商务函件话术指南

法治中国法惠民生汇报人：PPTSPIRITOFHEROISMISOURNATIONALSPIRITMAKEMYWHOLEWORLDYOUWEREATEARDROP;INMYEYE,FORFEAROFLOSINGYOU.FWOULDNEVERCRY.ANDIFTHEIFYOUWEREATEARDROP;INMYEYE.FORFEAROFLOSINGYOU.IWOULDNEVERCRY.商务函件话术指南-CONTENTS目录商务函件基本结构01函件内容要点02回复与跟进04商务函件常用句式0506注意事项03表达方式与语气07商务函件书写实例1项商务函件基本结构商务函件基本结构祝贺或感谢：如对方近期有显著成绩，可简要表达祝贺；若涉及合作或往来，需明确感谢对方的支持或信任确认收函：明确提及已收到对方函件，并简要概括其核心内容，如"关于贵公司[具体时间]发来的商务函件，我们已收到并仔细阅读"称呼：使用正式称谓，如"尊敬的[对方公司名称]负责人/先生/女士"，避免直呼其名或不明确的称呼开头问候：以"您好！"作为开头，体现礼貌与尊重2项函件内容要点函件内容要点主题明确明确函件主题，如合作意向、合同条款确认、订单跟进等，避免模棱两可或含糊其辞沟通需求明确沟通目的，提出需求或问题，如希望对方确认合作意向、回复订单信息等详细说明针对主题，详细阐述情况或需求，如合作的具体计划、订单的详细信息等提议或建议如有建设性意见或方案，可提出相关提议或建议，但需避免过于主观或唐突3项表达方式与语气表达方式与语气正式得体积极正面礼貌尊重表达积极、正面的态度和观点，传递合作与共赢的信念保持礼貌和尊重，避免使用过于直接或冒犯的语气使用正式且得体的语言，避免口语化或过于随意的表达方式4项回复与跟进回复与跟进123及时回复收到函件后，尽量在规定时间内回复，展示良好的工作效率和合作态度跟进措施清晰回应回复内容要清晰明确，对对方的问题或需求给予明确的答复或解决方案对于需要进一步跟进的事项，提出明确的跟进计划和措施，如"我们将在[具体时间]前完成[具体事项]并再次与您确认"5项商务函件常用句式商务函件常用句式>表达感谢感谢贵公司一直以来对我们的支持与信任贵方在[具体事件]中的支持与合作让我们深受感动商务函件常用句式>表达意向或愿望我们期待与贵公司建立长期稳定的合作关系我们愿意与贵公司探讨更多的合作机会与可能性商务函件常用句式>请求或询问A能否请您确：认[具体事项]并回复我们？B关于[具体问题]：我们期待您的宝贵意见商务函件常用句式>确认与答复01对于您提出的问题：我们已经有了明确的答复，详情请见附件02我们已确认[具体事项]：并将在[具体时间]内完成6项注意事项注意事项1注意语言准确无误：避免错别字、语法错误和拼写错误注意保密与敏感内容：若函件涉及保密或敏感内容，应特别注意措辞，并遵循保密协议规定注意文化差异：针对不同国家和地区的函件交流，应注意文化差异，避免误解和不必要的冲突237项商务函件书写实例商务函件书写实例实例一：商务合作意向函称呼：尊敬的[对方公司名称]负责人：正文主题明确：我们希望与贵公司探讨关于[具体合作项目]的商务合作机会详细说明：我们的公司在[领域]拥有丰富的经验和强大的实力，而贵公司的产品/服务在我们市场上有着广泛的影响力。因此，我们有意向与贵公司进行合作商务函件书写实例合作计划具体计划为共同研发新产品、互相分享市场资源、共同开拓新市场等一沟通需求我们希望与贵公司进一步沟通，探讨具体的合作细节和方案二商务函件书写实例结尾：我们期待贵公司的回复，并希望与贵公司建立长期稳定的合作关系商务函件书写实例实例二：订单确认函称呼：尊敬的[对方公司名称]负责人：正文确认收货：我们已经收到贵公司关于[订单编号]的订单，并已确认所有商品/服务的信息订单详情：详细列出了订单中的商品/服务、数量、价格等详细信息商务函件书写实例发货安排我们将在[具体时间]内发货，并确保商品/服务的准确性和及时性