招标代理工作岗位责任制度

招标代理工作岗位责任制度一、总则为了规范招标代理工作，明确各岗位的职责与权限，确保招标代理业务的顺利开展，提高招标代理服务质量，维护招标活动的公平、公正、公开，根据国家相关法律法规和行业规范，结合本公司实际情况，特制定本招标代理工作岗位责任制度。二、招标代理机构负责人职责1.全面管理职责负责招标代理机构的整体运营和管理工作，制定公司的发展战略、年度工作计划和各项规章制度，并组织实施。定期召开公司内部会议，传达行业最新政策和法规要求，研究解决工作中出现的重大问题。2.业务指导与监督对公司承接的各类招标代理项目进行宏观指导和监督，确保项目的招标流程符合法律法规和公司内部规定。审核重要招标项目的招标方案、招标文件等关键文件，提出指导性意见和建议，保证项目的顺利推进。3.客户关系维护与重要客户保持密切联系，了解客户需求和意见，及时解决客户在招标过程中遇到的问题。积极拓展业务渠道，开发新客户，提升公司的市场份额和品牌知名度。4.团队建设与管理负责公司员工的招聘、培训、考核和晋升等人力资源管理工作，打造一支专业素质高、业务能力强的招标代理团队。营造良好的工作氛围，激发员工的工作积极性和创造力。5.风险管理与应对识别和评估公司在招标代理业务中面临的各类风险，如法律风险、市场风险、信用风险等，并制定相应的风险应对措施。在重大项目招标过程中，及时处理可能出现的突发情况和风险事件，确保公司利益不受损失。三、项目负责人职责1.项目承接与前期沟通积极参与项目的市场拓展和承接工作，与客户进行初步沟通，了解项目的基本情况、招标需求和客户期望。组织相关人员对项目进行可行性分析和风险评估，确定是否承接该项目。2.招标方案制定根据项目特点和客户需求，制定详细的招标方案，包括招标方式、招标时间安排、评标方法等内容。组织相关人员对招标方案进行评审，确保方案的科学性、合理性和可行性。3.招标文件编制负责组织编制招标文件，包括招标公告、投标人须知、评标标准、合同条款等内容。对招标文件进行审核和校对，确保文件内容准确无误、完整清晰，符合法律法规和客户要求。4.项目团队组建与协调根据项目需要，组建项目团队，明确团队成员的职责和分工。定期组织项目团队会议，协调团队成员之间的工作，及时解决项目实施过程中出现的问题。5.招标过程管理组织发布招标公告、发售招标文件、组织现场踏勘和答疑等工作。负责接收投标人的投标文件，对投标文件的密封性、完整性等进行检查。组织开标、评标会议，确保开标、评标过程的公平、公正、公开。6.中标结果处理根据评标委员会的评标结果，向客户推荐中标候选人，并协助客户确定中标人。负责起草中标通知书，向中标人和未中标人发出通知。协助客户与中标人签订合同，处理合同签订过程中出现的问题。7.项目文档整理与归档负责项目文档的整理和归档工作，包括招标文件、投标文件、评标报告、合同等资料。确保项目文档的完整性和准确性，为项目的后续审计和查询提供依据。四、招标专员职责1.协助项目负责人工作协助项目负责人制定招标方案和编制招标文件，收集相关资料和信息，为招标文件的编制提供支持。参与招标文件的审核和校对工作，确保文件内容的准确性和规范性。2.招标信息发布与宣传按照规定的程序和要求，在指定的媒体上发布招标公告和相关信息。负责对招标信息的宣传和推广工作，吸引更多潜在投标人参与投标。3.投标人资格审查对投标人的资格进行初步审查，收集和整理投标人的资格证明文件，如营业执照、资质证书、业绩证明等。对资格审查过程中发现的问题及时向项目负责人汇报，并协助处理。4.投标文件接收与管理负责接收投标人的投标文件，对投标文件的密封情况、送达时间等进行检查和记录。对接收的投标文件进行妥善保管，确保文件的安全和完整。5.开标、评标会议组织协助项目负责人组织开标、评标会议，做好会议的准备工作，如场地布置、设备调试、资料准备等。在开标、评标会议过程中，负责记录会议内容和评标结果，确保会议记录的准确性和完整性。6.合同签订与跟踪协助项目负责人与中标人签订合同，办理合同签订的相关手续。对合同的执行情况进行跟踪和监督，及时了解合同履行过程中出现的问题，并向项目负责人汇报。7.项目资料整理与上报负责整理项目过程中的各类资料，如招标公告、投标文件、评标报告等。按照公司规定的格式和要求，将项目资料上报给相关部门和领导。五、评标专家管理专员职责1.