采购流程管理手册流程规范及文件存档

采购流程管理手册流程规范及文件存档一、手册概述本手册旨在规范企业采购全流程操作，明确各环节职责分工，保证采购活动合规、高效、透明，同时实现采购文件的标准化管理与可追溯性。适用于企业各部门的各类采购行为，包括但不限于物料采购、服务采购、设备采购等场景，覆盖从需求提出到文件归档的全生命周期管理。二、适用范围与应用场景（一）适用主体企业内部所有需发起采购业务的部门（如生产部、行政部、项目部等）及采购执行部门（如采购部）。（二）适用采购类型常规采购：日常生产运营所需的原材料、办公用品等标准化物资；项目采购：特定项目实施所需的设备、技术服务等非标准化物资或服务；紧急采购：因突发情况（如设备故障、生产急需）需快速响应的采购需求。三、采购流程全环节操作规范（一）采购需求发起与审核需求部门发起需求部门根据业务需求填写《采购申请单》（模板见第四章），明确物品/服务名称、规格型号、数量、用途、期望交付日期、预算金额等信息，部门负责人签字确认后提交至采购部。紧急采购需在《采购申请单》中标注“紧急”字样，并说明紧急原因，经需求部门负责人及分管领导审批后优先处理。采购部初审采购部收到《采购申请单》后，1个工作日内完成初审，重点核对：（1）需求描述是否清晰、完整；（2）预算金额是否符合公司财务制度；（3）采购类型是否明确（常规/项目/紧急）。初审通过后流转至财务部复核；初审不通过的，退回需求部门补充说明。财务部复核财务部2个工作日内完成预算复核，重点评估采购预算与实际需求的匹配度及资金安排合理性。复核通过后，报分管领导审批；复核不通过的，反馈采购部与需求部门沟通调整。（二）供应商寻源与评估供应商寻源常规采购：优先从《合格供应商名录》中选择供应商；名录内不足时，通过行业平台、公开招标等方式拓展新供应商。项目采购/紧急采购：可采取邀请招标、竞争性谈判等方式，邀请至少3家合格供应商参与报价。供应商资质审核采购部向候选供应商索取《供应商资质表》（模板见第四章），审核内容包括：（1）营业执照、相关行业资质证书（如ISO认证、生产许可证等）；（2）过往合作业绩（提供合同复印件或客户评价）；（3）质量保证能力（如质检流程、售后承诺）。资质审核通过后，纳入《合格供应商名录》；未通过的，书面告知供应商原因并终止合作。供应商报价与比选采购部向不少于3家合格供应商发出《询价单》，明确报价截止时间、交付要求、付款条件等。收到报价后，组织需求部门、财务部召开比选会议，综合评估价格（权重40%）、质量（权重30%）、交付能力（权重20%）、服务（权重10%）等因素，确定候选供应商，形成《供应商评估报告》（模板见第四章）。（三）合同拟定与审批合同拟定采购部根据比选结果与供应商洽谈，拟定《采购合同》（模板见第四章），合同内容需包括：（1）双方基本信息（供应商名称、地址、联系方式；采购方公司信息）；（2）采购标的（名称、规格、数量、单价、总价）；（3）交付条款（时间、地点、方式、验收标准）；（4）付款方式（预付款比例、进度款节点、尾款支付条件）；（5）违约责任（逾期交付、质量不达标等的处理方式）；（6）争议解决方式（协商、仲裁或诉讼）。合同审批采购部将拟定好的合同提交至法务部（或指定法务人员）审核，重点核查条款合法性、权责对等性，法务部2个工作日内反馈审核意见。审核通过后，按审批权限逐级报批：采购经理→财务负责人→分管领导→总经理（单笔合同金额超10万元需总经理审批）。审批通过后，由采购部与供应商双方法定代表人或授权代表签字盖章，合同正式生效。（四）订单执行与交付跟踪订单下达采购部根据生效合同，在1个工作日内向供应商下达《采购订单》（模板见第四章），明确订单编号、采购内容、交付时间、收货地址等，并同步抄送需求部门及仓库。交付跟踪采购部指定专人跟踪供应商生产/备货进度，关键节点（如生产完成、发货）需与供应商确认，并及时向需求部门反馈预计交付时间。若供应商可能无法按期交付，采购部需提前3个工作日通知需求部门，协商调整交付时间或启动备选供应商方案。（五）验收与入库到货通知供应商交付货物后，通知采购部及需求部门；采购部核对《采购订单》与实物信息（名称、规格、数量），确认无误后通知需求部门验收。组织验收需求部门牵头，采购部、仓库（如涉及实物入库）共同参与验收，依据合同约定的质量标准、技术参数进行检验：（1）实物验收：检查外观、数量、包装是否完好，规格型号是否符合要求；（2）质量验收：必要时送第三方检测机构检测（如原材料、设备），出具《质量检测报告》；（3）服务验收：项目类采购需按验收节点交付成果，由需求部门确认服务完成情况。验收合格，三方在《采购验收单》（模板见第四章）签字确认；验收不合格，需在《验收单》中注明不合格项，由采购部联系供应商整改或退货，整改后重新验收。