酒店接待会议协议书

酒店接待会议协议书1.甲方（买方/出租方/委托方）：

甲方名称：XX国际会议中心有限公司

甲方地址：中国北京市朝阳区建国路88号XX国际会议中心

甲方法定代表人/负责人：张明

甲方联系方式/p>

2.乙方（卖方/承租方/服务提供方）：

乙方名称：XX会展服务有限公司

乙方地址：中国上海市浦东新区陆家嘴环路1088号XX会展服务有限公司

乙方法定代表人/负责人：李强

乙方联系方式/p>

协议简介：

鉴于甲方作为专业的会议场馆运营方，拥有设施完善、环境优越的会议接待场地及相关配套服务资源，并致力于为各类高端会议、商务活动及国际交流活动提供优质的接待服务；

鉴于乙方作为专业的会议及服务提供方，具备丰富的会议策划、执行及配套服务经验，并需在特定时间段内使用甲方的会议场地及相关设施以完成约定的会议接待任务；

基于甲乙双方在平等、自愿、公平、诚信的原则基础上，经友好协商，就乙方拟于XX年XX月XX日至XX月XX日期间在甲方场地举办“XX国际商务论坛”会议的接待服务事宜达成一致，特订立本协议。本协议旨在明确双方的权利与义务，确保会议接待工作的顺利开展，并共同维护双方的合法权益。本协议的签订及履行，是双方建立长期合作关系的重要基础，双方均应严格依照本协议约定履行各自责任，共同保障会议的圆满成功。

第一条协议目的与范围

本协议的主要目的在于明确甲乙双方就乙方拟在甲方场地举办“XX国际商务论坛”会议的接待服务事宜所达成的合作安排，确保会议按照既定计划顺利举行。协议范围涵盖会议场地的租赁使用、会议期间的配套服务提供、相关设施的保障维护、人员协调与管理、费用结算与支付以及双方在合作过程中应遵循的其他具体事项。具体内容包括但不限于：甲方提供符合约定标准的会议场地、照明、音响、投影等设备设施，并负责场地的基础清洁与安全管理；乙方负责会议的策划、参会人员的接待安排、会议议程的执行监督以及现场协调工作；双方就会议期间的餐饮、住宿、交通等配套服务进行具体协商并落实；双方共同处理会议期间可能出现的突发状况，确保会议秩序；以及按照约定履行费用支付义务等。本协议旨在通过双方的紧密配合，达成高效、专业的会议接待目标，提升会议整体效果，并促进双方未来在会议服务领域的深度合作。

第二条定义

为本协议之目的，下列术语具有以下定义：

（1）“会议”指乙方拟于XX年XX月XX日至XX月XX日期间在甲方场地举办的“XX国际商务论坛”会议，包括但不限于开幕式、专题研讨、圆桌论坛、闭幕式等所有预定议程及相关的接待活动。

