机关文件批示及传阅单规范样本

机关文件的批示与传阅是公文处理体系中保障决策传达、工作协同的核心环节，规范的批示及传阅单不仅是公文流转的“脉络载体”，更是厘清责任、追溯流程的重要凭证。本文结合机关公文处理实践，梳理批示及传阅单的规范样本与操作要求，为提升公文处理质效提供实操指引。一、机关文件批示单规范要点机关文件批示单是领导及业务部门对来文提出处理意见、明确工作要求的文书载体，其格式与填写需兼顾“清晰性”与“权威性”：（一）基础信息栏需准确填写来文核心要素：来文文号（如“×政办〔202×〕×号”）、来文标题（完整表述文件主旨）、来文单位（发文机关全称）、收文日期（精确到日）。此栏为文件溯源与归类的关键依据，填写时需与来文原件信息严格对应，避免错漏。（二）批示意见栏领导批示：需体现“决策指向性”，语言简洁明确。如针对请示类文件，可表述为“请××部门牵头，会同××单位于×月×日前完成调研，形成报告报我阅示”；针对阅知类文件，可标注“请相关部门结合职责抓好落实”等。若需多级批示，应按“正职-副职-分管领导”或业务条线层级依次签署，避免跨级越权批示。部门意见：承办部门需在“拟办意见”栏提出具体处理建议，如“建议由我部门会同××处开展核查，5个工作日内反馈结果”，意见需包含“责任主体、工作时限、预期成果”三要素，便于后续跟踪督办。（三）办理跟踪栏由文书岗位或督办人员填写，记录办理进度（如“已转交××处，经办人××，联系电话××（部门内线）”）、办结反馈（如“事项已办结，相关报告见附件×”）。此栏是闭环管理的核心，需动态更新，确保批示事项“件件有回音”。（四）附件与备注若批示需附相关材料（如来文原件、补充说明、前期报告等），需在“附件”栏注明“共×份”；“备注”栏可标注文件密级（如“秘密★5年”）、紧急程度（如“特急”）等特殊要求，提示流转环节重点关注。二、机关文件传阅单规范要点传阅单是文件在多部门、多岗位间流转阅知的“路线图”，其设计需兼顾“效率”与“可控性”，避免文件积压或流转失控：（一）传阅流程设计传阅顺序应遵循“业务关联优先、职级适配为辅”原则：如综合性文件，可按“办公室-分管领导-主要领导-相关业务部门”流转；专业性文件，可直接送达对口业务部门阅示后报分管领导。避免“全流程传阅”导致的时间浪费，确需多部门阅知的，可采用“平行传阅”（同步送达相关部门）与“串行传阅”（按优先级依次传递）结合的方式。（二）传阅记录栏需设置“传阅人”“签收时间”“阅毕时间”“备注”（如“已阅，无意见”“建议××部门补充材料”）等字段。传阅人需亲笔签名（或电子签名，需符合电子公文规范），时间精确到“时:分”，便于追溯流转时效。对延误传阅的情况，备注栏需简要说明原因（如“出差，委托××代阅”），保障责任可查。（三）时限与催办机制普通文件传阅时限不超过3个工作日，加急文件需在1个工作日内完成传阅；特急文件需随到随传，必要时采用“专人送阅”“电子阅示”等方式。文书岗位需每日跟踪传阅进度，对超期未阅的，通过“催办单”或工作提醒督促，催办单需注明“原传阅单编号××、超期时长、催办要求”，形成“传阅-催办-反馈”的闭环。（四）涉密文件传阅涉密文件需在传阅单上标注密级（如“机密★10年”），传阅范围严格限定在“知悉范围内的人员”，严禁复印、摘抄涉密内容；传阅完毕后，需由专人收回，与来文原件一并归档，不得在非涉密载体上留存。三、规范执行的注意事项1.填写规范性：批示与传阅单需用黑色中性笔填写，字迹清晰可辨；用词需正式规范，避免口语化表述（如“这事你看着办”改为“请按职责分工落实”）；数字、日期需用阿拉伯数字，日期标注“×年×月×日”，避免歧义。2.责任追溯：批示单需随来文原件归档，传阅单需单独整理成册，与来文流转记录对应；电子公文系统中，需留存批示、传阅的电子轨迹（如操作日志、签名时间戳），确保“线上+线下”双轨可查。3.特殊场景处理：对“急件”“特急件”，需在单头标注醒目标识（如红色“急”字），优先处理；对“征求意见稿”，传阅意见需注明“仅供参考，以正式发文为准”，避免混淆效力层级。四、规范样本示例（一）机关文件批示单（样本）项目内容示例填写说明--------------------------------------------------------------------------------来文信息文号：×办发〔2024〕5号

标题：关于××工作的通知

来文单位：××办公厅

收文日期：2024年3月15日与来文原件信息一致领导批示请××局牵头，会同××处研究落实，5月10日前报阶段性进展。

（签名）×××

2024年3月16日明确责任、时限、成果部门拟办意见建议由我局政策法规处会同规划处开展调研，4月20日前形成报告初稿。

（部门负责人签名）×××

2024年3月15日含责任主体、时限、成果办理跟踪已转交政策法规处，经办人：××，联系电话：××（部门内线）

2024年3月16日动态更新，便于督办附件来文原件1份、前期调研材料1份注明附件数量备注秘密★5年，加急件标注密级、紧急程度（二）机关文件传阅单（样本）传阅序号传阅人签收时间阅毕时间备注------------------------------------------------------------1××（办公室）2024.03.1509:002024.03.1510:30已阅，拟呈××局长2××（局长）2024.03.1511:002024.03.1511:30同意拟办意见3××（政策法规处）2024.03.1514:002024.03.1609:00已启动调研...............备注密级：秘密★5年；传阅时限：3个工作日--特殊要求标注结语机关文件批示及传阅单