Excel的 50个使用技巧

Excel的50个使用技巧

一、建立分类下拉列表填充项

我们常常要将企业的名称输入到表格中，为了保持名称的一致性，利

用“数据有效性〃功能建了一个分类下拉列表填充项。

1.在Sheet2中，将企业名称按类别（如“工业企业〃、“商业企业〃、

“个体企业〃等）分别输入不同列中，建立一个企业名称数据库。

2.选中A列（“工业企业〃名称所在列），在“名称〃栏内，输入“工

业企业〃字符后，按“回车〃键进行确认。

仿照上面的操作，将B、C……列分别命名为“商业企业〃、“个体企

业〃……

3.切换到Sheetl中，选中需要输入“企业类别〃的列（如C列），

执行“数据一有效性〃命令，翻开“数据有效性〃对话框。在“设置〃标

签中，单击“允许〃右侧的下拉按钮，选中“序列〃选项，在下面的“来

源〃方框中，输入“工业企业〃，“商业企业〃，“个体企业〃……序列

（各元素之间用英文逗号隔开），确定退出。

再选中需要输入企业名称的列（如D列），再翻开“数据有效性〃对

话框，选中“序列〃选项后，在“来源〃方框中输入公式：=INDIRECT（C

1）,确定退出。

4.选中C列任意单元格（如C4）,单击右侧下拉按钮，选择相应的“企

业类别〃填入单元格中。然后选中该单元格对应的D列单元格（如D4）,

单击下拉按钮，即可从相应类别的企业名称列表中选择需要的企业名称填

入该单元格中。

提示：在以后打印报表时，如果不需要打印“企业类别〃列，可以选

中该列，右击鼠标，选“隐藏〃选项，将该列隐藏起来即可。

二、建立“常用文档〃新菜单

在菜单栏上新建一个“常用文档〃菜单，将常用的工作簿文档添加到

其中，方便随时调用。

1.在工具栏空白处右击鼠标，选“自定义〃选项，翻开“自定义〃对

话框。在“命令〃标签中，选中“类别〃下的“新菜单〃项，再将“命令〃

下面的“新菜单〃拖到菜单栏。

按“更改所选内容〃按钮，在弹出菜单的“命名〃框中输入一个名称

（如“常用文档〃）。

2.再在“类别〃下面任选一项（如“插入〃选项），在右边“命令〃

下面任选一项（如“超链接〃选项），将它拖到新菜单（常用文档）中，

并仿照上面的操作对它进行命名（如“工资表〃等），建立第一个工作簿

文档列表名称。

重复上面的操作，多添加几个文档列表名称。

3.选中“常用文档〃菜单中某个菜单项（如“工资表〃等），右击鼠

标，在弹出的快捷菜单中，选“分配超链接翻开〃选项，翻开“分配超

链接〃对话框。通过按“查找范围〃右侧的下拉按钮，定位到相应的工作

簿（如“工资.xls〃等）文件夹，并选中该工作簿文档。

重复上面的操作，将菜单项和与它对应的工作簿文档超链接起来。

4.以后需要翻开“常用文档〃菜单中的某个工作簿文档时，只要展开

“常用文档〃菜单，单击其中的相应选项即可。

提示：尽管我们将“超链接〃选项拖到了“常用文档〃菜单中，但并

不影响“插入〃菜单中“超链接〃菜单项和“常用〃工具栏上的“插入超

链接〃按钮的功能。

三、让不同类型数据用不同颜色显示

在工资表中，如果想让大于等于2000元的工资总额以“红色〃显示,

大于等于1500元的工资总额以“蓝色〃显示，低于1000元的工资总额以

“棕色〃显示，其它以“黑色〃显示，我们可以这样设置。

1.翻开“工资表〃工作簿，选中“工资总额〃所在列，执行“格式一

条件格式〃命令，翻开“条件格式〃对话框。单击第二个方框右侧的下拉

按钮，选中“大于或等于〃选项，在后面的方框中输入数值“2000〃。单

击“格式〃按钮，翻开“单元格格式〃对话框，将“字体〃的“颜色〃设

置为“红色〃。

2•按“添加〃按钮，并仿照上面的操作设置好其它条件（大于等于1

500,字体设置为“蓝色〃；小于1000,字体设置为“棕色〃）。

3.设置完成后，按下“确定〃按钮0

看看工资表吧，工资总额的数据是不是按你的要求以不同颜色显示出

来了。

四、制作“专业符号〃工具栏

在编辑专业表格时，常常需要输入一些特殊的专业符号，为了方便输

入，我们可以制作一个属于自己的“专业符号〃工具栏。

1,执行“工具一宏一录制新宏〃命令，翻开“录制新宏〃对话框，输

入宏名？如“fuhaol〃？并将宏保存在“个人宏工作簿〃中，然后“确定〃

开始录制。选中“录制宏〃工具栏上的“相对引用〃按钮，然后将需要的

特殊符号输入到某个单元格中，再单击“录制宏〃工具栏上的“停止〃按

钮，完成宏的录制。

仿照上面的操作，一一录制好其它特殊符号的输入“宏〃。

2.翻开“自定义〃对话框，在“工具栏〃标签中，单击“新建〃按钮,

弹出“新建工具栏〃对话框，输入名称一一“专业符号〃，确定后，即在

工作区中出现一个工具条。

切换到“命令〃标签中，选中“类别〃下面的“宏〃，将“命令〃下

面的“自定义按钮〃项拖到“专业符号〃栏上（有多少个特殊符号就拖多

少个按钮）。

3.选中其中一个“自定义按钮〃，仿照第2个秘技的第1点对立们进

行命名。

4•右击某个命名后的按钮，在随后弹出的快捷菜单中，选“指定宏〃

选项，翻开“指定宏〃对话框，选中相应的宏（如fuhaol等），确定退

出。

重复此步操作，将按钮与相应的宏链接起来。

5.关闭“自定义〃对话框，以后可以像使用普通工具栏一样，使用“专

业符号〃工具栏，向单元格中快速输入专业符号了。

五、用“视面管理器〃保存多个打印页面

有的工作表，经常需要打印其中不同的区域，用“视面管理器〃吧。

1.翻开需要打印的工作表，用鼠标在不需要打印的行（或列）标上拖

拉，选中它们再右击鼠标，在随后出现的快捷菜单中，选“隐藏〃选项，

将不需要打印的行（或列）隐藏起来。

2,执行“视图一视面管理器〃命令，翻开“视面管理器〃对话框，单

击“添加〃按钮，弹出“添加视面〃对话框，输入一个名称（如“上报表〃）

后，单击“确定〃按钮。

3.将隐藏的行（或列）显示出来，并重复上述操作，“添加〃好其它

的打印视面。