（2）“场地”指甲方提供的用于举办会议的室内外空间，包括主会场、分会场、签到区、休息区、贵宾接待室等，具体范围以附件一《场地平面及使用说明》为准。

（3）“设施设备”指甲方在场地内提供的用于会议使用的设备设施，包括但不限于音响系统、视频投影系统、灯光系统、同声传译设备、会议桌椅、计算机网络接入、指示标识等。

（4）“配套服务”指除场地及设施设备外，双方约定由甲方提供的餐饮服务、清洁服务、安保服务，以及由乙方负责或协调的住宿安排、交通接驳、礼品采购等会议相关服务。

（5）“会议日程”指乙方提供的详细会议时间安排表，明确各环节的开始与结束时间、地点及负责人。

（6）“违约行为”指任何一方违反本协议约定，未能履行或未能完全履行其在本协议中承担的义务。

（7）“不可抗力”指不能预见、不能避免并不能克服的客观情况，包括但不限于自然灾害、战争、政府行为、流行病疫情等。

第三条双方权利与义务

3.1甲方的权力与义务

3.1.1甲方有权要求乙方按照本协议约定及会议日程安排使用场地及设施设备，并有权监督乙方使用情况是否符合约定。

3.1.2甲方应按照本协议附件一及附件二的约定，在会议开始前向乙方提供符合标准的会议场地，包括完成场地的基本布置、设施设备的安装调试及验收交付。

3.1.3甲方保证所提供的场地及其附属设施设备处于良好运行状态，能够满足乙方举办会议的基本需求。对于乙方提出的合理设备操作需求，甲方应及时提供必要的技术指导。

3.1.4甲方负责维护场地及其公共区域的安全秩序，配备足够的专业安保人员，确保会议期间场地的安全。甲方应承担因自身安保措施不足导致的场地内安全事故的责任。

3.1.5甲方应保证会议期间场地的正常清洁卫生，每日安排清洁人员对公共区域及乙方使用区域进行清洁维护。

3.1.6甲方应按照本协议附件三的约定，提供会议期间的指定餐饮服务，保证餐饮质量符合卫生标准，并满足乙方提出的合理菜单需求。甲方有权对超出约定标准或范围的餐饮需求收取额外费用。

3.1.7甲方应配合乙方进行会议期间的签到引导、指示标识设置等工作，确保参会人员能够顺利找到指定场所。

3.1.8甲方应确保会议期间的网络线路畅通，满足乙方基本的网络接入需求，对于乙方提出的特殊网络服务需求，双方应另行协商确定。

3.1.9甲方应配备紧急联系人，并在会议期间保持通讯畅通，及时响应乙方提出的合理服务请求及处理突发状况。

3.1.10甲方应保护乙方的商业秘密及会议信息安全，未经乙方书面同意，不得向任何第三方泄露会议相关的资料信息。

3.2乙方的权力与义务

3.2.1乙方有权要求甲方按照本协议约定提供符合标准的场地、设施设备及配套服务，并有权对甲方提供的服务进行监督和验收。

3.2.2乙方应提前向甲方提交详细的《会议方案》及《场地布置》，明确会议议程、参会人数、设备需求、人员安排、服务标准等具体要求。甲方应据此进行场地规划、资源调配及服务准备。

3.2.3乙方有权对甲方提供的场地进行合理的装饰布置，但不得损坏场地结构及永久性设施设备。如需临时改造或增加设备，应事先征得甲方书面同意，并承担相应的费用。

3.2.4乙方应负责会议期间自身的设备调试、物料布置、人员管理及现场协调工作，确保会议按议程顺利进行。乙方应指派现场负责人，负责与甲方对接各项服务事宜。

3.2.5乙方应合理使用甲方提供的设施设备，并承担因乙方保管不当或不当使用造成的设备损坏或故障的维修费用。

3.2.6乙方应按照本协议附件三及附件四的约定，向甲方提供会议期间的餐饮、住宿、交通、礼品等配套服务的具体需求清单及预算方案，并承担相关费用。乙方应确保其安排的配套服务符合相关法律法规及行业规范。

3.2.7乙方应负责参会人员的签到、接待及引导工作，并向甲方提供必要的参会人员信息（如姓名、国籍、联系方式等），以便甲方协助办理相关手续。

3.2.8乙方应配备足够的会议工作人员及志愿者，并负责其人员在会议期间的管理及行为规范，确保现场秩序良好。

3.2.9乙方应遵守甲方的场地方案及安全规定，不得在会议期间进行任何妨碍公共秩序或违反安全规范的行为。

3.2.10乙方应按时向甲方支付本协议约定的各项费用，包括但不限于场地租赁费、设施设备使用费、配套服务费等。如需甲方垫付任何费用，应在约定时间内偿还。

3.2.11乙方应确保其安排的第三方服务商（如搭建商、礼仪公司、翻译服务商等）遵守甲方的场地方案及安全规定，并对第三方服务商的行为及可能造成的损失承担连带责任。

3.2.12乙方应保证其提交给甲方的所有资料信息的真实性、合法性，并应对其安排的第三方服务商及工作人员的资质及行为负责。如因乙方提供的信息或安排不当导致甲方遭受损失，乙方应承担赔偿责任。

