采购及供应商管理标准流程

采购及供应商管理标准流程工具模板一、适用范围与行业背景本流程模板适用于各类企业（含制造业、服务业、零售业等）的采购及供应商管理工作，覆盖从采购需求产生到供应商绩效评估的全生命周期。无论是日常生产物料采购、非生产性物资采购，还是项目外包服务采购，均可通过本流程规范操作，保证采购活动的合规性、经济性和高效性，同时通过系统化的供应商管理降低供应链风险，提升采购质量。二、全流程操作步骤详解（一）采购需求提报与审批操作目标：明确采购需求的合理性、必要性，保证需求符合企业生产经营计划，避免盲目采购。责任主体：需求部门、采购部、财务部、部门负责人。需求发起需求部门根据生产计划、项目进度或实际业务需要，填写《采购需求申请表》，详细注明：物料/服务名称、规格型号、技术参数、需求数量、预计到货日期、预算单价、预算总价、需求原因（如生产补料、新项目开发、设备维护等）、紧急程度（一般/紧急）。附技术文件（如图纸、样品要求、服务说明书等），保证需求描述清晰、无歧义。部门初审需求部门负责人（如*经理）对需求的合理性、必要性进行审核，重点核查：需求是否符合部门年度计划、数量是否合理、预算是否在部门可控范围内。审核通过后，提交至采购部；若驳回，需反馈需求部门修改并重新提报。采购部复核采购专员（如*）接收需求后，重点核对：需求是否明确（规格、参数是否完整）、预算是否符合采购标准（如是否超出历史采购价格20%）、是否有替代方案（如现有库存是否满足、是否有更优性价比的替代品）。复核通过后，进入审批流程；若需补充信息，退回需求部门完善。最终审批根据采购金额分级审批（示例）：金额≤5000元：需求部门负责人+采购部负责人（如*总监）审批；5000元＜金额≤5万元：需求部门负责人+采购部负责人+财务部经理（如*）审批；金额＞5万元：需增加总经理（如*总）审批。审批通过后，采购部正式启动采购流程；审批驳回，终止采购并反馈原因。（二）供应商寻源与选择操作目标：通过规范的寻源方式，筛选出符合资质、价格合理、质量可靠的供应商，保证采购来源合规。责任主体：采购部、需求部门、质量部、法务部。寻源方式确定根据采购金额、物料重要性选择寻源方式：公开招标：适用于金额较大（如＞10万元）或通用性物料（如原材料、标准件），通过企业官网、招标平台发布招标公告，邀请3家及以上供应商参与；邀请招标：适用于金额较大（5万-10万元）且合作过的优质供应商，由采购部定向邀请2-3家供应商；询价比价：适用于金额较小（≤5万元）或紧急采购，向至少3家合格供应商发出询价单，对比价格、交期、服务后确定；单一来源：仅能从唯一供应商处采购（如专利产品、定制化服务），需提供《单一来源采购说明》，经总经理审批后执行。供应商资质审核采购部向候选供应商索取资质文件，包括：营业执照（副本复印件，需加盖公章）、税务登记证、组织机构代码证（或三证合一）；生产许可证（如涉及特种设备、食品等）、相关行业资质认证（如ISO9001质量体系认证、ISO14001环境体系认证）；近三年类似合作业绩证明（如合同复印件、客户评价）；法定代表人身份证明、授权委托书（如委托代理人签约）。质量部对供应商的生产能力、工艺水平、质量管控体系进行现场审核（如涉及关键物料），保证供应商具备稳定供货能力。供应商评估与选定采购部组织需求部门、质量部组成评估小组，根据《供应商评估评分表》（详见模板三）对供应商进行综合打分，评估维度包括：价格（30%）：报价是否合理，是否优于市场均价；质量（25%）：产品合格率、质量认证、质量问题处理能力；交期（20%）：生产周期、交付准时率；服务（15%）：售前咨询、售后响应速度、配合度；资质与信誉（10%）：营业执照、行业口碑、履约记录。综合得分最高的供应商作为候选供应商，若得分差距≤5分，需组织二次谈判或补充考察；紧急采购可适当简化流程，但需保留评估记录。（三）采购合同签订与执行操作目标：通过书面合同明确双方权利义务，规避履约风险，保证采购标的按时、按质交付。责任主体：采购部、法务部、供应商、财务部。合同拟定采购专员根据选定供应商的报价、谈判结果，使用《采购合同模板》（详见模板四）拟定合同，核心条款包括：标的物信息（名称、规格、型号、数量、单价、总价）；质量标准（需符合国标、行标或双方约定的技术参数，附检测报告要求）；交付条款（交货地点、时间、运输方式、费用承担）；验收标准（验收流程、不合格品处理方式、复检机制）；付款方式（如“验收合格后30天付全款”“预付30%+到货验收付60%+质保金10%”等）；违约责任（逾期交货、质量不达标、延迟付款的违约金计算方式，最高不超过合同总额的10%）；争议解决方式（协商解决不成的，提交企业所在地法院诉讼）。合同审核采购部负责人审核合同条款的完整性、与谈判结果的一致性；法务部审核合同的合法性、合规性（如是否存在无效条款、违约责任是否明确、知识产权归属等）；财务部审核付款方式、税务条款（如发票类型、税率）是否符合财务制度；审核通过后，由采购部、供应商双方签字盖章（供应商需盖公章及法定代表人印章，企业需盖合同章）；审核驳回，退回采购部修改。