4.以后需要打印某种表格时，翻开“视面管理器〃，选中需要打印的

表格名称，单击“显示〃按钮，工作表即刻按事先设定好的界面显示出来,

简单设置、排版一下，按下工具栏上的“打印〃按钮，一切就0K了。

六、让数据按需排序

如果你要将员工按其所在的部门进行排序，这些部门名称既的有关信

息不是按拼音顺序，也不是按笔画顺序，怎么力、？可采用自定义序列来排

序。

1.执行“格式一选项〃命令，翻开“选项〃对话框，进入“自定义序

列〃标签中，在“输入序列〃下面的方框中输入部门排序的序列（如“机

关，车队，一车间，二车叵，三车间〃等），单击“添加〃和“确定〃按钮退

出。

2.选中”部门〃列中任意一个单元格，执行“数据一排序〃命令，翻

开“排序〃对话框，单击“选项〃按钮，弹出“排序选项〃对话框，按其

中的下拉按钮，选中刚刚自定义的序列，按两次“确定〃按钮返回，所有

数据就按要求进行了排序。

七、把数据彻底隐藏起来

工作表局部单元格中的内容不想让浏览者查阅，只好将它隐藏起来

了。

L选中需要隐藏内容的单元格（区域），执行“格式一单元格〃命令,

翻开“单元格格式〃对话框，在“数字〃标签的“分类〃下面选中“自定

义〃选项，然后在右边“类型〃下面的方框中输入“；；；〃（三个英文

状态下的分号）。

2.再切换到“保护"标签下，选中其中的“隐藏〃选项，按“确定〃

按钮退出。

3,执行“工具保护-保护工作表〃命令，翻开“保护工作表〃对话

框，设置好密码后，“确定〃返回。

经过这样的设置以后，上述单元格中的内容不再显示出来，就是使用

Excel的透明功能也不能让其现形。

提示：在“保护〃标签下，请不要去除“锁定〃前面复选框中的“\/〃

号，这样可以防止别人删除你隐藏起来的数据。

八、让中、英文输入法智能化地出现

在编辑表格时，有的单元格中要输入英文，有的单元格中要输入中文,

反复切换输入法实在不方便，何不设置一下，让输入法智能化地调整呢？

选中需要输入中文的单元格区域，执行“数据f有效性〃命令，翻开

“数据有效性〃对话框，切换到“输入法模式〃标签下，按“模式〃右侧

的下拉按钮，选中“翻开〃选项后，“确定〃退出。

以后中选中需要输入中文的单元格区域中任意一个单元格时，中文输

入法（输入法列表中的第1个中文输入法）自动翻开，中选中其它单元格

时，中文输入法自动关闭。

九、让“自动更正〃输入统一的文本

你是不是经常为输入某些固定的文本，如《电脑报》而烦恼呢？那就

往下看吧。

1,执行“工具f自动更正〃命令，翻开“自动更正〃对话框。

2.在“替换〃下面的方框中输入“pcw〃(也可以是其他字常，“pcw〃

用小写)，在“替换为〃下面的方框中输入“《电脑报》〃，再单击“添

加〃和“确定〃按钮。

3.以后如果需要输入上述文本时，只要输入“pcw〃字符？此时可以不

考虑“pcw〃的大小写？，然后确认一下就成了。

十、在Excel中自定义函数

Excel函数虽然丰富，但并不能满足我们的所有需要。我们可以自定

义一个函数，来完成一些特定的运算。下面，我们就来自定义一个计算梯

形面积的函数：

1.执行“工具一宏一VisualBasic编辑器〃菜单命令(或按“Alt+

FHV快捷键)，翻开VisualBasic编辑窗口。

2.在窗口中，执行“插入一模块〃菜单命令，插入一个新的模块一一

模块1。

3,在右边的“代码窗口〃中输入以下代码：

FunctionV(a,b,h)

V=h*(a+b)/2

EndFunction

4.关闭窗口，自定义函数完成。

以后可以像使用内置函数一样使用自定义函数。

提示：用上面方法自定义的函数通常只能在相应的工作簿中使用

十一、表头下面衬张图片

为工作表添加的背景，是衬在整个工作表下面的，能不能只衬在表头

下面呢？

1.执行“格式f工作表f背景〃命令，翻开“工作表背景〃对话框，

选中需要作为背景的图片后，按下“插入〃按钮，将图片衬于整个工作表

下面。

2.在按住Ctrl键的同时，用鼠标在不需要衬图片的单元格（区域）

中拖拉，同时选中这些单元格（区域）。

3.按“格式〃工具栏上的“填充颜色〃右侧的下拉按钮，在随后出现

的“调色板〃中，选中“白色〃。经过这样的设置以后，留下的单元格下

面衬上了图片，而上述选中的单元格（区域）下面就没有衬图片了（其实,

是图片被“白色〃遮盖了）。

提示？衬在单元格下面的图片是不支持打印的。

十二、用连字符“&〃来合并文本

如果我们想将多列的内容合并到一列中，不需要利用函数，一个小小

的连字符“&〃就能将它搞定（此处假定将B、C、D列合并到一列中）。

1.在D列后面插入两个空列（E、F列），然后在D1单元格中输入公式:

二B1&C1&D1。

2.再次选中D1单元格，用“填充柄〃将上述公式复制到D列下面的

单元格中，B、C、D列的内容即被合并到E列对应的单元格中。

3.选中E列，执行“复制〃操作，然后选中F列，执行“编辑一选择

性粘贴〃命令，翻开“选择性粘贴〃对话框，选中其中的“数值〃选项，

按下“确定〃按钮，E列的内容（不是公式）即被复制到F列中。

4.将B、C、D、E列删除，完成合并工作。

提示：完成第1、2步的操作，合并效果已经实现，但此时如果删除B、

C、D列，公式会出现错误。故须进行第3步操作，将公式转换为不变的

“值〃。

十三、快速打印学生成绩条

常有朋友问“如何打印成绩条〃这样的问题，有不少人采取录制宏或

VBA的方法来实现，这对于初学者来说有一定难度。出于此种考虑，我在

这里给出一种用函数实现的简便方法。

此处假定学生成绩保存在Sheetl工作表的Al至G64单元格区域中，

其中第1行为标题，第2行为学科名称。

1.切换到Sheet2工作表中，选中A1单元格，输入公式：=IF(MOD(ROW

(),3)=0,”,IF(OMOD?ROW(),3(=1,sheetl!A$2,INDEX(sheet1!