3.2.13乙方应在会议结束后负责将场地恢复至约定状态，清理遗留物品，并配合甲方的场地检查及结算工作。

3.2.14乙方应遵守甲方的紧急联络规定，并在发生突发事件时，及时与甲方现场负责人及紧急联系人沟通协调，共同采取应急措施。

第四条价格与支付条件

甲乙双方经协商一致，就乙方使用甲方场地举办“XX国际商务论坛”会议的相关费用约定如下：

4.1总费用：乙方使用甲方场地及相关服务所产生的总费用为人民币叁拾伍万元整（￥350,000.00元），该费用具体构成包括但不限于：

（1）场地租赁费：人民币壹拾伍万元整（￥150,000.00元），按附件五《场地租赁收费标准》执行；

（2）设施设备使用费：人民币伍万元整（￥50,000.00元），包含音响、灯光、投影等设备的基本使用费用，超出标准配置或特殊需求产生的费用另行协商；

（3）配套服务费：人民币捌万元整（￥80,000.00元），包括餐饮服务、清洁服务、安保服务及乙方提出的其他配套服务费用。

4.2支付方式：乙方应采用银行转账方式向甲方支付本协议约定的各项费用。

4.3支付时间：

（1）首付款：本协议签订之日起十日内，乙方应向甲方支付总费用的百分之三十（30%），即人民币壹拾壹万伍仟元整（￥115,000.00元），作为预订保证金。甲方在收到首付款后，应向乙方开具等额发票。

（2）中期款：会议开始前十五日内，乙方应向甲方支付剩余费用的百分之五十（50%），即人民币壹拾柒万伍仟元整（￥175,000.00元），甲方在收到中期款后，应向乙方开具等额发票。

（3）尾款：会议结束后十日内，乙方应根据甲方提供的最终结算单据，结清所有剩余费用，即人民币玖万伍仟元整（￥95,000.00元）。甲方在收到尾款后，应向乙方开具等额发票。

4.4费用调整：如因政府政策调整、市场行情变化或不可抗力因素导致本协议约定的服务费用发生变动，双方应在事先书面协商一致的基础上调整相关费用。乙方提出的超出约定标准的额外服务需求，甲方应在征得乙方同意后，另行开具费用清单并收取相应费用。

4.5税费承担：本协议约定的各项费用中包含的增值税，由双方根据国家相关税收政策各自承担。如需甲方开具增值税专用发票，乙方应在支付相应款项时明确告知并承担由此产生的额外税负。

第五条履行期限

5.1本协议有效期自双方签字盖章之日起生效，至会议结束且所有费用结清之日终止。

5.2会议接待服务期限：乙方使用甲方场地举办“XX国际商务论坛”会议的具体时间为XX年XX月XX日至XX月XX日，共计XX天。甲方应确保在约定时间范围内提供符合本协议约定的场地及配套服务。

5.3关键时间节点：

（1）场地确认时间：本协议签订后五日内，甲方应向乙方确认场地最终使用方案及布置要求。

（2）会议筹备期：会议开始前三十日，乙方应向甲方提交详细的会议筹备计划及时间节点安排。

（3）设备调试期：会议开始前七日，乙方应与甲方共同进行所有会议设备的调试验收工作。

（4）会议现场准备期：会议开始前一天，乙方应完成所有场地布置、物料摆放及人员安排工作，并通知甲方进行最终检查。

（5）费用结算期：会议结束后十日内，双方应完成费用结算及尾款支付工作。

5.4甲方应在本协议约定的服务期限内，按照本协议约定全面履行其义务，并确保所有服务内容符合乙方预期。乙方应按时完成各项配合工作，确保会议按计划顺利举行。

第六条违约责任

6.1违约金：任何一方违反本协议约定，应向守约方支付违约金。违约金的计算标准为：逾期履行义务的，按逾期天数乘以总费用万分之五（0.5%）计算；支付款项不足的，按不足金额的万分之五（0.5%）计算。违约金总额不超过本协议总费用（￥350,000.00元）的百分之三十（30%）。若违约金不足以弥补守约方实际损失的，守约方有权要求违约方赔偿全部损失。