合同执行与跟踪采购部向供应商下达《采购订单》（模板五），明确订单号、交货日期、交付地址、联系人等信息；采购专员每周跟踪供应商生产进度，要求供应商反馈生产计划、预计发货时间，保证按期交货；若供应商可能无法按时交货，需提前3个工作日通知采购部，双方协商调整交期或采取替代方案，避免影响生产经营。（四）物料/服务验收与入库操作目标：核对交付标的的数量、质量是否符合合同约定，保证不合格品不流入生产环节。责任主体：需求部门、质量部、仓库、采购部。到货通知供应商按合同约定发货后，将发货清单、质检报告等资料发送至采购部；采购部提前1天通知需求部门、仓库、质量部准备验收。数量验收仓库管理员核对送货单与采购订单的物料名称、规格、数量是否一致，进行清点计数；若数量短缺，当场与送货人员确认，填写《到货异常记录表》（模板六），由送货人员签字确认，采购部及时与供应商协调补货。质量验收质量部根据《质量检验标准》（如国标、图纸、合同约定的技术参数）对物料进行检验：外观检查：包装是否完好、有无破损、标识是否清晰；尺寸检测：使用卡尺、千分尺等工具测量关键尺寸；功能测试：如送第三方检测机构出具检测报告（涉及关键物料）；抽样规则：按GB/T2828.1-2012标准执行，一般物料AQL=2.5，关键物料AQL=1.0。检验合格，填写《验收合格单》（模板七），需求部门、质量部、仓库签字确认；检验不合格，填写《不合格品报告》（模板八），明确不合格项、数量、处理方式（如退货、换货、让步接收）。入库与记录验收合格后，仓库管理员办理入库手续，填写《入库单》（模板九），登记库存台账；采购部将验收单、入库单、供应商发票等资料整理归档，作为后续付款依据。（五）采购付款与结算操作目标：按照合同约定及时、准确完成付款，维护企业信用，保障供应商合作关系。责任主体：财务部、采购部、供应商。付款申请采购部在合同约定的付款节点（如验收合格后30天），收集以下资料提交财务部：采购合同复印件；增值税专用发票（供应商需在发货后10天内提供）；《验收合格单》《入库单》；供应商付款账户信息（开户名、开户行、账号）。付款审核财务部审核发票的真实性（如发票代码、号码、税率是否正确）、与合同/订单/入库单的一致性；审核通过后，按企业付款流程审批（如财务经理+总经理审批）；审批通过后，安排付款。异常处理若发票信息错误，采购部联系供应商更换发票；若存在质量争议未解决，财务部暂付部分款项（扣除质保金），争议解决后支付尾款；付款完成后，财务部将付款凭证发送至采购部，由采购部反馈供应商确认。（六）供应商绩效评估与优化操作目标：定期对供应商表现进行量化评价，淘汰不合格供应商，优化供应商结构，提升供应链整体效能。责任主体：采购部、需求部门、质量部、仓库。评估周期与维度评估周期：季度评估（用于日常管理）+年度评估（用于合作等级调整）；评估维度（详见模板十《供应商绩效评分表》）：质量表现（40%）：批次合格率、退货率、质量问题响应速度；交付表现（30%）：准时交货率、交货周期稳定性；价格表现（15%）：价格竞争力、成本下降贡献；服务表现（10%）：沟通配合度、售后满意度；履约合规（5%）：合同履约率、票据合规性。评估流程季度末，采购部收集各部门数据：质量部提供批次合格率、退货率；仓库提供准时交货率；需求部门提供满意度评分；采购部汇总数据，计算供应商季度得分，形成《供应商绩效评估报告》；年度评估结合季度得分（占60%）和年度改进情况（占40%，如是否参与成本优化项目、是否配合新品开发），确定年度等级。结果应用根据得分划分供应商等级：A类（≥90分）：优秀供应商，可增加订单份额、优先参与新项目合作；B类（80-89分）：合格供应商，维持现有合作；C类（70-79分）：待改进供应商，发出《改进通知书》，30天内提交整改报告，采购部跟踪整改效果；D类（＜70分）：不合格供应商，终止合作，纳入黑名单。供应商档案实时更新，评估结果作为下一年度寻源、招标的重要依据。三、关键流程配套工具表单模板一：采购需求申请表申请部门申请日期申请人联系方式需求日期预计到货日期物料/服务名称规格型号/技术参数单位需求数量预算单价预算总价需求原因（可附页）□生产补料□新项目开发□设备维护□其他：紧急程度□一般□紧急（需说明原因：________________）附件清单□技术图纸□样品要求□服务说明书□其他：部门负责人审批意见：________________签字：________日期：______采购部复核意见意见：________________签字：________日期：______财务部审核意见意见：________________签字：________日期：______总经理审批（如需）意见：________________签字：________日期：______模板二：供应商评估评分表供应商名