$A：$G,INT(((ROW()+4)/3)+1),COLUMN())))。

2.再次选中Al单元格，用“填充柄〃将上述公式复制到B1至G1单

元格中；然后，再同时选中A1至G1单元格区域，用“填充柄〃将上述公

式复制到A2至G185单元格中。

至此，成绩条根本成型，下面简单修饰一下。

3.调整好行高和列宽后，同时选中A1至G2单元格区域(第1位学生

的成绩条区域)，按“格式〃工具栏”边框〃右侧的下拉按钮，在随后出

现的边框列表中，选中“所有框线〃选项，为选中的区域添加边框(如果

不需要边框，可以不进行此步及下面的操作)。

4.同时选中A1至G3单元格区域，点击“常用〃工具栏上的“格式

刷〃按钮，然后按住鼠标左键，自A4拖拉至G186单元格区域，为所有的

成绩条添加边框。

按“打印〃按钮，即可将成绩条打印出来。

十四、Excel帮你选函数

在用函数处理数据时，常常不知道使用什么函数比较适宜。Excel的

“搜索函数〃功能可以帮你缩小范围，挑选出适宜的函数。

执行“插入->函数〃命令，翻开“插入函数〃对话框，在“搜索函

数〃下面的方框中输入要求（如“计数〃）,然后单击“转到〃按钮，系

统即刻将与“计数〃有关的函数挑选出来，并显示在“选择函数〃下面的

列表框中。再结合查看相关的帮助文件，即可快速确定所需要的函数。

十五、同时查看不同工作表中多个单元格内的数据

有时，我们编辑某个工作表（Sheetl）时，需要查看其它工作表中

（Sheet2.Sheet3……）某个单元格的内容，可以利用Excel的“监视窗

口〃功能来实现。

执行“视图一工具这一监视窗口〃命令，翻开“监视窗口〃，单击其

中的“添加监视〃按钮，展开“添加监视点〃对话框，用鼠标选中需要查

看的单元格后，再单击“添加〃按钮。重复前述操作，添加其它“监视

点〃。

以后，无论在哪个工作表中，只要翻开“监视窗口〃，即可查看所有

被监视点单元格内的数据和相关信息。

十六、为单元格快速画边框

在Excel2002以前的版本中，为单元格区域添加边框的操作比较麻

烦，Excel2002对此功能进行了全新的拓展。

单击“格式〃工具栏上“边框〃右侧的下拉按钮，在随后弹出的下拉

列表中，选“绘图边框〃选项，或者执行“视图一工具栏一边框〃命令,

展开“边框〃工具栏。

单击工具栏最左侧的下拉按钮，选中一种边框样式，然后在需要添加

边柩的单元格区域中拖拉，即可为相应的单元格区域快速画上边框。

提示：①如果画错了边框，没关系，选中工具栏上的“擦除边框〃按

钮，然后在错误的边框上拖拉一下，就可以去除掉错误的边框。②如果需

要画出不同颜色的边框，可以先按工具栏右侧的“线条颜色〃按钮，在随

后弹出的调色板中选中需要的颜色后，再画边框即可。③这一功能还可以

在单元格中画上对角的斜线。

十七、控制特定单元格输入文本的长度

你能想象当你在该输入四位数的单元格中却填入了一个两位数，或者

在该输入文字的单元格中你却输入了数字的时候，Excel就能自动判断、

即时分析并弹出警告，那该多好啊！要实现这一功能，对Excel来说，也

并不难。

例如我们将光标定位到一个登记“年份〃的单元格中，为了输入的统

一和计算的方便，我们希望“年份〃都用一个四位数来表示。所以，我们

可以单击“数据〃菜单的“有效性〃选项。在“设置〃卡片“有效性条

件〃的“允许〃下拉菜单中选择“文本长度〃。然后在“数据〃下拉菜单

中选择“等于〃，且“长度〃为“4〃。同时，我们再来到“出错警告〃

卡片中，将“输入无效数据时显示的出错警告〃设为“停止〃，并在“标

题〃和“错误信息〃栏中分别填入“输入文本非法！〃和“请输入四位数

年份。〃字样。

很显然，当如果有人在该单元格中输入的不是一个四位数时，Excel

就会弹出示的警告对话框，告诉你出错原因，并直到你输入了正确“样

式〃的数值前方可继续录入。神奇吧？其实，在Excel的“数据有效性〃

判断中，还有许多特殊类型的数据格式可选，比方“文本类型〃啊，“序

列大小〃啊，“时间远近〃啊，如你有兴趣，何不自作主张，自己设计一

种检测标准，让你的Excel展示出与众不同的光荣呢。

十八、成组填充多张表珞的固定单元格

我们知道每次翻开Excel,软件总是默认翻开多张工作表。由此就可

看出Excel除了拥有强大的单张表格的处理能力，更适合在多张相互关联

的表格中协调工作。要协调关联，当然首先就需要同步输入。因此，在很

多情况下，都会需要同时在多张表格的相同单元格中输入同样的内容。

那么如何对表格进行成组编辑呢？首先我们单击第一个工作表的标签

名“Sheetl〃，然后按住Shift键，单击最后一张表格的标签名"Sheets"