6.2甲方违约责任：

（1）如甲方未能按照本协议约定提供符合标准的场地或设施设备，或因甲方原因导致会议无法按时开始，乙方有权解除本协议，甲方应退还乙方已支付的首付款，并承担违约责任。违约金的计算方式为已支付款项的百分之五十（50%）。

（2）如甲方提供的餐饮服务不符合约定标准或卫生要求，乙方有权要求甲方立即整改，并承担由此产生的额外费用。若整改仍无法满足要求，乙方有权拒收部分或全部餐饮服务，并要求甲方退还相应费用，同时甲方应支付违约金，计算方式为拒收费用部分的百分之三十（30%）。

（3）如甲方未能履行安全保障义务，导致会议期间发生安全事故，甲方应承担全部赔偿责任，包括但不限于人员伤亡的救治费用、财产损失赔偿等。违约金的计算方式为事故损失金额的百分之二十（20%）。

6.3乙方违约责任：

（1）如乙方未能按时支付本协议约定的任何款项，每逾期一日，应按逾期金额的万分之五（0.5%）向甲方支付逾期付款违约金。逾期超过十日的，甲方有权暂停提供服务，直至款项付清，并保留解除本协议的权利。

（2）如乙方未能按时提交会议方案或场地布置，导致甲方无法按时准备场地或服务，每逾期一日，应按本协议总费用的万分之五（0.5%）向甲方支付逾期违约金。逾期超过十五日的，甲方有权单方面调整服务方案或解除本协议，并要求乙方支付违约金，计算方式为总费用百分之二十（20%）。

（3）如乙方安排的第三方服务商在会议期间造成场地损坏或安全事故，乙方应承担全部赔偿责任，并应向甲方支付违约金，计算方式为由此产生赔偿金额的百分之三十（30%）。

（4）如乙方未经甲方同意擅自改变场地用途或进行破坏性改造，应承担全部修复费用，并支付违约金，计算方式为修复费用的三倍。

6.4不可抗力免责：如因不可抗力因素导致任何一方无法履行本协议义务，双方互不承担违约责任，但应及时通知对方，并提供相关证明文件。不可抗力影响消除后，双方应继续履行本协议剩余义务。如不可抗力导致本协议无法履行，双方应协商解除本协议，并互不承担赔偿责任。

6.5损失赔偿：任何一方违反本协议约定，给对方造成损失的，应赔偿对方因此遭受的直接经济损失和间接经济损失，包括但不限于利润损失、商誉损失等。赔偿金额应以实际损失为限，但最高不超过本协议总费用（￥350,000.00元）的百分之五十（50%）。

6.6争议优先解决：对于违约责任的承担，双方应首先通过友好协商解决；协商不成的，任何一方均有权向甲方所在地人民法院提起诉讼。

第七条不可抗力

7.1定义：本协议所称不可抗力，是指不能预见、不能避免并不能克服的客观情况，包括但不限于以下情形：

（1）自然灾害，如地震、台风、洪水、暴雪、雷击、火灾等；

（2）战争、军事冲突、恐怖袭击、动乱等；

（3）政府行为，如法律法规的变更、行政命令、政策调整等；

（4）流行病疫情，如传染病大规模爆发等；

（5）网络攻击、系统故障等不可归责于任何一方技术原因；

（6）其他类似上述情形的不可预见、不能避免并不能克服的事件。

7.2通知义务：任何一方在发生或预见到不可抗力事件时，应立即通知对方，并在合理期限内提供不可抗力事件发生及其影响的证明文件。通知应包含不可抗力事件的基本情况、预计持续时间、可能对协议履行造成的影响等信息。

7.3责任免除：因不可抗力导致任何一方无法履行或无法完全履行本协议约定的义务，受影响方不承担违约责任。双方应根据不可抗力事件的影响程度，协商决定是否延期履行、部分履行或解除本协议。

7.4协商处理：在不可抗力事件影响期间，双方应通过友好协商，采取合理措施减少损失，并共同商定协议的履行方式或终止条件。协商应基于公平原则，考虑不可抗力事件对双方权益的实际影响。

7.5解除协议：如不可抗力事件持续超过三十日，或导致本协议主要目的无法实现的，双方均有权单方面解除本协议。解除协议后，双方应互不承担违约责任，但已产生的费用仍需按约定结算。如不可抗力事件仅影响部分条款的履行，受影响条款应相应调整或延期履行，其他条款仍应继续有效。

