法律工作合同审批与存档模板

法律事务合同审批与存档模板一、适用范围与场景二、全流程操作指引（一）合同发起与起草发起主体：由业务部门根据实际需求发起，如销售部签订销售合同、采购部签订采购合同、行政部签订租赁合同等。起草准备：明确合同主体信息（对方公司名称、统一社会信用代码、法定代表人、地址、联系方式等），核实对方主体资格，保证对方为合法存续的企业或组织。确定合同核心要素：合同标的（货物名称/服务内容/合作事项）、数量、质量标准、价款或报酬（含支付方式、期限）、履行期限（交货期/服务期）、违约责任、争议解决方式（建议优先选择公司所在地法院诉讼或仲裁）、保密条款等。参考公司标准合同模板（如有），或根据实际情况起草，保证条款表述清晰、无歧义，避免使用模糊语言（如“大概”“左右”）。内部初审：起草人完成合同初稿后，需在本部门内部进行初审，重点核对业务需求与合同内容的一致性，保证合同条款符合部门职责和业务目标。（二）部门审核（业务负责人签字）审核内容：合同标的、数量、价格等是否与业务需求一致，是否符合公司年度预算或采购计划。履行期限是否合理，是否影响项目进度或生产经营。对方履约能力（如资质、信誉、业绩）是否满足合作要求，必要时要求对方提供相关证明材料（如营业执照复印件、资质证书、过往合作案例等）。审核结果：审核通过：部门负责人在合同审批表“业务部门审核意见”栏签字确认，并注明“同意提交法务审核”。审核不通过：退回起草人修改，明确修改意见，修改后重新提交审核。（三）法务合规审核审核主体：公司法务部或外聘法律顾问（根据公司规定）。审核内容：合法性：合同内容是否符合《民法典》《公司法》等法律法规，是否存在无效或可撤销条款（如违反法律强制性规定、损害社会公共利益等）。合规性：是否符合公司内部管理制度（如合同审批权限、资金支付规定、反商业贿赂要求等）。条款完整性：是否涵盖合同必备条款（当事人信息、标的、数量、质量、价款、履行期限、违约责任、争议解决等），是否存在遗漏或矛盾条款。风险点：识别合同潜在法律风险（如违约责任不对等、知识产权归属不明、不可抗力范围过窄等），并提出修改建议。审核结果：审核通过：法务部在合同审批表“法务审核意见”栏签字确认，注明“同意”或“无异议”。审核不通过：法务部出具《合同修改意见书》，列明具体修改条款和理由，起草人根据意见修改后重新提交法务审核，直至通过。（四）财务审核（如涉及资金支付）审核主体：公司财务部。审核内容：金额准确性：合同价款、支付方式、支付进度是否与财务核算规则一致，计算是否准确无误。资金安排：支付期限是否符合公司资金计划，是否存在资金流动性风险。票据要求：是否明确约定发票类型（如增值税专用发票）、开具时间及交付方式，保证后续税务合规。审核结果：审核通过：财务部在合同审批表“财务审核意见”栏签字确认，注明“同意”。审核不通过：财务部退回起草人修改，重点调整金额、支付方式等与财务相关条款，修改后重新审核。（五）业务负责人及分管领导审批审批层级：一般合同：由业务负责人审核通过后，提交分管业务的公司领导（如副总、总监）最终审批。重大合同（如金额超过万元、涉及核心业务或战略合作）：需提交总经理或总经理办公会审批。审批内容：综合评估合同的必要性、经济效益、对公司战略的影响及潜在风险。确认审批流程是否完整（业务、法务、财务审核均已通过）。审批结果：审批通过：审批人在合同审批表“最终审批意见”栏签字确认，注明“同意签署”。审批不通过：退回业务部门，终止合同流程或重新协商条款。（六）合同签署签署准备：审批通过后，由业务部门根据审批意见修改最终版合同，保证所有审核环节的修改均已落实。打印合同文本（一式X份，根据份数需求确定，通常至少3份：公司存档1份、对方留存1份、财务或业务部门备案1份），检查合同页码是否连续、无涂改（若有修改需双方加盖骑缝章或签字确认）。