（如果我们想关联的表珞不在一起，可以按住Ctrl键进行点选）。此时，

我们看到Excel的标题栏上的名称出现了“工作组〃字样，我们就可以进

行对工作组的编辑工作了。在需要一次输入多张表格内容的单元格中随便

写点什么，我们发现，“工作组〃中所有表格的同一位置都显示出相应内

容了。

但是，仅仅同步输入是远远不够的。比方，我们需要将多张表格中相

同位置的数据统一改变格式该怎么办呢？首先，我们得改变第一张表格的

数据格式，再单击“编辑〃菜单的“填充〃选项，然后在其子菜单中选择

“至同组工作表〃。这时，Excel会弹出“填充成组工作表〃的对话框，

在这里我们选择“格式〃一项，点“确定〃后，同组中所有表格该位置的

数据格式都改变了。

十九、改变文本的大小写

在Excel中，为表格处理和数据运算提供最强大支持的不是公式，也

不是数据库，而是函数°不要以为Excel中的函数只是针对数字，其实只

要是写进表格中的内容，Excel都有对它编辑的特殊函数。例如改变文本

的大小写。

在Excel2002中，至少提供了三种有关文本大小写转换的函数。它

们分别是：“二UPPER（源数据格）〃，将文本全部转换为大写；SLOWER

（源数据格）〃，将文本全部转换成小写；“二PROPER（源数据格）〃，

将文本转换成“适当〃的大小写，如让每个单词的首字母为大写等。例如,

我们在一张表格的A1单元格中输入小写的“excel”,然后在目标单元格

中输入'SUPPER（A1）〃，回车后得到的结果将会是“EXCEL"。同样，

如果我们在A3单元格中输入“mr.weiwei",然后我们在目标单元格中输

入'PROPER（A3）〃，那么我们得到的结果就将是uMr.Weiwei"了。

二十、提取字符串中的特定字符

除了直接输入外，从已存在的单元格内容中提取特定字符输入，绝对

是一种省时又省事的方法，特别是对一些样式雷同的信息更是如此，比方

员工名单、籍贯等信息。

如果我们想快速从A4单元格中提取称谓的话，最好使用JRIGHT（源

数据格，提取的字符数）〃函数，它表示“从A4单元格最右侧的字符开

始提取2个字符〃输入到此位置。当然，如果你想提取姓名的话，则要使

用“-LEFT（源数据貉，提取的字符数）〃函数了。还有一种情况，我们

不从左右两端开始，而是直接从数据中间提取几个字符。比方我们要想从

A5单元格中提取“武汉〃两个字时，就只须在目标单元格中输入“二MID

（A5,4,2）〃就可以了。意思是：在A5单元格中提取第4个字符后的两

个字符，也就是第4和第5两个字。

二十一、把基数词转换成序数词

将英文的基数词转换成序数词是一个比较复杂的问题。因为它没有一

个十分固定的模式：大多数的数字在变成序数词都是使用的“th〃后缀，

但大但凡以“1〃、”2〃、”3〃结尾的数字却分别是以“st〃、“nd〃

和“rd〃结尾的。而且，“11〃、”12〃、“13〃这3个数字又不一样，

它们却仍然是以“th〃结尾的。因此，实现起来似乎很复杂。其实，只要

我们理清思路，找准函数，只须编写一个公式，就可轻松转换了。不信，

请看:JA2&IF(OR(VALUE(RIGHT(A2,2))={11,12,13}),"th”,IF

(OR(VALUE(RIGHT(A2))={1,2,3,},CHOOSE(RIGHT

(A2)st"Jnd〃，〃rd〃)，"th"))〃。该公式尽管一长串，不

过含义却很明确：①如果数字是以“11〃、“12〃、“13〃结尾的，则加

上“th〃后缀;②如果第1原则无效，则检查最后一个数字，以“1〃结

尾使用“st〃、以“2〃结尾使用“nd〃、以“3〃结尾使用“rd〃；③如

果第1、2原则都无效，那么就用“th〃。因此，基数词和序数词的转换

实现得如此轻松和快捷。

二十二、用特殊符号补齐位数

和财务打过交道的人都知道，在账面填充时有一种约定俗成的“平安

填写法〃，那就是将金额中的空位补齐，或者在款项数据的前面加上“$〃

之类的符号。其实，在Excel中也有类似的输入方法，那就是“REPT函

数。它的根本格式是“二REPT("特殊符号〃，填充位数)〃。

比方，我们要在中A2单元格里的数字结尾处用“#〃号填充至16位,

就只须将公式改为“=(A2&REPT(〃#〃，16-LEN(A2)))〃即可；如果我

们要将A3单元格中的数字从左侧用“#〃号填充至16位，就要改为

JREPT(〃#,f,16-LEN(A3)))&A3〃；另外，如果我们想用号将

A4中的数值从两侧填充，则需要改为JREPT("#",8-LEN(A4)/2)