7.6损失分担：因不可抗力事件导致任何一方遭受损失的，双方应根据事件的影响程度和自身过错（如有），协商确定损失分担比例。如不可抗力事件是导致损失的全部原因，受影响方无需承担责任，但应尽力采取措施避免或减少损失的发生。

7.7不可抗力证明：本协议所称不可抗力事件的证明文件包括但不限于政府公告、新闻报道、公证文书、专业机构鉴定报告等。证明文件应能客观反映不可抗力事件的存在及其对协议履行的影响程度。

第八条争议解决

8.1争议类型：本协议履行过程中发生的任何争议，包括但不限于协议解释、权利义务履行、违约责任认定等，双方应首先通过友好协商或书面调解的方式解决。协商或调解应在协议签订地或双方约定的地点进行，并由双方共同确定参与人员及程序。

8.2协商调解：双方应指定专门联系人负责协商或调解事宜，并在合理期限内（不超过三十日）就争议事项进行沟通。协商或调解应本着平等互利、诚实信用的原则，力求达成双方均能接受的解决方案。如协商或调解达成一致，双方应签订书面协议并作为本协议的附件。若协商或调解未能在规定期限内达成一致，任何一方均有权选择其他争议解决方式。

8.3仲裁：如双方未能通过协商或调解解决争议，任何一方均有权将争议提交至中国国际经济贸易仲裁委员会（CIETAC），按照申请仲裁时该会现行有效的仲裁规则进行仲裁。仲裁地点为甲方所在地，仲裁语言为中文。仲裁裁决是终局的，对双方均有约束力。仲裁过程中产生的仲裁费、律师费等由败诉方承担，或根据仲裁庭的裁决确定分担比例。

8.4诉讼：如双方明确约定选择诉讼方式解决争议，或协商、调解、仲裁均无法达成一致，任何一方均有权向有管辖权的人民法院提起诉讼。诉讼应选择甲方所在地有管辖权的人民法院进行。诉讼过程中产生的诉讼费、保全费、律师费等由败诉方承担，或根据法院判决确定分担比例。

8.5争议解决原则：在争议解决过程中，双方应遵守中华人民共和国相关法律法规，并遵循公平、合理、高效的原则。无论采用何种争议解决方式，双方均应积极配合，提供必要的证据材料，并妥善处理争议解决期间可能产生的关联事项，以减少争议解决对正常业务合作的影响。

8.6专属管辖：除本协议另有约定外，所有与本协议相关的争议均应适用本协议约定的争议解决方式。任何一方在约定争议解决方式前单方面采取的法律行动（如向非约定法院提起诉讼或申请仲裁）均被视为无效，除非对方明确同意。

第九条其他条款

9.1通知方式：本协议项下的所有通知、请求、要求或其他通信，均应以书面形式（包括但不限于信函、传真、电子邮件）发送至本协议首部列明的地址或联系方式。任何一方变更联系方式，应至少提前十日书面通知对方。以电子邮件方式发送的通知，发出时视为送达；以信函方式发送的通知，寄出后三日内视为送达；以传真方式发送的通知，发送成功后视为送达。对于紧急情况或重要事项，双方可采用即时通讯工具或其他高效方式确认通知送达。

9.2协议变更：对本协议的任何修改或补充，均须经双方协商一致，并以书面形式作出，作为本协议不可分割的一部分。任何一方不得单方面修改或补充本协议，单方面作出的修改或补充均无效。协议变更的书面文件应经双方授权代表签字或盖章。

9.3协议转让：未经对方事先书面同意，任何一方不得将其在本协议项下的权利或义务部分或全部转让给第三方。转让行为应遵守相关法律法规，并保证受让方享有与转让方同等的权利并承担同等的义务。

9.4法律适用：本协议的订立、效力、解释、履行及争议解决均适用中华人民共和国法律。双方应遵守适用法律的规定，并受其约束。

9.5完整协议：本协议及其附件构成双方就本协议标的事项达成的完整协议