入库管理实物验收合格后，仓库根据《采购验收单》办理入库手续，入库台账，及时更新库存信息；服务类采购无需入库，需将《验收单》提交财务部作为付款依据。（六）付款申请与结算付款资料准备采购部收集付款所需资料，包括：（1）《采购合同》复印件；（2）《采购验收单》（服务类提供《验收确认单》）；（3）合法合规的发票（增值税专用发票/普通发票）；（4）《付款申请表》（模板见第四章），注明合同号、付款金额、付款方式、收款账户信息等。付款审批采购部提交付款资料至财务部，财务部审核资料完整性、发票真实性及付款条件是否符合合同约定（如验收合格、质保金已到期等）。审核通过后，按财务审批权限报批（如财务经理→总经理），审批通过后由财务部安排付款。付款执行财务部在收到资料后5个工作日内完成付款（特殊情况除外），付款方式需与合同约定一致（银行转账/承兑汇票等）。（七）文件归档与管理文件收集采购部负责收集采购全流程文件，包括但不限于：《采购申请单》《供应商资质表》《询价单》《供应商评估报告》《采购合同》《采购订单》《采购验收单》《付款申请表》《发票》等。文件分类与编号按采购项目或订单号对文件进行分类，采用“年份+采购类型+流水号”方式编号（如2024-CG-001），保证每份文件可唯一追溯。归档与保存纸质文件：每月末整理完毕后，移交至档案室统一保存，档案室建立《采购文件归档台账》，记录文件编号、名称、归档日期、保管期限等信息。电子文件：同步至公司OA系统或指定云盘，设置读取权限，定期备份，防止文件丢失。保存期限：常规采购文件保存3年；项目采购文件保存至项目结束后5年；涉及法律纠纷的文件保存至纠纷结束后10年。四、关键环节配套表单模板（一）采购申请单项目内容申请部门申请日期年月日采购类型□常规□项目□紧急申请人*联系方式采购物品/服务名称规格型号需求数量用途说明期望交付日期年月日预算金额（元）大写：部门负责人意见签字：日期：采购部初审意见签字：日期：财务部复核意见签字：日期：分管领导审批意见签字：日期：（二）供应商评估报告项目内容采购项目名称评估日期年月日供应商名称联系人及电话资质审核结果□通过□不通过（原因：）报价（元）过往业绩（列举3个以上合作案例，附合同复印件）质量保证能力（描述质检流程、售后承诺等）交付能力（描述生产周期、物流合作方等）综合评分（100分）价格（40分）：质量（30分）：交付（20分）：服务（10分）：总分：评估结论□推荐合作□不推荐合作（原因：）评估人员签字（采购部）（需求部门）*（财务部）（三）采购合同（核心条款节选）甲方（采购方）：公司名称、地址、法定代表人、联系方式乙方（供应商）：公司名称、地址、法定代表人、联系方式第一条采购标的名称：规格型号：数量：单价（元）：总价（元）：第二条交付条款交付时间：年月日前交付地点：验收标准：（详见合同附件《技术参数要求》）第三条付款方式预付款：合同签订后7个工作日内，甲方支付合同总价的30%；进度款：货物交付验收合格后7个工作日内，支付合同总价的60%；尾款：质保期（12个月）满无质量问题后7个工作日内，支付剩余10%。第四条违约责任乙方逾期交付，每逾期1日按合同总价的0.5%向甲方支付违约金；逾期超过15日，甲方有权解除合同。货物质量不合格，乙方应在7日内免费更换或修复，否则甲方有权退货并要求乙方赔偿损失。（四）采购验收单项目内容验收日期年月日验收地点采购订单号供应商名称物品/服务名称规格型号数量验收标准（依据合同及技术参数要求）验收结果□合格□不合格（不合格项说明：）参与验收人员签字需求部门：*采购部：*仓库（如有）：*处理意见□合格入库□整改后重新验收□退货（五）付款申请表项目内容申请部门采购部申请日期年月日合同编号供应商名称付款阶段□预付款□进度款□尾款付款金额（元）大写：付款方式□银行转账□承兑汇票收款账户信息开户行：户名：账号：付款事由附件清单□《采购合同》□《采购验收单》□发票□其他：采购部意见签字：日期：财务部审核意见签字：日期：分管领导审批意见签字：日期：总经理审批意见（单笔金额≥10万元时填写）签字：日期：五、执行过程中的关键控制点（一）需求合理性控制需求部门需保证采购需求与业务目标匹配，避免盲目采购或超预算采购；采购部应定期分析历史采购数据，优化需求提报流程。（二）供应商合规性控制严禁与无资质或资质过期的供应商合作；新供应商引入需经过“资质审核-现场考察-小批量试用”三步验证，试用合格后方可纳入《合格供应商名录》。（三）合同条款严谨性控制法务部需重点审核合同中的违约责任、知识产权、保密条款等，避免因条款模糊导致法律风险；涉及金额较大的合同，建议聘请外部律师参与审核。（四）验收独立性控制验收过程需由需求部门、采购部、仓库（或第三方专业机构）共同参与，保证验收结果客观公正；验收人员需对验收结果签字