&A4&REPT("#〃)8-LEN(A4)/2)〃；如果你还嫌不够专业，要在A5

单元格数字的顶头加上“$〃符号的话，那就改为：“二(TEXT

(A5,〃$#,##0.00〃(&REPT(〃旷，16-LEN(TEXT

(A5,"$#,##0.00〃))))〃，一定能满足你的要求。

二十三、创立文本直方图

除了重复输入之外，"REP丁函数另一项衍生应用就是可以直接在工

作表中创立由纯文本组成的直方图。它的原理也很简单，就是利用特殊符

号的智能重复，按照指定单元格中的计算结果表现出长短不一的比较效

果。

比方我们首先制作一张年度收支平衡表，然后将“E歹厂作为直方图

中“预算内〃月份的显示区，将“G列〃则作为直方图中“超预算〃的显

示区。然后根据表中已有结果“D列〃的数值，用“Wingdings〃字体的

“N〃字符表现出来。具体步骤如下：

在E3单元格中写入公式“二IF(D3<0,REPT(〃n”ROUND

(D3*100,0)),〃")〃，然后选中它并拖动“填充柄〃，使E列中所有

行都能一一对应D列中的结果；接着在G3单元格中写入公式“二IF

(D3>O,REPT(,/n,f,ROUND(D3*100,0)),〃)〃，也拖动填充柄至G14。

我们看到，一个没有动用Excel图表功能的纯文本直方图已展现眼前，方

便直观，简单明了。

二十四、计算单元格中的总字数

有时候，我们可能对某个单元格中字符的数量感兴趣，需要计算单元

格中的总字数。要解决这个问题，除了利用到“SUBSTITUTE"函数的虚拟

计算外，还要动用“TRIM”函数来删除空格。比方现在A1单元格中输入

有“howmanywords?"字样，那么我们就可以用如下的表达式来帮助：

“=IF(LEN(A1)=0,0,LEN(TRIM(AD)-LEN(SUBSTITUTE(TRIM

(Al),",〃，〃〃))+1)〃

该式的含义是先用“SUBSTITUTE”函数创立一个新字符串，并且利用

“TRIM”函数删除其中字符间的空格，然后计算此字符串和原字符串的数

位差，从而得出“空格〃的数量，最后将空格数+1,就得出单元格中字符

的数量了。

二十五、关于欧元的转换

这是Excel2002中的新工具。如果你在安装Excel2002时选择的是

默认方式，那么很可能不能在“工具〃菜单中找到它。不过，我们可以先

选择“工具〃菜单中的“加载宏〃，然后在弹出窗口中勾选“欧元工具〃

选项，“确定〃后Excel2002就会自行安装了。

完成后我们再次翻开“工具〃菜单，单击“欧元转换〃，一个独立的

专门用于欧元和欧盟成员国货币转换的窗口就出现了。与Excel的其他函

数窗口一样，我们可以通过鼠标设置货币转换的“源区域〃和“目标区

域〃，然后再选择转换前后的不同币种即可。所示的就是"100欧元〃分

别转换成欧盟成员国其他货币的比价一览表。当然，为了使欧元的显示更

显专业，我们还可以点击Excel工具栏上的“欧元〃按钮，这样所有转换

后的货币数值都是欧元的样式了。

二十六、给表格做个超级搜索引擎

我们知道，Excel表格和Word中的表格最大的不同就是Excel是将填

入表格中的所有内容（包括静态文本）都纳入了数据库的范畴之内。我们

可以利用“函数查询〃，对目标数据进行精确定位，就像网页中的搜索引

擎一样。

比方在所示的表格中，从A1到F7的单元格中输入了多名同学的各科

成绩。而在A8到A13的单元格中我们则建立了一个“函数查询〃区域。

我们的设想是，当我们在“输入学生姓名〃右边的单元格，也就是C8格

中输入任何一个同学的名字后，其下方的单元格中就会自动显示出该学生

的各科成绩。具体实现的方法如下：

将光标定位到C9单元格中，然后单击“插入〃之”函数〃选项。在

如图18弹出的窗口中，选择“VLOOKUP”函数，点“确定〃。在随即弹

出的“函数参数〃窗口中我们设置“Lookup_value〃（指需要在数据表首

列中搜索的值）为“C8〃（即搜索我们在C8单元格中填入的人名）；

“Table_array〃（指数据搜索的范围）为“A2：B6〃（即在所有学生的

“语文〃成绩中搜索）；“Col_vindex_nunT（指要搜索的数值在表格中

的序列号）为“2〃（即数值在第2列）；“Range」ookup〃（指是否需要

精确匹配）为"FALSE"（说明不是。如果是，就为“TURE〃）。设定完毕

按“确定〃。

此时回到表格，单击C9单元格，我们看到“fx〃区域中显示的命令

行为“-VLOOKUP（C8,A2:B6,2,FALSE）〃。复制该命令行，在CIO、

Cll、C12、C13单元格中分别输入：“二VLOOKUP（C8,A2：C6,3,FALSE）〃；

“二VLOOKUP（C8,A2：D6,4,FALSE）〃；“二VLOOKUP（C8,A2：E6,5,

FALSE）"；"二VLOOKUP（C8,A2：F6,6,FALSE）〃（其参数意义同C9

中一样，不再赘述）。

接下来，我们就来检验“VLOOKUP”函数的成效。试着在“C8〃单元

格中输入某个学生名，比方“赵耀〃，回车之下我们会发现，其下方每一

科目的单元格中就自动显示出该生的入学成绩了。

二十七、Excel工作表大纲的建立

和Word的大纲视图一样，Excel这个功能主要用于处理特别大的工作

表时，难以将关键条目显示在同一屏上的问题。如果在一张表格上名目繁

多，但数据类型却又有一定的可比性，那么我们完全可以先用鼠标选择数

据区域，然后点击“数据〃菜单的“分类汇总〃选项。并在弹出菜单的

“选定汇总项〃区域选择你要汇总数据的类别。最后，如图19所示，现

在的表格不是就小了许多吗？当然，如果你还想查看明细的话，单击表格

左侧的“+〃按钮即可。

二十八、插入“图示〃

尽管有14大类50多种“图表〃样式给Excel撑着腰，但对于纷繁复

杂的数据关系，常规的图表表示方法仍显得枯燥和缺乏想象力。因此在最

新版本Excel2002中参加了“图示〃的功能。虽然在“插入〃菜单的“图

示〃窗口中只有区区6种样式，但对于说明数据之间的结构却起到了“四

两拨千斤〃的效果。比方要显示数据的层次关系可以选择“组织结构

图〃；而要表达资金的流通过程则可以选择“循环图〃；当然，要说明各

种数据的交叉重叠性可以选择“维恩图〃。你看，如图20所示的维恩图

多么漂亮。而且你还可以右击该图示，调出“图示〃工具栏。随心所欲地

设置“图示样式库〃甚至还可以多添加几个圆环。

二十九、熟悉Excel的“从文本到语音〃

这是Excel2002中的一个抢眼的新功能。它就是让Office软件不仅

能写、能算，还要能看、能说。尽管目前已经有许多软件都致力于文本的

机器朗读，但微软的Office不管从语音的柔和度和语气的抑扬顿挫都是

其它同类软件不可比拟的。

按照Office的默认安装，你可能还不能在Excel的菜单中找到它，

在我们确认安装了“从文本到语音〃的选项后，就可以在Excel的“工

具〃菜单中看到“语音〃工程了。如图21所示，翻开一个表格，随便选

择其中的内容，然后单击“从文本到语音〃工具栏上的“朗读单元格〃按

钮，此时一个带有磁性的声音就开始一字一句地朗读了。值得一提的是，

当碰到标点符号时，Excel的朗读会自动停顿一会儿，然后再接着朗读，

这一点和其他软件完全不同，笔者认为这样的处理更加自然。

还有一点需要说明的是，如果你想调整Excel2002中语音朗读的速

度，可以在“控制面板〃中双击“语音〃图标，然后在“文字到语音〃卡

片上调整即可

三十、Excel中“摄影〃功能的妙用

这个功能比较另类，似乎和计算、统计、排序等等“正统〃功能格格

不入，因为它的作用竟然是一一“抓屏〃！而且还不是像“PrintScreen"

