无纸化会议系统协议书

无纸化会议系统协议书1.甲方（买方/出租方/委托方）：

甲方名称：XX科技有限公司

甲方地址：中国北京市海淀区XX路XX号XX大厦XX层

甲方法定代表人/负责人：张三

甲方联系方式/p>

2.乙方（卖方/承租方/服务提供方）：

乙方名称：XX信息技术有限公司

乙方地址：中国上海市浦东新区XX路XX号XX科技园XX号楼

乙方法定代表人/负责人：李四

乙方联系方式/p>

协议简介：

鉴于甲方为提升会议效率、优化企业内部沟通机制，有需求采购并部署一套先进的无纸化会议系统，以实现会议资料电子化共享、实时互动及高效协作；

鉴于乙方作为专业的无纸化会议系统开发商与服务提供商，拥有成熟的技术解决方案、丰富的行业经验及完善的服务体系，能够为甲方提供高质量的系统设备、定制化功能开发及持续的技术支持；

基于双方在平等自愿、协商一致的基础上，为明确合作各方的权利与义务，经友好协商，特订立本协议，以资共同遵守。

本协议项下的无纸化会议系统包括但不限于智能会议终端、电子白板、无线投屏设备、会议管理系统及配套软件服务，旨在通过数字化手段解决传统会议模式中存在的资料分发滞后、设备兼容性差、互动性不足等问题，助力甲方实现绿色办公、无纸化会议的目标。双方合作的前提条件为：甲方已明确系统功能需求，乙方已确认具备履约能力，且双方均具备签署和履行本协议的合法主体资格。本协议的签订及后续履行将严格遵循《中华人民共和国合同法》《信息安全技术网络安全等级保护基本要求》等相关法律法规，确保系统部署合法合规、运行稳定可靠。

第一条协议目的与范围

本协议的主要目的在于明确甲乙双方在无纸化会议系统采购、部署、使用及服务过程中相互的权利与义务，确保乙方按照甲方需求提供符合标准的无纸化会议系统及相关服务，甲方按时支付相应费用。协议范围包括但不限于：乙方为甲方提供型号为“XX系列”的无纸化会议系统硬件设备（包括但不限于1套主机单元、4套智能终端、2块108寸电子白板、1套无线投屏系统及配套电源线、安装支架等），并负责系统的安装调试、网络配置、软件部署及初始培训；同时，乙方需提供为期三年的系统维护服务，包括远程技术支持、现场故障排除、软件升级等。系统应满足甲方在XX办公场所召开日常会议、视频会议及远程协作的需求，并符合国家及行业关于信息安全、兼容性及能效的相关标准。

第二条定义

在本协议中，除非上下文另有明确说明，下列词语具有以下含义：

1.“无纸化会议系统”指由乙方提供，包含硬件设备、软件平台及服务的一体化解决方案，用于实现会议资料电子化展示、实时互动、在线协作及无纸化沟通。

2.“系统设备”系指本协议项下乙方提供的所有硬件设施，包括但不限于智能会议终端、电子白板、投屏设备、网络设备等。

3.“系统软件”系指乙方提供的用于无纸化会议系统的各类应用程序、管理平台及配套插件，包括但不限于会议预定模块、资料共享模块、视频会议模块、电子签名模块等。

4.“服务期限”指乙方按照本协议约定向甲方提供系统安装、调试、培训、维护等服务的具体期限，包括初始部署期及后续维护期。

5.“保密信息”指双方在合作过程中获悉的任何一方未公开的、具有商业价值的信息，包括技术数据、客户信息、财务数据等。

6.“不可抗力”指不能预见、不能避免并不能克服的客观情况，如自然灾害、战争、政府行为等。

第三条双方权利与义务

1.甲方的权力和义务：

1.1权力：甲方有权要求乙方按照协议约定提供符合质量标准的无纸化会议系统及服务；甲方有权对乙方提供的系统设备、软件功能及服务质量进行检验和验收；甲方有权获得乙方提供的完整技术文档、操作手册及必要的技术培训；在支付全部款项后，甲方获得系统设备及相关软件的合法使用权，但不得超出协议约定的使用范围或进行反向工程、出租、出借或转让。

1.2义务：甲方应向乙方提供系统部署所需的场地、电力、网络接口等必要条件，并确保其符合设备运行要求；甲方应指定专门联络人负责与乙方对接，及时反馈需求、报告问题；甲方应按照协议约定按时足额支付款项，逾期支付需承担违约责任；甲方应妥善保管和使用系统设备，防止非授权访问、破坏或丢失，并配合乙方进行必要的软件升级及安全维护；甲方应对其提供的会议资料及使用过程中的数据负责，并确保不侵犯任何第三方知识产权。

