企业合同管理流程及模版

企业合同管理流程及模版工具指南一、适用范围与典型应用场景本工具适用于各类企业（含中小企业、集团化公司）在开展业务过程中，对合同的起草、评审、审批、签署、履行、归档等全生命周期管理需求。典型场景包括但不限于：采购类：原材料采购、设备采购、服务外包等采购合同管理；销售类：产品销售、服务提供、定制开发等销售合同管理；合作类：项目合作、联营合作、技术合作等合作协议管理；其他类：保密协议、劳动合同、租赁合同等专项合同管理。二、合同管理全流程操作指南（一）合同起草阶段需求发起业务部门根据业务需求（如采购需求、销售订单），明确合同核心要素：合同主体、标的物（或服务内容）、数量、质量标准、价款及支付方式、履行期限、违约责任等。输出：《合同需求确认单》（需部门负责人*签字确认）。合同拟定业务部门根据《合同需求确认单》，选择对应类型合同模板（见第三部分），填写具体条款。注意：条款表述需清晰、无歧义，涉及金额、日期、数量等关键信息需准确无误；法律术语使用规范，避免口语化表达。内部初审业务部门负责人*对合同内容进行初审，重点审核业务需求的匹配性、条款的合理性，确认无误后提交至法务部门（或合规部门）。（二）合同评审阶段法务评审法务专员*对合同的合法性、合规性、完整性进行审核，重点包括：合同主体资格（是否为法人、其他组织或具备完全民事行为能力的自然人）；条款是否符合法律法规（如《民法典》《公司法》等）；权利义务是否对等，违约责任是否明确；是否存在法律风险（如管辖约定、争议解决方式等）。输出：《法务评审意见表》，对存在问题的条款提出修改建议。跨部门会签根据合同类型，需相关部门会签：采购类合同：采购部门、财务部门（审核付款条款）、仓库部门（审核交付条款）；销售类合同：销售部门、财务部门（审核收款条款）、生产部门（审核交付能力）；重大合同：需分管副总、总经理审批。会签部门需在《合同会签审批表》中签署意见，保证职责范围内无异议。（三）合同审批阶段分级审批根据合同金额及重要性，确定审批权限：金额≤5万元：部门负责人*审批；5万元＜金额≤20万元：分管副总*审批；金额＞20万元：总经理*审批，重大合同需提交董事会审议。审批人重点审核：业务必要性、成本效益、风险可控性。审批确认所有审批流程完成后，输出《合同审批通过单》，作为合同签署依据。（四）合同签署阶段用印申请持《合同审批通过单》、合同文本，向行政部门申请合同用印。行政部门核对审批流程完整性、合同份数（通常一式三份：双方各执一份，财务/档案部门留存一份），确认无误后加盖合同专用章或公章。合同交换双方签署完成后，及时与合同相对方交换文本，保证双方持有合同原件一致；涉及多页合同，需加盖骑缝章。（五）合同履行阶段履行跟踪业务部门作为合同履行主体，需跟踪合同执行进度（如交付时间、验收标准、付款节点等），填写《合同履行跟踪表》。若出现履行异常（如延迟交付、质量不符），需及时与对方沟通，协商解决方案，并形成书面记录。验收与确认合同标的物或服务完成后，由业务部门牵头，组织相关部门（如技术部门、质量部门）进行验收，输出《合同验收确认单》。付款/收款财务部门根据合同约定及《验收确认单》，办理付款（采购类）或收款（销售类）手续，保证资金流转合规。（六）合同归档阶段资料整理合同履行完毕后，业务部门将合同文本、审批文件、会签记录、验收单、沟通函件等资料整理成册。归档移交向档案管理部门移交合同档案，档案管理部门进行编号、登记、存档，保证档案可查询、可追溯。归档期限：合同履行完成后30日内完成。三、常用合同模板及填写说明（一）采购合同模板（简化版）条款类别条款内容合同编号采-年份-序号（如：2024-采-001）合同主体甲方（采购方）：公司全称、统一社会信用代码、地址、法定代表人乙方（供应商）：公司全称、统一社会信用代码、地址、法定代表人合同标的产品名称、规格型号、品牌、质量标准（如：符合国家GB标准）数量与价格数量（单位）、单价（元）、总价（大写/小写）履行期限与方式交付时间（如：合同签订后30日内）、交付地点、运输方式及费用承担付款方式付款节点（如：预付30%，验收合格后付70%）、账户信息（开户行、账号）验收标准与方式验收时间（交付后5日内）、验收方法（如：抽检10%）、异议处理方式违约责任逾期交货：按日支付违约金（总金额的0.05%）质量不符：乙方负责退换货争议解决提交甲方所在地人民法院诉讼解决其他约定知识产权归属、保密条款等签署页甲方（盖章）：法定代表人或授权代表乙方（盖章）：法定代表人或授权代表签署日期填写说明：合同编号需唯一，便于后续检索；质量标准需明确具体标准（如国标、行标或双方约定的技术参数）；付款节点需与履行进度挂钩，降低资金风险；违约责任需量化，避免“承担相应责任”等模糊表述。（二）服务合同模板（简化版）条款类别条款内容合同编号服-年份-序号（如：2024-服-002）服务内容详细描述服务范围、工作目标、交付成果（如：完成年度营销方案策划并提供PPT）服务期限起止时间（如：2024年1月1日至2024年12月31日）服务费用总费用（大写/小写）、支付方式（如：按季度支付，每季度末25日支付）双方权利义务甲方：提供资料、配合工作、按时付款乙方：按质按量完成服务、保守甲方秘密验收标准交付成果需满足甲方书面要求，甲方在收到成果后5个工作日内确认违约责任乙方延迟交付：按日支付违约金（总金额的0.03%）甲方延迟付款：按日支付逾期利息（LPR的1.5倍）保密条款未经书面同意，任何一方不得向第三方披露服务内容及商业秘密签署页同采购合同模板四、关键风险提示与管理要点合同主体风险签约前需核实对方主体资格（如营业执照、授权委托书），避免与不具备履约能力的主体签约；涉及分公司签约的，需确认总公司是否授权。条款完整性风险合同需包含核心要素（主体、标的、数量、价款、履行期限、违约责任等），避免遗漏关键条款；争议解决方式（诉讼/仲裁）、管辖法院等需明确，避免约定无效。审批流程风险严禁“先签后批”或“越权审批”，保证所有审批流程完整、合规；涉及重大决策或高额合同的，需集体审议（如总经理办公会、董事会）。履行跟踪风险业务