企业沟通会议纪要模板及跟进清单

企业内部沟通会议纪要模板及跟进清单适用会议类型与场景描述会议纪要全流程操作指南一、会前：明确提前准备确定会议核心目标组织者需明确本次会议需解决的核心问题（如“确定Q3产品迭代优先级”“协调研发与市场部资源支持客户上线”），避免目标发散导致讨论低效。提前1-2天将会议目标、议程及需预研的材料同步给参会人员，保证各方有备而来。梳理参会人员与分工根据会议目标确定必要参会人（决策层、执行层、相关协作部门接口人等），可选择性邀请列席人员（如记录人、专项支持岗）。指定专人担任记录人，提前熟悉模板结构，重点关注“讨论要点”“决议事项”“行动项”三大核心模块。准备基础信息清单记录人需提前填写会议纪要模板中的“基础信息”部分（会议名称、时间、地点、主持人、记录人等），避免会中遗漏。二、会中：聚焦核心，精准记录按议程推进，控制节奏主持人需严格按照议程顺序引导讨论，对偏离主题的发言及时引导，保证每项议题在预定时间内达成阶段性成果。记录人同步记录关键发言要点，尤其关注不同观点的碰撞、最终共识及分歧点（需标注“暂未达成共识”）。明确决议与行动项对每个议题的结论性内容（如“同意采用A方案”“预算上限为10万元”）需当场确认，避免模糊表述（如“尽量”“尽快”）。行动项需明确“具体任务+负责人+完成时限+交付标准”，例如：“完成用户调研报告初稿（**，8月15日前，包含3个核心用户画像）”。实时同步记录要点复杂议题可使用白板、共享文档等工具实时展示讨论记录人同步梳理成结构化要点，会后快速整理成初稿。三、会后：整理分发，跟踪闭环24小时内完成纪要初稿记录人根据会中记录，优先补充“决议事项”与“行动项”，保证任务描述清晰、责任到人、时限明确。对未明确的细节（如需补充的数据、待确认的方案），及时与相关参会人沟通确认，避免信息断层。审核与分发初稿完成后提交主持人审核，重点核对决议准确性、行动项完整性；涉及多部门协作的，需请相关负责人确认任务分工。审核通过后，在1个工作日内通过企业内部沟通工具（如钉钉、企业）分发至所有参会人及相关协作部门，同步抄送上级领导（如需）。建立跟进清单，定期更新将纪要中的“行动项”提取至“任务跟进清单表”，明确“当前状态”（未开始/进行中/已完成/延期）、“更新时间”“备注”等字段，作为后续跟踪依据。责任人需在任务截止前1天提醒，记录人每周更新跟进清单，对延期任务及时协调资源并上报。会议纪要核心要素表模块核心内容填写说明基础信息会议名称、会议时间（开始-结束）、会议地点/线上、主持人、记录人、参会人员（含列席）参会人员需标注“主责部门/岗位”，线上会议需附会议（有效期7天）会议目标本次会议需解决的核心问题或达成的共识1-2句话概括，如“明确新产品上线推广分工及时间节点”议程与讨论要点议程1：议题名称讨论要点：（1）各方观点摘要（提出A方案，优势是X；建议B方案，风险是Y）（2）分歧点/共识点分歧点需标注“需后续确认”，共识点需明确“最终结论”决议事项对议题的最终结论（不含行动项）避免与行动项重复，如“确定推广预算总额为15万元，其中线上投放占比60%”行动项清单序号具体任务负责人完成时限交付标准/备注交付标准需可量化（如“报告需包含5个竞品分析案例”），备注可写“依赖设计部提供素材”下次会议安排（可选）下次会议议题、时间建议、待办事项若无需下次会议，可标注“本次会议目标已全部达成”任务跟进清单表序号任务来源（会议名称/日期）具体任务负责人计划完成时间实际完成时间当前状态更新时间备注（如风险、需支持事项）12024-8-5产品推进会完成用户调研报告初稿**2024-8-15-进行中2024-8-10需市场部提供3个客户联系人清单22024-8-5产品推进会确定UI设计终稿**2024-8-20-未开始-待研发部确认交互逻辑后启动32024-8-5产品推进会预订发布会场地并签订合同**2024-8-182024-8-17已完成2024-8-17场地已确认，附合同扫描件（见附件1）高效记录与跟进关键提示记录原则：客观简洁，突出重点避免逐字记录，优先抓取“谁提出观点”“核心依据”“最终结论”；对复杂讨论可提炼“关键词+结论”，减少冗余描述。人名、部门名需准确无误，用“**”“研发部”等规范表述，避免使用“他”“对方”等模糊指代。行动项：SMART原则落地保证每个行动项符合“具体（Specific）、可衡量（Measurable）、可达成（Achievable）、相关性（Relevant）、时限性（Time-bound）”，例如“优化登录页加载速度（赵六，8月25日前，将加载时间从3秒缩短至1.5秒内）”。跟进机制：责任到人，闭环管理跟进清单需指定“跟踪人”（通常为记录人或会议主持人），每周通过周报或站会同步任务进展，对延期任务要求责任人说明原因并制定补救计划。已完成任务需交付物支撑（如报告、截图、确认函），避免口头汇报；重要任务完成后需在纪要中备注归档路径（如“已至共享文件夹/项目组/202408/”）