评标专家库建设与维护负责建立和维护公司的评标专家库，收集、整理和审核评标专家的相关信息，如专家的专业领域、职称、工作经历等。定期对评标专家库进行更新和补充，确保专家库的质量和规模满足项目需求。2.评标专家抽取根据招标项目的特点和要求，按照规定的程序和方法从评标专家库中随机抽取评标专家。对抽取的评标专家进行电话确认，确保专家能够按时参加评标会议。3.评标专家培训与管理组织评标专家参加相关的培训和学习活动，提高专家的业务水平和职业道德素质。建立评标专家的考核评价机制，对专家的评标表现进行评价和记录，对表现优秀的专家给予表彰和奖励，对不符合要求的专家进行警告或清退处理。4.评标现场服务与监督在评标会议现场，为评标专家提供必要的服务和支持，如安排食宿、提供办公用品等。对评标专家的评标过程进行监督，确保评标专家遵守评标纪律和职业道德规范，保证评标结果的公平、公正、公开。5.评标专家费用支付按照规定的标准和程序，向评标专家支付评标费用。对评标专家费用的支付情况进行记录和统计，定期向财务部门报送相关报表。六、合同管理专员职责1.合同起草与审核根据招标结果和客户要求，起草招标代理合同和相关合同文件。对合同条款进行审核，确保合同内容符合法律法规和公司规定，保护公司和客户的合法权益。2.合同签订与备案负责组织合同的签订工作，与客户和中标人进行沟通和协调，办理合同签订的相关手续。将签订后的合同及时报送相关部门进行备案，确保合同的合法性和有效性。3.合同执行跟踪与监督对合同的执行情况进行跟踪和监督，及时了解合同双方的履行情况。定期向项目负责人和公司领导汇报合同执行情况，对合同执行过程中出现的问题及时提出解决方案。4.合同变更与解除管理负责处理合同变更和解除事宜，与客户和中标人进行协商，签订合同变更或解除协议。对合同变更和解除的原因、过程和结果进行记录和归档。5.合同纠纷处理在合同履行过程中，如发生合同纠纷，负责与客户和中标人进行沟通和协商，寻求解决方案。必要时，协助公司法律顾问处理合同纠纷，维护公司的合法权益。七、档案管理专员职责1.档案管理制度制定与执行制定公司的档案管理制度，明确档案管理的范围、流程和要求。组织相关人员学习和执行档案管理制度，确保档案管理工作的规范化和标准化。2.项目档案收集与整理负责收集公司承接的各类招标代理项目的档案资料，包括招标文件、投标文件、评标报告、合同等。对收集到的档案资料进行分类、编号、装订等整理工作，确保档案资料的整齐有序。3.档案存储与保管建立专门的档案存储设施，对整理好的档案资料进行妥善存储和保管。定期对档案进行检查和维护，确保档案的安全和完整。4.档案查询与借阅管理负责受理公司内部人员和外部单位的档案查询和借阅申请，按照规定的程序和要求办理查询和借阅手续。对档案的查询和借阅情况进行记录和统计，定期对档案的使用情况进行分析和总结。5.档案销毁管理对超过保管期限的档案进行清理和鉴定，提出销毁意见。经公司领导批准后，按照规定的程序和要求对档案进行销毁处理，并对销毁情况进行记录和备案。八、财务人员职责1.财务管理与预算编制负责公司的财务管理工作，制定财务管理制度和财务预算方案。对公司的财务状况进行分析和评估，为公司的决策提供财务支持。2.招标代理费用核算与收取根据招标代理合同的约定，核算招标代理费用。负责向客户收取招标代理费用，对费用的收取情况进行记录和统计。3.成本控制与费用报销管理对公司的各项成本费用进行控制和管理，制定成本费用控制指标和措施。审核员工的费用报销申请，确保费用报销符合公司规定和财务制度。4.财务报表编制与报送定期编制公司的财务报表，如资产负债表、利润表、现金流量表等。向公司领导和相关部门报送财务报表，为公司的经营管理提供财务信息。5.税务申报与缴纳负责公司的税务申报和缴纳工作，及时了解国家税收政策的变化，确保公司的税务申报和缴纳工作符合法律法规要求。九、质量控制人员职责1.质量管理制度制定与执行制定公司的质量管理制度和质量控制标准，明确质量控制的流程和要求。组织相关人员学习和执行质量管理制度，确保公司的招标代理业务符合质量要求。2.项目质量检查与评估定期对公司承接的招标代理项目进行质量检查和评估，检查项目的招标流程、文件编制、评标过程等是否符合法律法规和公司规定。对发现的质量问题及时提出整改意见和建议，并跟踪整改情况。3.客户满意度调查与分析定期开展客户满意度调查，了解客户对公司招标代理服务的满意度和意见建议。