按钮那样“一把乱抓〃，而是允许让你通过鼠标进行选择，“指哪抓哪〃。

要找到这个功能还不太容易，我们点击Excel"工具〃菜单的“自定

义〃选项。在“命令〃卡片的“类别〃中点“工具〃，再在命令栏中找到

“摄影〃按钮，并将它拖到工具栏的任意位置。如果我们想要对表格中的

某一局部“照相〃，只须先选择它们（图23）,然后按下“摄影〃按钮，

这时该选定区域就被“拍〃了下来。然后将鼠标移动到需要显示“照片〃

的地方（当然，也可以是另一张表格），再次按下“摄影〃按钮，这样刚

刚被“拍摄〃的“照片〃就立即粘贴过来了。当然，和“照片〃一同出现

的还有“图片〃工具栏。很显然，Excel是将它作为一幅图片来对待了，

我们可随意将它进行旋转、缩放处理。

不过，请各位一定要注意：这可不是一般的照片！你可以试着改动原

来被我们“拍摄〃下来的表格数据看看一一刷新一下“照片〃，结果“照

片〃中的数据竟然也被同步更新了！

三十一、在多张表格间实现公用数据的链接和引用

也许我们会奇怪，为什么每次翻开Excel,软件总是翻开了一个由3

张空白表格组成的文件组呢？如果你是专业的会计师、统计师或者谙熟于

此的表格高手，就一定会明白，由于计算工程的名目繁多、数据信息的头

绪复杂，单靠一张表格往往解决不了所有的问题，多表格数据链接、多文

件数据互动才是以一当十的制胜法宝。

比方我们首先制作“Sheet/为“一班学生成绩表〃，“Sheet2〃为

“二班学生成绩表〃，然后来到“Sheet3〃，想进行“一班〃和“二班〃

各科成绩的比较以及“年级平均分〃的计算。此时我们就可以将光标定位

到目标位置，选择好相关函数。然后在Excel弹出的函数对话框中，利用

数据列表右侧的“〃按钮点击一下其他表格中想引用的单元格就行了。你

看，如图24所示，这时函数窗口中就会出现“X班学生成绩表！XX单元

格〃的字样了。此后，不管我们在源单元格中进行怎样的修改，在

“Sheet3〃的目标位置都会适时进行重新计算。

三十二、“驯服〃Excel2002的剪贴板窗口

Excel2002极大地改良了旧版本中比较薄弱的剪贴板功能，最大可以

支持容纳24个工程（而Excel2000只能容纳12个）。而且，这个剪贴板

可以在任何Office应用程序之间来回拷贝，所以对于经常需要拷贝和粘

贴的用户来说，确实更加方便。但每次当你连续使用两次“复制〃或“剪

切〃命令时，剪贴板就会弹出来，和你争夺有限的文档显示空间，让人讨

厌。好在，“驯服〃剪贴板的方法非常简单。

笔者建议，如果你不希望剪贴板总是出其不意地蹦出来，只须点击剪

贴板菜单底部的“选项〃，去除“自动显示Office剪贴板〃复选框上的

钩。如果你不希望剪贴板的图标出现在系统任务栏上或随时弹出来，只须

去除掉“在任务栏上显示Office剪贴板的图标〃和“复制时在任务栏附

近显示状态〃两个复选框上的选择。只保存“收集而不显示Office剪贴

板〃复选框前面的钩即可。

当然，在取消剪贴板自动显示功能之后，你还可以随时恢复这个功能。

比方我们可以自定义一组快捷键，以便随时迅速调出剪贴板。从菜单中选

取“工具〃之“自定义〃选项，点击弹出对话框下部的“键盘〃按钮，

在弹出对话框的“类别〃列表中选取“编辑〃，然后，在对话框右上方

的“命令〃列表中选取^EditOfficeClipboard"；将光标置于“请按新

快捷键〃对话框中，并按下Alt+Shift+C（或者你喜欢的其他组合），“关

闭〃对话框。现在，我们只要一按下Alt+Shift+C,Excel2002的剪贴板

就会立刻出现在你面前了。

提示：此秘技也适用于Word2002、PowerPint2002o

三十三、利用公式审核工具查看数据出处

Excel2002有一秘密武器一一“公式审核〃工具，它可以将任一单元

格中数据的来源和计算结果的去处显示得清清楚楚、明明白白。

让我们单击“工具〃菜单的“公式审核〃选项，并点击“显示公式审

核工具栏〃。我们仍然借用“给表格做个超级搜索引擎〃一招中的例子，

用鼠标选择C12单元格。从图25中我们可以看到，该单元格中的结果是

通过函数JVLOOKUP(C8,A2：C6,3,FALSE)〃得出的。因此，数据来源

有3个：C8、A2和C6O所以，当我们单击“公式审核〃工具栏上的“追

踪引用单元格〃按钮后，Excel立刻用箭头和蓝点指明了这3个单元格的

所在(图25)。当然，如果我们表格中某个数据无效或语法不当的话，也

可以点击“公式审核〃工具栏上的“圈释无效数据〃按钮来让Excel自动

帮我们检查组漏。

三十四、巧用Excel2002的“智能鼠标〃

我们知道，滚轮鼠标现在几乎成为了电脑的“标配〃，但当我们滚动

鼠标滚轮上下翻页时，你是否想过我们还可以利用它完成一些其他的功能

呢？

点击Excel2002"工具〃菜单中的“选项〃命令，然后在“常规〃选

项卡中选中“用智能鼠标缩放〃复选框，点“确定〃后，我们再来看看现

在的鼠标滚轮都有些怎祥的功能：

在“智能鼠标〃的默认状态下，上下滚动鼠标滚轮，工作区中的表格

会以15%的比例放大或缩小，而只有当我们按住Ctrl键，再滚动鼠标滚轮

时，工作表才会像往常一样上下翻页。另外，如果我们使用了Excel的“分

级显示〃，那么当我们按住Shift和滚动鼠标滚轮时，又可以控制各级条

目的显示或隐藏了。当然，还有更多的特殊功用需要各位在实践中慢慢摸

索。

三十五、Excel2002“监视〃窗口的应用

如果你创立了一个较大的电子表格，并且该表格具有链接到其他工作

簿的数据时，Excel中的“监视窗口〃可以为你提供很大的帮助。通过

它你可以轻松看到工作表、单元格和公式函数在改动时是如何影响当前数

据的。

在“工具〃菜单中单击“公式审核〃子菜单，然后单击“显示监视窗

口〃按钮。右击我们想跟踪的单元格，并在快捷菜单中选择“添加监视

点〃。这时，“监视窗口〃的列表中就出现了被Excel监视的单元格及其

公式了。

以后，只要我们双击“监视窗口〃中的该条目，被监视的单元格就会

不请自来了。

提示：当包含有指向其他工作簿的单元格被监视时，只有当所有被引

用的工作簿都翻开时，才能在“监视窗口〃的列表中显示出来。

三十六、常用函数一键完成

微软Excel电子表格提供了上百种函数命令，可是对于大多数普通人来说

经常用到的只是其中一些常用的函数，比方算术求和（SUM函数）、求最大

值（MAX函数）、求最小值（MIN函数）、求平均值（AVERAGE函数）等，而

且很多时候都是临时计算一下，并不需要在专门的单元格内设置这些函数

来保存结果。其实，Excel提供了一个非常实用的功能，可以方便地实现

简单函数的运算，只是它被大多数人忽略了，让我们来找找看。

具体操作非常简单，首先确保Excel视图菜单的状态栏被勾选，在选定需