2.乙方的权力和义务：

2.1权力：乙方有权要求甲方提供必要的部署条件及准确的需求信息；乙方有权根据协议约定收取项目款项及后续服务费用；乙方有权对甲方的使用环境及操作流程进行指导，确保系统稳定运行；乙方有权根据技术发展及协议约定对系统软件进行升级，但需提前通知甲方并承担相应费用（如超出升级范围）。

2.2义务：乙方应确保提供的无纸化会议系统符合协议约定的技术规格、性能指标及质量标准，通过国家强制性产品认证及信息安全等级保护测评；乙方需在协议约定的期限内完成系统的安装调试，确保所有设备正常运行并满足甲方基本会议需求；乙方应提供至少一次现场培训，使甲方关键用户掌握系统基本操作及日常维护方法；乙方应建立7*24小时技术支持热线，对甲方报告的故障进行响应，优先采用远程方式解决，必要时提供现场支持；乙方需按照协议约定的服务期限及内容提供系统维护服务，包括但不限于定期巡检、病毒查杀、性能优化、故障修复等，确保系统可用性达到99.5%以上；乙方应保证其提供的软件不侵犯任何第三方知识产权，并配合甲方应对潜在的法律风险；乙方需对甲方的保密信息承担保密义务，除非法律法规要求或获得甲方书面许可，不得向任何第三方泄露。在系统运行过程中，乙方应主动收集甲方反馈，持续改进产品性能及服务体验。

第四条价格与支付条件

本协议项下无纸化会议系统的总价款为人民币壹佰万元整（¥1,000,000.00元），该价格包含系统设备、软件平台、安装调试、基础培训及为期三年的系统维护服务费。甲方应按照以下方式支付：

4.1预付款：在本协议签订后7日内，甲方向乙方支付合同总价款的30%，即人民币叁拾万元整（¥300,000.00元），用于启动项目及采购部分核心设备。

4.2主要设备验收款：在乙方完成所有系统设备安装调试，甲方初步验收合格后30日内，甲方向乙方支付合同总价款的40%，即人民币肆拾万元整（¥400,000.00元）。

4.3尾款：在甲方完成全部系统功能验收，并支付乙方为期三年的系统维护服务费后30日内，甲方向乙方支付合同总价款的30%，即人民币叁拾万元整（¥300,000.00元）。

4.4支付方式：甲方应通过银行转账方式将款项支付至乙方指定的以下银行账户：

开户名称：XX信息技术有限公司

开户银行：中国工商银行XX支行

银行账号：622202******1234

4.5乙方在收到每笔款项后，应向甲方开具等额增值税专用发票。

4.6如甲方因故未能按时支付任何一期款项，每逾期一日，应按逾期支付金额的万分之五向乙方支付违约金，逾期超过30日，乙方有权暂停服务或解除协议，并要求甲方赔偿由此造成的全部损失。

第五条履行期限

5.1本协议有效期为自协议签订之日起三年，自乙方完成系统维护服务最后一期工作且甲方结清所有款项之日起终止。

5.2项目履行期限：

5.2.1需求调研与方案确认：自协议签订之日起15日内完成。

5.2.2设备采购与到货：自方案确认之日起30日内完成。

5.2.3系统安装与调试：自设备到货之日起60日内完成，并确保在甲方主要会议时间外进行，尽量减少对甲方正常工作的影响。

5.2.4系统初步验收：在安装调试完成后10日内进行。

5.2.5基础培训：在初步验收通过后7日内完成，培训对象为甲方指定至少3名关键用户。

5.3服务期限：乙方提供的系统维护服务期限为自系统最终验收合格之日起三年，自202X年X月X日起至202X年X月X日止。维护服务期间，乙方应按照第四条约定提供服务。

5.4关键时间节点：甲方应于协议签订后5日内提供完整的场地技术参数及网络接入方案；乙方应于收到完整需求信息后10日内提供详细技术方案及报价；所有付款节点应严格按照第四条约定执行，任何一方不得无故拖延。

第六条违约责任

6.1甲方违约责任：

6.1.1未按第四条约定的期限和金额支付款项：除支付逾期违约金外，若甲方逾期支付超过30日，乙方有权暂停提供系统服务，直至甲方付清全部款项及违约金。若甲方逾期支付超过60日，乙方有权单方面解除协议，甲方已支付的费用不予退还，并需承担乙方因此遭受的损失，包括但不限于设备折旧费、已投入的人力成本、市场机会损失等，违约金总额不超过合同总价款的20%。

6.1.2未提供必要的部署条件或配合乙方工作：导致项目延期，每延误一日，甲方应向乙方支付合同总价款千分之一的违约金，但最高不超过合同总价款的5%。若因甲方原因导致项目最终无法完成，甲方应承担全部项目费用及乙方损失。