称评估日期评估项目评分标准得分（满分100）权重价格报价≤市场均价：30分；报价≤市场均价5%：25分；报价＞市场均价5%：0分30%质量批次合格率≥99.5%：25分；≥95%：20分；＜95%：0分25%交期准时交货率≥98%：20分；≥95%：15分；＜95%：0分20%服务售后响应≤24小时：15分；≤48小时：10分；＞48小时：0分15%资质与信誉资证齐全、口碑良好：10分；资质不全或存在负面评价：0分10%综合得分100%评估结论□推荐□备选□不推荐评估小组成员签字采购部：________需求部门：________质量部：________模板三：采购合同模板（简化版）采购合同合同编号：________甲方（采购方）：________公司地址：________法定代表人：________联系方式：________乙方（供应商）：________公司地址：________法定代表人：________联系方式：________根据《中华人民共和国民法典》及相关法律法规，甲乙双方平等自愿、公平公正，就甲方向乙方采购物料/服务事宜，达成如下协议：采购标的物料/服务名称规格型号单位数量单价（元）总价（元）合计金额（大写）：________________元整（小写：￥________）质量标准：乙方交付的标的物需符合____________（如：国家标准GB/T-2020、甲方提供的技术图纸双方确认版），并提供____________（如：出厂检验报告、第三方检测报告）。交付条款交货时间：______年_月_日前；交货地点：甲方指定仓库（地址：________）；运输方式及费用：由____________方承担，运输途中货物毁损、灭失风险由____________方承担。验收甲方应在收到货物后____________个工作日内验收，验收合格签署《验收合格单》；验收不合格，甲方有权拒收，乙方应在____________日内更换合格产品，承担由此产生的费用。付款方式预付款：合同签订后____________日内，甲方向乙方支付合同总额的____________%（即￥________）；到货款：验收合格后____________日内，甲方向乙方支付合同总额的____________%（即￥________）；质保金：剩余____________%（即￥________）作为质保金，质保期（________个月）无质量问题后无息支付。违约责任乙方逾期交货，每逾期1日，按合同总额的____________%支付违约金，逾期超过____________日，甲方有权解除合同；甲方逾期付款，每逾期1日，按应付未付金额的____________%支付违约金。争议解决：因本合同引起的争议，双方协商解决；协商不成的，提交____________人民法院诉讼解决。其他：本合同一式____________份，甲乙双方各执____________份，自双方签字盖章之日起生效。甲方（盖章）：________乙方（盖章）：________法定代表人（签字）：________法定代表人（签字）：________日期：______年_月_日日期：______年_月_日模板四：采购订单订单号下单日期供应商名称联系人/电话交货日期交货地点序号物料名称规格型号单位12合计金额（大写）：________________元整（小写：￥________）付款方式□预付款□到货款□质保金（按合同约定）技术要求□图纸号：________□样品确认：________□其他：________备注如需分批交货，请注明批次及数量：________________采购部签字____________日期：______供应商确认签字：________日期：______（盖章）模板五：验收合格单验收单号验收日期采购订单号供应商名称物料名称规格型号数量验收数量验收项目验收标准验收结果外观□包装完好□无破损□标识清晰□合格□不合格尺寸图纸要求：________实测：________□合格□不合格功能检测报告编号：________结论：________□合格□不合格综合结论□合格□不合格（不合格请注明原因：________________）参与验收人员签字需求部门：________质量部：________仓库：________采购部确认签字：________日期：______模板六：供应商绩效评分表供应商名称评估周期□季度□年度评估项目评分指标目标值实际值质量表现批次合格率≥99.5%退货率≤0.5%质量问题响应速度≤24小时交付表现准时交货率≥98%平均交货周期（天）≤________价格表现价格竞争力（对比市场）优于均价5%成本下降贡献（年度）≥3%服务表现沟通配合度需求响应及时售后满意度评分（1-5分）≥4.5分履约合规合同履约率100%综合得分等级评定□A类（≥90分）□B类（80-89分）□C类（70-79分）□D类（＜70分）改进建议□维持合