要进行运算的单元格后，用鼠标右键单击一下Excel状态栏右侧的“数

字〃区域会弹出一个小菜单（如以下图），里面的“求和（S）、最小值（I）、

最大值（M）、计数（C）、平均值（A）〃就分别对应Excel的SUM函数、

MIN函数、MAX函数、COUNT函数和AVERAGE函数，要想进行其中一项运算

只需用鼠标作相应选择、“数字〃区域的左边就会显示出运算结果。

三十七、Excel中双击格式刷的妙用

Excel中格式刷的主要作用是复制某一单元格（或区域）的格式（字体、

字号、行高、列宽等）应用于其他区域，可将上述单元格选中，单击格式

刷来取出所在位置或所选内容的文字格式，用这个刷子去刷别的单元格可

实现文字格式的复制。

但每次刷完后，格式刷就变成不可用了，如果希望重复复制格式，就要不

停地重复上述过程。有一个方法可防止上述的繁琐步骤：通过双击格式刷,

可以将选定格式复制到多个位置。若要关闭格式刷，则按下“Esc〃键或

再次单击格式刷即可（此方法同样适用于Word）。

三十八、Excel排序技巧两则

1.按行排列数据

相信大家对Excel的排序功能都不陌生，通常数据只是按列排列。有时我

们需要按行排列数据，这时只需从“数据〃菜单中选择“排序〃，在排序

对话框中左下角选中“选项〃按钮，在弹出的对话框中选择“按行排

序〃，并设置相应关键字即可，而且还可以更改排序的方法是按拼音还是

按笔画排序或是选择自定义序列中的排序方法。

2.自定义排序

例如数据当中有“局长〃、“处长〃、”科长〃、”科员〃并按当前顺序

排序时，Excel的现有排序功能就无法直接实现了。这时我们可以使用自

定义排序来实现。具体做法是：在“工具〃菜单项选择择“选项〃，选择

“自定义序列〃，点“添加〃按钮，在右边输入序列中按从小到大的顺序

输入排序序列，或选中相应单元格后点击“导入〃按钮。这样会在左边的

自定义序列参加你刚刚输入的序列，再在排序对话框选项中选择自定义序

列就能够按相应的顺序排序了。

三十九、只计算Excel公式的一局部

在Excel中当我们调试一个复杂的公式时可能需要知道公式某一局部的

值，可以用以下的方法来获得：双击含有公式的单元格，选定公式中需要

获得值的那局部公式，按“F9〃键，Excel就会将被选定的局率替换成计

算的结果，按“Ctrl+Z〃可以恢复刚刚的替换。如果选定的是整个公式的

话，就可以看到最后的结果。

例如，有这样一条公式：（A1*B1+C1）/D1,选定公式中的A1*B1（假设Al

和Bl的值分别为12和8）,按“F9〃键,Excel就会将A1*B1这局部转换

为96。这时，公式就变成了（96+CD/D1。如果继续选定D1（假设D1的值

为6）,并按“F9〃键，Excel会将公式转换为（Al*Bl+Cl）/6。当你完成

了公式的计算局部，想恢复成原来的公式，按“Esc〃即可。

四十、将Excel的文本数字转换成数字

在Excel中，系统将前面带有半角单引号的数字视为文本对待，而且为了

某些需要，用户可以通过“格式〃菜单中的“单元格〃命令，将数字设置

为文本格式。然而，现在我们却需要把工作表中文本格式的数字转换成数

字，那么以下方法可以一试。

1.一次转换一个单元格

在“工具〃菜单上，单击“选项〃，再单击“错误检查〃选项卡（一定要

确保选中了“允许后台错误检查〃和“数字以文本形式存储〃复选框）。

选中任何在左上角有绿色错误指示符的单元格。在单元格旁边，单击出现

的按钮，再单击“转换为数字〃。

2.一次转换整个区域

在某空白单元格中，输入数字“1〃。选中该单元格，并在“编辑〃菜单

上单击“复制〃命令。选取需转换的存储为文本数字的单元格区域。在

“编辑〃菜单上，单击“选择性粘贴〃。在“运算〃下，单击“乘〃。单

击“确定〃按钮。

3.处理特殊财务数字

一些财务程序显示负值时在该值右边带有负号。要将此文本字符串

转换为数值，必须返回除最右边字符(即负号)以外的所有文本字符串字

符，然后乘以。例如，如果单元格A2中的值为“156-〃，那么公

式JLEFT(A2,LEN(A2)-1)*-1〃将文本转换为数值“-156〃，然后用上面

的方法操作。

四十一、Excel中快速互换两列数据

在Excel中当需要把两列或两行数据互换时，以前总是先把A列的数据复

制到C列，把B列的数据移动到A列，然后再把C列中的数据移动到B列,

来实现两列数据的互换。现在我用如下方法即可快速实现两列数据的互

换：

用鼠标选定A列数据区域；把鼠标放在A列数据区域的右边；按下

“Shift”键的同时，按下鼠标左键，这时鼠标变为向左的箭头；拖动鼠

标至B列数据区域的右边，看到一条垂直的虚线(如果看到一条水平的虚

线，表示在B列插入数据)，同时松开“Shift”键和鼠标左键，这样就实

现了A、B列的数据互换。同样，也可以实现两行数据的互换。

四十二、Excel文件和数据库文件的相互转化

Excel在对数据进行简单计算和打印设置方面比较体贴用户，而Foxpro在

利用编程对数据处理时就很方便了，如果能把两者结合起来使用，会给我

们的工作带来更多的方便。

1.数据库文件转化为Excel文件：

运行Excel程序，执行“文件〃下的“翻开〃命令，在查找范围中找出存

数据库文件的文件夹，在文件类型的列表框中选“dBase文件（*.dbf）〃，

选中要翻开的数据库文件，单击“翻开〃。如果打不开，出现“不可识别

的文件格式〃的提示时，说明此数据库文件版本较高，请用如下方法：运

行Foxpro程序，翻开要转化的数据库文件，然后选择“文件〃下的“导

出〃命令，在类型中选中Excel类型，然后输入或选择保存的文件夹及文

件名，若单击“设置〃可选本数据库中一局部内容转成Excel文件，或在

命令窗口中输入“COPYTO"目标文件的路径'导出的文件.xlsHTYPEXLs〃

复制转化为Excel文件。

2.Excel文件转化为数据库文件：

运行Excel程序，执行“文件〃下的“另存为〃命令，在保存类型的列表

框中选"dBase文件（*.dbf）〃，单击“保存〃即可。也可在Foxpro中

使用“文件〃下的“导入〃命令将Excel文件转化为数据库文件。

四十三、在Excel中用“Ctrl+Shift+8〃选定数据

在Excel中选定数据，我们可以用拖动鼠标的方法来选定，但是当数据多

于一页时，这样操作会觉得不称手，这时你也许会用点击表格左上角的小

块来选定，但这会有很多无用的表格也被选定，用“Ctrl+Shift+8〃可以

选定需要的数据，这个组合键能根据选定单元格向四周延伸所涉及到的有

数据单元格的最大区域（如以下图）。

四十四、快速切换Excel单元格的“相对〃与“绝对〃

