2024综合办公室工作规范与管理办法

为进一步规范综合办公室工作流程，提升行政效能，强化服务保障能力，更好支撑单位整体工作开展，结合本单位实际运行情况及年度工作要求，制定本工作规范与管理办法。一、总则（一）适用范围本办法适用于单位综合办公室全体工作人员，涵盖公文处理、会议组织、档案管理、后勤保障、信息宣传等日常工作，及临时交办的专项任务。（二）工作原则1.服务导向：以服务单位中心工作、服务各部门及全体员工为核心，主动响应需求，优化服务流程。2.高效规范：工作开展坚持流程清晰、标准明确，在合规前提下提升效率，杜绝推诿拖延。3.协作联动：加强与各部门的沟通协作，内部岗位间分工明确、衔接顺畅，形成工作合力。4.风险防控：强化保密意识、安全意识，对涉密信息、重要资产、关键流程严格管控，防范各类风险。二、职责分工（一）综合办公室职能作为单位行政中枢，统筹协调行政事务、公文运转、会议组织、档案管理、后勤保障、对外联络、信息宣传等工作，承担领导交办的专项任务，发挥承上启下、沟通内外的作用。（二）岗位具体职责1.办公室主任：统筹办公室整体工作，制定工作计划与目标；协调跨部门事务，审核重要文件、会议方案及对外材料；督导工作落实，牵头处理突发事件及复杂问题；对接上级部门及外部单位，维护良好沟通关系。2.行政文员：负责公文收发、登记、流转与归档；起草日常公文、汇报材料及宣传稿件；组织会议筹备，做好会议记录与决议跟踪；管理单位印信，严格执行用印审批流程；维护办公系统与信息台账，确保数据准确。3.后勤专员：统筹办公用品采购、发放与库存管理；负责办公区域环境维护、设施设备维修保养；管理单位固定资产，定期盘点核对；组织安全检查，落实消防、用电等安全措施；协调公务用车调度，保障出行需求。4.档案管理员：负责档案的收集、整理、立卷与保管；建立档案检索系统，提供档案借阅服务；定期开展档案鉴定与数字化工作，确保档案安全完整；对接上级档案管理部门，完成年度归档检查。三、工作规范与流程（一）公文处理规范1.收文管理：收到外部公文（含纸质、电子文件）后，1个工作日内完成登记，标注文号、来源、主题及紧急程度；按照“先签批、后办理”原则，及时呈送办公室主任初审，再根据内容转呈相关领导或部门阅办；跟踪阅办进度，对超期未办事项及时提醒，办结后将文件及处理结果归档。2.发文管理：起草文件需严格遵循公文格式规范（字体、排版、用印位置等），内容经部门负责人审核，重要文件由办公室主任复核；发文前完成会签（涉及多部门事项），确保意见统一；电子公文通过办公系统发布，纸质文件加盖公章后分发，留存发文底稿；定期清理发文台账，核对文号使用情况，避免文号重复或遗漏。（二）会议管理规范1.会前筹备：接到会议通知（或拟定会议方案）后，1个工作日内确定参会人员、时间、地点，发布会议通知（含议程、材料要求）；准备会议材料（汇报稿、议程表、签到表等），提前调试音响、投影等设备，布置会场（摆放席卡、茶水等）。2.会中服务：提前15分钟到场组织签到，分发会议材料；全程做好记录（录音或文字速记），准确捕捉决议事项与工作要求；及时处理会议中的突发情况（如设备故障、人员迟到等），确保会议秩序。3.会后落实：2个工作日内整理会议纪要，经参会领导审核后分发；跟踪决议事项的责任部门与完成时限，定期反馈进展；归档会议材料（通知、签到表、纪要、汇报稿等），建立会议档案台账。（三）档案管理规范1.档案收集：各部门按季度移交需归档的文件、合同、报表等材料，移交前需完成分类、编号，填写《档案移交清单》；电子档案需与纸质档案同步收集，确保内容一致，格式为PDF、DOC等通用格式，存储路径清晰。2.档案整理：按年度、类别（文书、财务、项目等）对档案进行立卷，编制卷内目录，装订整齐后入柜保管；涉密档案单独存放，标注密级，借阅需经分管领导审批；电子档案加密存储，定期备份。3.档案借阅：内部人员借阅档案需填写《档案借阅申请表》，注明用途，普通档案由档案管理员审批，涉密档案需分管领导签字；借阅期限不超过7个工作日，逾期需办理续借；档案归还时检查完整性，确认无误后注销借阅记录。（四）后勤保障规范1.办公用品管理：每月末收集各部门办公用品需求，结合库存情况制定采购计划，经办公室主任审批后实施采购（选择合规供应商，签订采购合同）；办公用品到货后验收质量，登记入库；发放时填写《办公用品领用表》，按需发放，避免浪费。2.固定资产管理：建立固定资产台账，记录资产名称、型号、购置时间、使用部门及责任人；每半年开展一次盘点，核对实物与台账，处理盘盈盘亏；资产调拨、报废需填写审批表，经分管领导批准后执行，及时更新台账。3.办公环境与安全管理：每周检查办公区域卫生、绿植养护情况，督促保洁人员整改；每月检查水电、消防设施，确保无安全隐患；下班前提醒各部门关闭电源、门窗，节假日安排值班人员巡查，做好安全记录。（五）信息宣传与接待管理1.信息宣传：围绕单位重点工作、创新成果、典型案例等选题，每月至少撰写2篇宣传稿件，经审核后发布于官网、公众号等平台；建立信息素材库，收集各部门动态信息，确保宣传内容真实、准确、生动，避免夸大或虚假表述。2.接待管理：接到接待任务后，1个工作日内制定接待方案（含行程、食宿、陪同人员），报办公室主任审批；接待过程中做好引导、讲解、食宿安排，严格控制接待标准；接待结束后整理费用清单，按财务制度报销。（六）印章管理规范1.单位公章、部门章由专人保管（与印鉴使用登记分离），存放于保险柜，钥匙与密码分人管理。2.使用印章需填写《用印申请表》，注明用印事由、文件名称，经部门负责人及办公室主任审批后使用。3.用印时核对文件内容与审批意见，登记用印时间、文件编号、经办人，留存文件复印件；严禁在空白纸张、合同上加盖印章。四、监督与考核（一）监督机制1.办公室主任每月抽查工作台账（公文流转、会议记录、档案借阅等），检查流程合规性与工作质量。2.每季度开展部门内部互评，收集各部门对办公室工作的意见建议，形成改进清单。3.对涉密工作、资产处置、大额采购等关键环节，接受单位纪检或审计部门的监督检查。（二）考核办法1.工作考核与年度绩效挂钩，考核指标包括：公文处理及时率（≥98%）、会议组织满意度（≥95分）、档案归档完整率（100%）、后勤保障投诉率（≤2次/季度）等。2.对工作突出、创新服务方式或挽回单位损失的人员，给予绩效加分、评优推荐等奖励；对违反流程、造成工作失误或安全事故的，视情节扣减绩效、通报批评，直至追究责任。五、附则1.本办法自2024年1月1日起施行，原有规定与本办法冲突的，以本