行业的采购需求申请及审批流程表

行业通用采购需求申请及审批流程指南一、适用场景与发起时机本流程适用于各类企业及组织中，因业务开展、日常运营或项目实施产生的各类采购需求，涵盖但不限于以下场景：日常办公物资采购：如文具、耗材、办公设备等；生产原材料/零部件采购：制造业为保障生产连续性所需的原材料、外购件等；固定资产采购：如机器设备、办公家具、IT设备等；服务类采购：如咨询、维修、物业服务等；项目专项采购：为特定项目实施所需的技术、物资或服务支持。当部门因业务需要新增采购、替代原有采购或临时紧急采购时，均需按本流程发起申请，保证采购行为合规、资源分配合理。二、流程操作步骤详解（一）第一步：需求部门提交申请操作人：需求部门申请人（一般为部门经办人）操作内容：明确采购需求：根据部门业务计划或实际需要，确定采购物品/服务的名称、规格型号、数量、质量要求、用途说明及预估单价、总价。填写《采购需求申请表》（见模板部分）：需完整填写申请部门、申请日期、申请人信息、采购明细、预算来源等核心内容，并附必要支撑材料（如技术参数、市场询价单、项目立项批复等）。提交部门负责人审核：将填写完整的申请表及支撑材料提交至部门负责人处，进行初步审核。输出物：《采购需求申请表》（含附件）（二）第二步：部门负责人初审操作人：需求部门负责人（如经理、主管）操作内容：审核必要性：确认采购需求是否为部门业务必需，是否符合年度工作计划或项目目标，避免重复采购或非必要支出。审核合理性：核对采购明细的准确性（如数量、规格是否匹配实际需求）、预估价格的合理性（参考历史采购价或市场均价）。审批签字：审核通过后，在《采购需求申请表》“部门负责人意见”栏签字确认；若不通过，需注明原因并退回申请人修改。注意事项：部门负责人需在收到申请后1个工作日内完成审核，紧急采购需求可适当缩短时限。（三）第三步：预算部门核验预算操作人：预算管理部门（如财务部、计划部）操作内容：预算匹配度检查：核对申请采购项目是否纳入部门年度/季度预算，预算科目是否准确，预算金额是否充足。超预算处理：若采购金额超出部门剩余预算，需确认是否有调剂预算或专项预算支持，必要时要求申请人补充预算调整申请。审批反馈：预算核验通过后，在“预算部门意见”栏签字确认；若预算不足或科目不符，注明原因并退回需求部门调整。输出物：预算核验意见（标注于申请表上）（四）第四步：采购部门审核与执行操作人：采购部门（如采购部、行政部）操作内容：采购合规性审核：确认采购项目是否符合公司采购政策（如是否需要公开招标、竞争性谈判或单一来源采购），是否属于公司集中采购目录范围。市场调研与供应商选择：对常规物资，可从合格供应商库中筛选至少3家供应商进行询价，综合价格、质量、交期等因素确定供应商；对特殊或高价值采购，需组织技术部门参与评审，必要时开展供应商实地考察。采购合同/订单签订：与选定的供应商签订采购合同或下达订单，明确标的、数量、价格、交付时间、质量标准、付款方式等条款。进度跟踪：跟踪供应商生产/备货进度，保证按时交付；若遇延期风险，及时与需求部门沟通协调。输出物：采购合同/订单、供应商报价单（五）第五步：物品/服务验收操作人：需求部门经办人、采购部门专员、仓库管理员（如涉及实物入库）操作内容：实物验收：数量核对：对照采购订单/合同，清点物品数量是否一致，包装是否完好；质量检验：根据技术参数或质量标准，对物品的功能、规格、合格证等进行检查，必要时可送第三方检测机构验证；入库管理：验收合格的实物，由仓库管理员办理入库手续，填写《入库单》，需求部门领用后签字确认。服务验收：对照服务合同条款，检查服务内容是否完成、服务质量是否达标（如咨询报告的完整性、维修服务的响应速度等）；由需求部门负责人在《服务验收单》上签字确认。输出物：《入库单》（实物）或《服务验收单》（服务）（六）第六步：财务结算与付款操作人：财务部门操作内容：单据审核：核对采购申请表、采购合同/订单、入库单/验收单、发票（合规票据）等单据是否齐全、信息是否一致（如供应商名称、金额、物品名称等）。付款审批：根据公司付款流程，提交付款申请至相关领导审批（如分管领导、总经理）。资金支付：审批通过后，通过银行转账等方式向供应商支付款项，并保留付款凭证。输出物：付款凭证、财务入账记录三、采购需求申请表示例采购需求申请表申请编号：[系统自动]申请部门申请人预算科目采购需求明细序号物品/服务名称12合计金额人民币（大写）：元整支撑材料□技术参数□市场询价单□项目批复□其他：审批意见部门负责人意见签字：日期：年月日预算部门意见签字：日期：年月日采购部门意见签字：日期：年月日分管领导审批签字：日期：年月日备注四、使用过程中的关键要点（一）申请信息完整性与准确性申请人需保证《采购需求申请表》中采购明细、用途说明、预算信息等内容真实、准确、完整，避免因信息模糊导致审批延误或采购偏差；支撑材料需与申请内容一致，如技术参数需经技术部门确认，市场询价单需注明供应商名称及报价日期。（二）审批时效管理各审批环节需在规定时限内完成：部门负责人初审1个工作日，预算核验1个工作日，采购审核2个工作日（紧急采购可缩短至0.5个工作日），保证采购流程高效运行；若遇特殊情况无法按时审批，需提前与需求部门沟通并说明原因。（三）预算刚性约束采购必须以预算为前提，未纳入预算或超预算的采购需求，需按预算调整流程报批，严禁无预算采购或超预算执行；预算部门需定期反馈预算使用情况，协助需求部门合理规划采购计划。（四）采购合规性要求严格执行公司采购管理制度，优先从合格供应商库中选择供应商，避免“暗箱操作”；达到招标金额标准的采购项目，必须通过公开招标或竞争性谈判方式确定供应商，保证采购过程公开、公平、公正。（五）资料留存与追溯采购全流程的单据（申请表、合同、订单、验收单、发票等）需由采购部门统一整理归档，保存期限不少于3年，以备审计或问题追溯；