在Excel中输入公式时常常因为单元格表示中有无“$〃而给后面的操作

带来错误。修改时，对于一个较长公式单元格的相对与绝对引用转换时，

只凭键盘输入又很麻烦。其实，只要使用“F4〃功能键，就能简单的进行

对单元格的相对引用和绝对引用的切换。现举例说明：

对于某单元格所输入的公式为“二SUM（B4：B8）〃。选中整个公式，按下

“F4〃键，该公式内容变为“二SUM（$B$4：$B$8）〃，表示对横、纵行单元

格均进行绝对引用；第二次按下“F4〃键，公式内容又变为

“二SUM（B$4：B$8）〃，表示对横行进行绝对引用，纵行相对引用；第三次

按下“F4〃键，公式则变为“二SUM（$B4：$B8）〃，表示对横行进行相对引

用，对纵行进行绝对引用；第四次按下“F4〃键时，公式变回了初始状态

“二SUM（B4：B8）〃，即对横行纵行的单元格均为相对引用。

还需要说明的一点是，“F4〃键的切换功能只对所选中的公式段有作用。

只要对“F4〃键操作得当，就可以轻松灵活地编辑Excel公式了。

四十五、Excel多工作表巧操作

默认状况下，一个Excel文件里面包含有三个工作表，分别为SheetkSeet2

和Sheet3,,可对于一些高级用户或有特殊需要的用户，往往还有更多更

高的要求。

1、建立多张工作表

通过单击“插入/工作表〃，或在工作表底部右击鼠标在弹出菜单中进行

选择，均可以插入一张新的工作表，但这只能应付少量的需求，一次操作

只能建立一张工作表，如果在一个文件里需要上十张的工作表，可以单击

“工具/选项〃，选择“常规〃，在“新工作簿内的工具表数〃一项即可

进行调节。

这里有两点要注意：

（1）在建立所需的文件后，记得将更改的地方改回系统默认值，否则下

次新建的每一个Excel文件都会包含多个工作表；

（2）一个Excel文件可包含的工作表数有个上限，为255张。

2、对多张工作表进行操作

在选定多张工作表时，分两种情况，一种是全部工作表，一种是局部工作

表。前一种情况，在工作表底部右击鼠标，在弹出的菜单中选择“选定全

部工作表〃；后一种情况，通过按住“Shift"键再用鼠标选定相邻的多

个工作表或者按住“Ctrl"键再用鼠标选定不相邻的多个工作表来实现。

选定之后，就可以对页面设置、格式等统一操作，而不必逐张逐张进行，

也可以在多张工作表内次行查找和替换操作。

四十六、Excel快速输入特定文本

因工作的需要，我经常用Excel2000来处理大量的表格，常常要输入一

些特定的文本（如标准标准的名称、施工企业的名称等），为了准确、统

一、快速地输入这些特定文本，我摸索出了几个好方法。

1、自动更正法

选择“工具->自动更正〃命令，翻开“自动更正〃对话框，在“替换〃下

面填入“G300〃，在“替换为〃下面填入“《建筑安装工程质量检验评定

统一标准》[GBJ300-88]〃（不含引号），然后按“确定〃按钮。以后只要

在单元格中输入“G300〃及后续文本（或按“Enter〃键）后，系统会自

动将其更正为“《建筑安装工程质量检验评定统一标准》[GBJ300-88]〃。

小提示：

①你可以依照上述方法将有关文本一条一条定义好，方便以后使用；

②在Excel中定义好的自动更正词条在Office系列其他应用程序（如

Word、PowerPoint）中同样可以使用;

③如果确实需要输入文本“G300〃时，你可以先输入“G3000”及后面的

文本，然后删除一个“0〃即可。

2、查找替换法

有时候我们要在多个单元格中输入相同的文本，特别是要屡次输入一些特

殊符号（如※），非常麻烦，这时我们可以用“替换〃的方法来进行：

先在需要输入这些符号的单元格中输入一个代替的字母（如X,但要注意

的是，该字母不能与单元格中需要的字母相同，也可以选择其他的特殊字

符），等表格制作完成后，用“编辑替换〃命令（或直接按Ctrl+H快捷

键），翻开“替换〃对话框，在“查找内容”下面的方框中输入代替的字

母“X〃，在“替换值〃下面的方框中输入，将“单元格匹配〃前

面的“V〃号去掉（否则会无法替换），然后按“替换全部〃按钮即可。

小提示：

在按住Ctrl键的同时，用鼠标左键选定多个不连续的单元格（或区域），

输入文本（如※），然后按下“Ctrl+Enter〃键，也可将该文本同时输入

上述选定的单元格中。

3、函数合并法

我经常需要输入一些施工企业的名称（如“某某市第九建筑安装工程公

司〃、“某某市华夏建筑安装工程公司〃等），这些文本大同小异，我通

常用Excel中的CONCATENATE函数来实现这些特定文本的输入：

假定上述文本需要输入某一工作薄的Sheetl工作表的D列中（如D2单元

格），我们先在Sheet2工作表中的两个单元格（如A1和B1）中分别输入

文本“某某市〃和“建筑安装工程公司〃，然后在Sheetl的D2单元格中

输入公式:CONCATENATE(Sheet2!$A$1,C2,Sheet2!$B$1),以后我们只要

在C2单元格中输入“第九〃，则D2单元格中将自动填入文本“某某市第

九建筑安装工程公司〃。

4、剪贴板法

由于Office2000中的多重剪贴板一次可以保存12条内容，可以利用这

一功能反复输入一些特定的文本。

①用“视图一工具栏一剪贴板〃命令，翻开“剪贴板〃工具栏。

②将特定的短语(如“《中华人民共和国建筑法》〃、“《建设工程质量

管理条例》〃、“建设工程质量监督工作〃等)分别输入到不同单元格中，

然后一个一个地选中，用“复制〃命令将它们逐条加到“剪贴板〃中。

③以后某一单元格中需要上述短语时，单击“剪贴板〃工具栏上相应短语

的图标就可以一次性输入该短语。

小提示：

①如果短语较多，记不清某条短语在“剪贴板〃上的具体位置也没关系，

当你将鼠标指向某条短语时，在左下方即可完整地显示出该短语，点击你

需要的短语即可；

②OfficeXP中的多重剪贴板中最多可以容纳24条剪贴信息，如果大家需

要容纳更多的剪贴信息，可以使用第三方的剪贴板工具，如ClipMate等。

5、选择列表法

如果需要输入的文本在同一列中前面已经输入过，且该列中没有空单元

格，我们就可以右击下面的单元格，选“选择列表〃选项，则上面输入过

的文本以下拉菜单形式出现，用左键选中你需要的文本，即可将其快速输

入到选定的单元格中。

6、格式定义法

有时我们需要给输入的数值加上单位（如“万元〃等），少量的我们可以

直接输入，而大量的如果一个一个地输入就显得太慢了。我们通过“自定

义〃单元格格式的方法来到达自动给数值添加单位的目的：我们选中需要

添加单位的单元格，选择“格式一单元格〃命令，翻开“单元格格式〃对

话框，在“数字〃卡片中，选中“分类〃下面的“自定义〃选项，再在“类

型〃下面的方框中输入“#平方米〃，按下“确定〃按钮，以后