签署规范：公司方签署：由法定代表人或其授权代理人签字（需提供《授权委托书》，明确授权范围和期限），并加盖公司公章或合同专用章（公章需在公安机关备案，合同专用章需在工商部门预留印鉴）。对方方签署：核实对方法定代表人身份或授权代理人身份，要求对方签字并加盖公章，保证签字与公章名称一致。签署后交接：业务部门在合同签署后3个工作日内，将合同原件移交至法务部或档案管理部门，并办理交接登记。（七）存档管理存档责任：法务部或档案管理部门为合同存档的主责部门，负责合同的分类、编号、保管和借阅管理。存档要求：分类编号：按合同类型（如采购、销售、服务等）或年度-部门-流水号规则编号（如“2024采001”），建立《合同存档登记表》（见模板），记录合同基本信息及存放位置。材料完整性：存档材料包括合同正本、审批表、法务修改意见书（如有）、对方主体资格证明材料（复印件）、授权委托书（复印件）、重要附件（如技术协议、验收标准）等，保证与合同相关的全部材料一并归档。保管期限：根据合同类型和法律规定确定保管期限，一般合同不少于10年，重大合同（如不动产、长期合作）不少于20年，保管期限届满后按规定销毁。借阅流程：因工作需要借阅合同，需填写《合同借阅申请表》，经借阅部门负责人、法务部负责人审批后，方可查阅。原则上合同原件不外借，确需借出的需经总经理批准，借阅期限不超过3个工作日，到期归还并办理归还登记，严禁拆改、损毁、复印（经审批可复印）。三、核心表格模板（一）合同审批表合同基本信息内容合同编号（由法务部或档案管理部门按规则填写）合同名称（如“设备采购合同”“项目技术服务合同”）合同类型□采购□销售□服务□合作□租赁□其他_________签署日期______年_月_日合同金额（元）大写：____________________小写：____________________合同履行期限自______年_月_日至______年_月_日对方方名称对方统一社会信用代码对方法定代表人对方地址及联系方式地址：____________________电话：____________________我方业务部门我方经办人审批流程业务部门审核意见：负责人签字：_________日期：_________法务审核意见：审核人签字：_________日期：_________财务审核意见：负责人签字：_________日期：_________最终审批意见：审批人签字：_________职务：_________日期：_________（二）合同存档登记表合同编号合同名称签署日期存档日期存放位置（柜号/页码）保管人借阅记录（借阅人、时间、归还时间、备注）四、关键执行要点（一）保证合同内容合法合规合同条款不得违反法律法规的强制性规定，不得损害社会公共利益或第三方权益。涉及行政许可、资质要求的业务（如建筑施工、食品生产等），需核实对方是否具备相应资质，并在合同中明确约定。违约责任条款应公平合理，避免“单方面加重对方责任”或“免除己方主要责任”的无效条款。（二）严格履行审批流程坚持“先审批、后签署”原则，未经审批或审批未通过的合同一律不得签署。涉及跨部门协作的合同，需保证业务、法务、财务等相关部门均参与审核，避免因信息不对称导致风险。重大合同的审批需留存书面记录（如审批意见、会议纪要），保证决策过程可追溯。（三）规范合同签署与用印签署人需保证自身权限合法（法定代表人或授权代理人），必要时要求对方提供授权委托书并核实原件。公章使用需符合公司《印章管理办法》，严禁在空白合同、空白纸张或审批不全的文件上加盖公章。合同签署过程应全程留痕（如现场签署拍照、视频记录，关键条款双方签字确认），避免后续争议。（四）强化存档与保密管理合同存档材料需齐全、真实，不得缺失关键附件或审批记录，存档过程需建立台账，明确责任到人。涉及公司商业秘密（如核心技术、客户信息、定价策略）的合同，应在存档时标注“保密”字样，限制借阅权限，仅限相关部门负责人及经审批的人员查阅。定期对存档合同进行清点和检查，保