采购需求分析评估与供应商管理模板

一、适用范围与应用场景二、操作流程与步骤详解（一）需求收集与初步确认需求发起：需求部门填写《采购需求申请表》，明确采购物品/服务的名称、规格型号、数量、技术参数、用途、期望交货期及预算上限，部门负责人签字确认后提交至采购部。需求初审：采购部核对需求的完整性（如是否明确技术标准、预算是否在部门额度内），对模糊需求（如“类似设备”“优质服务”）与需求部门沟通补充，保证需求可量化、可评估。需求汇总：采购部汇总各部门需求，按采购类型（如物料类、服务类）、紧急程度分类，形成《采购需求清单》。（二）需求分析与必要性评估必要性评估：组织需求部门、采购部、财务部召开需求评审会，从“业务需求匹配度”“成本效益比”“替代方案可行性”三个维度分析：是否为生产经营/业务开展必需？是否可通过内部调配、技术升级等方式减少外部采购？预算金额是否与采购价值匹配？输出成果：形成《采购需求评估报告》，明确“通过/不通过/调整后通过”结论，调整需求需附修订说明。（三）供应商信息收集与初步筛选信息收集：采购部通过公开渠道（如采购网、行业招标平台）、供应商自荐、历史合作名录等途径，收集潜在供应商信息，填写《供应商信息收集表》，至少收集3-5家候选供应商。初步筛选：根据采购需求设定基本门槛（如营业执照经营范围、相关资质认证、类似业绩年限），剔除不符合基本条件的供应商，形成《候选供应商名单》。（四）供应商资格预审与现场考察（如需）资格预审：向候选供应商发放《供应商资格预审表》，要求提供营业执照、税务登记证、相关资质证书（如ISO9001、行业生产许可证）、财务报表（近1年）、业绩证明（同类项目合同）等材料，采购部联合法务部审核资质真实性与有效性。现场考察（针对关键/高价值采购）：组织考察小组（含采购、技术、质量人员）对预审通过供应商进行实地考察，重点关注：生产/服务能力（设备先进性、产能、技术人员配置）；质量控制体系（检验流程、不良品处理机制）；交付保障能力（物流方案、库存管理）；企业信誉（涉诉记录、客户评价）。考察后填写《供应商现场考察记录表》，形成“推荐/不推荐”意见。（五）供应商综合评估与分级制定评估标准：根据采购类型设置差异化评估维度及权重（示例）：物料采购：价格（30%）、质量（40%）、交期（20%）、服务（10%）；服务采购：方案合理性（25%）、团队资质（30%）、价格（20%）、售后保障（25%）。量化打分：采购部组织评估小组（需求部门、技术专家、财务代表），对通过预审的供应商按《供应商综合评估打分表》逐项打分，计算加权平均分。分级管理：根据得分将供应商分为战略级（≥90分）、优选级（80-89分）、合格级（60-79分）、淘汰级（＜60分），形成《供应商评估分级报告》。（六）供应商选择与谈判候选确定：优先选择战略级/优选级供应商，若数量不足可从合格级中补充，淘汰级供应商不得进入后续流程。商务谈判：采购部与候选供应商就价格、付款方式、交付条款、违约责任等进行谈判，形成《谈判纪要》，明确双方权利义务。（七）合同签订与执行监控合同拟定：法务部根据谈判结果拟定采购合同，重点明确标的物规格、质量标准、验收流程、付款节点、违约赔偿等条款，经采购部、需求部门、财务部会签后生效。执行监控：采购部跟踪合同履行情况，包括供应商生产/服务进度、预付款/进度款支付、交付节点提醒等，保证按约定完成。（八）供应商绩效评估与持续改进绩效评估：合作结束后，需求部门、采购部、质量部根据《供应商绩效评估表》对供应商进行季度/年度评估，维度包括：交付：准时交货率、订单完成率；质量：产品/服务合格率、客诉处理及时率；服务：响应速度、问题解决满意度；成本：价格稳定性、成本优化配合度。结果应用：战略级/优选级：增加订单份额、优先参与新项目合作；合格级：提出改进要求，限期整改后复评；淘汰级：终止合作，从供应商名录中移除。动态更新：每年更新《供应商名录》，补充新合格供应商，淘汰绩效持续不佳者，形成“引进-评估-优化”的闭环管理。三、核心工具表格模板表1：采购需求申请表需求编号需求部门需求日期采购名称规格型号单位数量预估单价（元）总预算（元）用途说明技术参数要求期望交货期需求部门负责人审批意见表2：供应商综合评估打分表示例（物料采购）供应商名称评估维度（权重）价格（30%）质量（40%）交期（20%）服务（10%）加权得分排名A公司9085889287.91B公司95808580.52表3：供应商绩效评估表评估周期供应商名称交付准时率（40%）质量合格率（30%）服务响应速度（20%）成本配合度（10%）综合得分等级改进建议评估部门评估日期2024Q1C公司95%98%90%85%93.1优选无采购部2024-03-31表4：采购合同关键条款表合同编号甲方乙方合同标的规格型号数量单价（元）总金额（元）质量标准交货期付款方式违约责任争议解决签订日期四、关键要点与风险提示需求准确性：需求部门需保证技术参数、验收标准具体可量化，避免“优质”“高效”等模糊表述，导致后期验收争议。评估客观性：供应商评估需多人参与、量化打分，避免单一部门主导；对“关系户”“人情供应商”需严格执行筛选标准，杜绝主观偏袒。合规性底线：严禁向无资质供应商（如无生产许可证、特种设备资质）下达订单；涉及采购项目，需严格遵守《采购法》及招标流程。动态管理意识：供应商资格并非终身有效，需定期复评；对市场新出现的优质供应商要及时纳入名录，避免“闭门造车”