企业合同管理及风险控制规范

企业合同管理及风险控制规范一、规范适用范围与典型应用场景本规范适用于各类企业（含中小微企业、集团化公司）在业务运营全过程中的合同管理活动，覆盖采购、销售、服务、合作、租赁、技术开发等类型合同。典型应用场景包括：新业务合作前与合作伙伴框架协议签订；日常原材料/设备采购合同签订与履行；服务外包（如IT运维、营销推广）合作管理；员工保密协议、竞业限制协议签署；合同到期续签、变更或终止处理。涉及部门包括业务发起部门、法务部、财务部、采购部、档案管理部门等，需协同配合保证合同管理合规、高效。二、合同全生命周期管理操作流程（一）合同前期准备：需求提报与主体审查需求提报：业务部门根据业务计划，填写《合同需求申请表》（见模板1），明确交易对方基本信息、合同标的、核心需求（如数量、质量标准、交付期限、预算金额等），部门负责人签字确认后提交至法务部门备案。主体资格审查：业务部门需对交易对方履约能力进行核查，重点收集以下材料：对方营业执照复印件（加盖公章），核实经营范围、存续状态（通过“国家企业信用信息公示系统”查询，避免与吊销、注销企业签约）；特殊行业资质证明（如食品行业需《食品经营许可证》，建筑行业需《建筑业企业资质证书》）；对方法定代表人证件号码明、授权委托书（如签约人为非法定代表人，需提供加盖公章的授权文件，明确授权范围）。审查通过后，形成《主体资格审查报告》，重大合作项目可委托第三方机构开展尽职调查。（二）合同起草：内容完整性与条款严谨性模板选用：优先使用企业标准化合同模板（如采购合同模板、销售合同模板），无模板时由业务部门起草，法务部门提供条款指导。核心条款规范：主体信息：列明双方全称、统一社会信用代码、地址、法定代表人，避免使用简称或别名；标的物：明确名称、规格、型号、数量、质量标准（需引用国家标准、行业标准或双方约定标准）；权利义务：细化交付/验收流程（如“交付后5个工作日内完成验收，验收合格签署《验收确认单》”）、付款方式（如“分期付款的，明确每期金额、支付时间及账户信息”）、保密条款（明保证密范围、期限及违约责任）；违约责任：约定具体违约情形（如逾期交货、质量不达标）及违约金计算方式（如“逾期付款按应付金额日万分之五支付违约金”），避免“承担相应责任”等模糊表述；争议解决：优先约定企业所在地有管辖权法院诉讼，或选择仲裁时明确仲裁机构全称（如“市仲裁委员会”）。（三）合同审核：多部门协同风险把控审核流程：业务部门初审：重点审核合同内容与业务需求一致性、对方履约能力，保证标的金额、交付期限等关键信息准确；法务部门复审：审核合同合法性、条款逻辑性、风险点（如格式条款是否公平、知识产权归属是否明确），提出修改意见并跟踪落实；财务部门终审：审核付款条件、税务条款（如发票类型、税率）、资金安排是否符合财务制度，避免资金风险；重大合同审批：标的金额超过万元或涉及重大合作的，需提交总经理办公会/董事会审议，形成书面审批记录。审核反馈：各部门需在2个工作日内完成审核，意见需具体明确（如“第5条质量标准应补充‘符合GB/T19001-2016标准’”），避免“同意”“需修改”等模糊表述。（四）合同签订：形式合规与用印规范文本核对：签订前，法务部门与业务部门共同核对最终文本，保证审核意见已落实、无修改遗漏，合同正副本份数一致（通常至少一式两份，双方各执一份）。签字盖章：由法定代表人或授权代表签字，签字需清晰可辨，不得代签；加盖企业合同专用章（严禁使用公章、财务章等代替），骑缝章需覆盖合同所有页；对方合同需同时具备签字与盖章，避免仅盖章或仅签字。合同分发：签订后3个工作日内，正本由档案管理部门归档，副本分发至业务部门（履约跟踪）、财务部门（付款依据）、法务部门（备案）。（五）合同履行：动态跟踪与风险应对履约跟踪：业务部门为履约第一责任人，建立《合同履行跟踪表》（见模板2），实时记录交付、验收、付款等进度节点，对逾期情况（如对方延迟交货）及时发函催告，必要时启动违约责任条款。变更与解除：合同履行需变更的，由双方签订《补充协议》，明确变更内容（如标的物调整、期限延长）及原合同效力（“补充协议与原合同冲突处，以补充协议为准”）；出现法定解除情形（如对方根本违约）或约定解除情形时，书面通知对方，并留存通知送达证据（如快递签收回执、邮件发送记录）。（六）合同归档：分类存储与规范管理归档范围：包括合同正本、审批文件、主体资格审查材料、履行过程中形成的补充协议、验收单、沟通函件等全部资料。归档流程：合同履行完毕或终止后10个工作日内，业务部门整理完整资料，填写《合同归档目录表》（见模板4），提交档案管理部门；档案管理部门按“年份-合同类型-编号”规则分类存放（如“2024-采购-001”），建立电子台账，保证纸质与电子档案一致；涉密合同（如涉及核心技术、商业秘密）需单独存放，限定查阅权限（仅总经理、法务负责人、业务部门负责人可申请查阅）。三、常用管理工具模板模板1：合同需求申请表申请部门申请日期合同类型（采购/销售/服务等）交易对方名称统一社会信用代码对方联系人及电话合同标的需求描述（数量、质量标准、交付期限等）预算金额付款方式业务部门负责人意见签字：日期：法务部门备案意见签字：日期：模板2：合同履行跟踪表合同编号合同名称交易对方履约阶段计划时间实际时间履行情况描述（如“已交付1000件，待验收”）存在问题处理措施负责人模板4：合同归档目录表归档编号合同名称签订日期归档日期保管期限（如5年/10年/长期）存放位置（档案柜编号-页码）借阅记录（借阅人、日期、归还日期）四、关键风险点与合规提示主体风险：严禁与无营业执照、超范围经营或已被列入“经营异常名录”“严重违法失信企业名单”的主体签约，签约前务必核实最新工商信息。条款风险：避免使用“争取”“尽量”等不确定性表述，违约责任需与违约行为对等；格式条款需提示对方注意免除或限制责任条款，否则可能被认定为无效。履行风险：验收环节需留存书面凭证（如双方签字的《验收确认单》），付款前要求对方提供合规发票（发票内容需与合同标的一致）。归档风险：合同正本不得外借，特殊情况需经法务负责人及总经理批准，借阅期限不超过3个工作日；电子档案