/10年>等），具体参照《企业档案保管期限表》执行。四、归档基本原则1.真实性：归档资料需如实反映业务实际过程与结果，不得伪造、篡改原始记录。2.完整性：同一业务事项的文档需成套归档（如请示、批复、过程记录、成果文件），确保逻辑连贯、内容完整。3.及时性：业务活动结束后，相关资料需在规定时限内（如项目验收后1个月、月度/年度工作结束后15个工作日）完成收集与移交。4.安全性：采用物理防护（防火、防潮、防蛀）与技术防护（加密、备份）结合的方式，保障档案实体与信息安全。五、管理职责分工（一）档案管理部门制定档案管理制度与操作细则，指导各部门归档工作；统筹档案的接收、整理、编号、保管、鉴定与销毁，建立管理台账；提供档案利用服务，审核借阅、复制申请，确保合规使用；定期开展安全检查，组织档案数字化与备份工作。（二）业务部门指定专人（档案联络员）负责本部门资料的预整理（分类、排序、标注页码），确保资料完整、清晰；按要求向档案管理部门移交归档资料，配合完成验收与补充工作；规范日常文件的形成与积累，避免资料遗漏或损毁。（三）企业管理层审批档案管理重大事项（如销毁鉴定、制度修订）；保障档案管理的资源投入（人员、场地、设备等），支持工作规范化开展。六、归档范围与分类（一）文书档案行政管理类：规章制度、会议纪要、请示批复、工作计划/总结、对外公文等；经营管理类：合同协议、招投标文件、市场调研、客户资料、品牌宣传资料等；党群工作类：党建材料、工会文件、团建活动记录、荣誉证书等。（二）会计档案会计凭证（原始凭证、记账凭证）、会计账簿（总账、明细账、日记账）；财务报告（月度/年度报表、审计报告）、银行对账单、税务资料等。（三）科技档案研发类：技术方案、专利申请、实验记录、技术成果报告等；工程类：项目设计图、施工方案、竣工图纸、验收报告等；设备类：设备说明书、维修记录、操作规程、报废申请等。（四）人事档案员工入职/离职材料、劳动合同、职称评审、培训记录、绩效考核档案等；企业组织架构调整、人员任免、薪酬福利政策等管理文件。（五）业务专项档案项目类：项目立项书、进度报告、验收文档、合作方资料等；合规类：审计报告、合规检查记录、行政处罚（或整改）材料等；其他专项：品牌活动、社会责任报告、行业调研等特色业务资料。七、归档流程管理（一）资料收集日常积累：业务部门按“一事一档”或“一类一档”原则，及时收集业务过程资料，标注“待归档”标识，避免分散存放。专项收集：针对项目验收、年度总结、审计检查等工作，由牵头部门组织资料集中收集，确保无遗漏。（二）整理与预审核业务部门档案联络员对资料分类排序（按时间、重要性或业务逻辑），去除重复、无效材料；审核资料完整性（如合同需含签署页、附件）、准确性（文字清晰、无涂改），对缺失材料及时补充。（三）移交与验收业务部门填写《档案移交清单》（含文件名称、份数、形成日期、保管期限等），与档案管理部门办理移交手续；档案管理部门对照清单验收资料，重点检查完整性、规范性，验收通过后双方签字确认，清单一式两份留存。（四）编号与入库档案管理部门按“年度-部门-类别-序号”规则编制档案编号（如2024-行政-文书-001），确保唯一性；纸质档案放入专用档案盒（标注编号、名称、期限），电子档案上传至管理系统，同步建立纸电档案关联索引。八、档案保管要求（一）库房管理档案库房独立设置，配备防火、防潮、防虫、防光设备（如灭火器、除湿机、防虫药、遮光窗帘）；库房温度控制在14-24℃，相对湿度45%-60%，定期检查环境指标并记录。（二）保管期限管理永久保管：涉及企业核心权益、历史沿革、重大决策的档案（如公司章程、验资报告、永久荣誉证书）；定期保管：根据价值分为30年（如重要合同、年度审计报告）、10年（如日常行政文件、月度报表），到期后启动鉴定程序。（三）台账与备份建立《档案管理台账》，记录档案编号、名称、存放位置、借阅情况等，每月更新；电子档案需双份备份（本地服务器+云端），定期检查备份有效性，防止数据丢失。九、档案利用与借阅（一）内部利用员工因工作需要查阅档案，可通过管理系统在线检索（电子档案）或申请调阅纸质档案；查阅纸质档案需在指定区域进行，禁止涂改、标记或带出（特殊情况需审批）。（二）借阅与复制借阅档案需填写《档案借阅申请表》，经部门负责人审批后办理手续，借阅期限一般不超过7个工作日；复制档案（含电子档）需注明用途，敏感档案（如人事、财务、合同）的复制需经分管领导审批。（三）外部利用外部单位（如审计、监管机构）需查阅档案时，需出具正式函件并经企业管理层审批，由专人陪同查阅，严禁直接接触原始档案。十、档案鉴定与销毁（一）鉴定小组组成由档案管理部门、业务部门、法务/合规部门人员组成鉴定小组，每5年对到期档案开展价值鉴定。（二）鉴定流程档案管理部门提出到期档案清单，鉴定小组逐卷/逐件审核，区分“继续保管”“销毁”两类；对拟销毁档案，编制《档案销毁清册》，列明编号、名称、形成日期、保管期限等，经企业管理层审批后实施销毁。（三）销毁执行销毁需在两人以上监督下进行（纸质档案可粉碎/