6.1.3侵犯知识产权：若因甲方提供的资料或其使用系统过程中产生的内容侵犯第三方知识产权，导致乙方被诉或承担赔偿责任，甲方应承担全部法律责任及经济赔偿，并赔偿乙方因此付出的律师费、诉讼费等全部费用。

6.2乙方违约责任：

6.2.1未按约定交付合格系统：若因乙方原因导致系统设备存在严重质量问题、功能不符合约定或无法满足基本会议需求，在甲方提出后合理期限内未能修复或更换的，甲方有权要求乙方降低价格、修理、更换或退货。乙方应承担因此给甲方造成的直接损失。若乙方拒绝履行或拖延履行，甲方有权解除协议，乙方应退还甲方已支付的全部款项，并支付合同总价款30%的违约金。

6.2.2系统稳定性及服务不到位：在系统维护服务期内，若因乙方技术原因导致系统非计划性停机累计超过30分钟（同一故障连续或间隔不超过24小时计为一次），乙方应向甲方支付当次停机金额（按每分钟系统设备对应价格的千分之一计算）的违约金。若因乙方维护响应不及时或处理不力，导致甲方会议无法正常进行并产生直接经济损失的，乙方应承担相应的赔偿责任，但赔偿上限不超过当次事件直接损失金额的120%。若一年内因乙方原因导致系统累计停机超过120分钟，甲方有权解除服务合同，乙方需退还剩余服务期费用，并支付相当于剩余服务期费用50%的违约金。

6.2.3侵犯知识产权：若乙方提供的系统软件侵犯第三方知识产权，导致甲方被诉或承担赔偿责任，乙方应承担全部法律责任及经济赔偿，并赔偿甲方因此付出的律师费、诉讼费等全部费用。甲方有权要求乙方退还全部款项并解除协议，乙方并承担合同总价款50%的违约金。

6.3不可抗力导致的违约：若因不可抗力导致任何一方无法履行协议部分或全部义务，该方应立即通知对方，并在合理期限内提供证明文件。双方应根据不可抗力影响程度，协商决定延期履行、部分履行或解除协议。因不可抗力造成的损失，双方互不承担责任，但应采取措施减少损失。

6.4赔偿责任：任何一方违约给对方造成损失的，应赔偿对方的直接损失，包括但不限于实际支出、预期利益损失等，但赔偿总额不超过违约方订立合同时预见到的损失范围。赔偿方式可包括但不限于支付违约金、赔偿金、返还款项等，具体以协议约定为准。若违约金不足以弥补实际损失的，违约方还应补足差额。

第七条不可抗力

7.1定义：不可抗力是指双方在签订本协议时不能预见、对其发生和后果不能避免并不能克服的事件，包括但不限于地震、台风、洪水、火灾、战争、动乱、政府行为（如法律变更、行政命令）、流行病疫情、网络攻击、电力或网络中断等无法预见或无法避免的客观情况。

7.2通知义务：任何一方因不可抗力事件可能无法履行或无法完全履行本协议义务时，应在事件发生后7个工作日内以书面形式通知对方，说明事件情况、可能的影响以及预计持续时间。通知应包含必要的证据支持。

7.3协商处理：收到不可抗力通知后，双方应友好协商，根据事件对协议履行的影响程度，决定是否延期履行、部分履行或解除受影响部分的协议义务。

7.4责任免除：因不可抗力导致协议无法履行或延迟履行，受影响方不承担违约责任。双方应各自承担因不可抗力事件直接造成的财产损失，但双方均需采取合理措施防止损失扩大，因未采取合理措施导致损失扩大的部分，仍需承担责任。

7.5协议终止：若不可抗力事件持续超过60日，双方仍无法履行协议主要义务的，任何一方均有权单方面以书面形式通知对方解除本协议。解除协议后，双方应各自返还已收到的对价，并互不承担违约责任，但已产生的合理费用（如设备维护费、保险费）应由责任方承担或按实际发生分摊。

7.6不可抗力证明：本协议所称不可抗力事件，应以政府相关部门的证明文件或具有法律效力的第三方证明材料为准。若事件发生在境外的，应以当地有管辖权的官方证明为准。

第八条争议解决

8.1争议类型：本协议履行过程中发生的任何争议，包括但不限于协议的效力、解释、履行、违约及解除等，均应首先通过友好协商解决。双方应指定专门联系人负责处理相关争议，积极寻求双方都能接受的解决方案。

8.2协商不成：若协商在协议生效后30日内未能解决争议，或任何一方在协商过程中明确表示拒绝继续协商的，争议应提交至有管辖权的人民法院诉讼解决。

8.3诉讼管辖：除双方另有书面约定外，所有因本协议引起的或与本协议有关的争议，均应提交由甲方所在地有管辖权的人民法院专属管辖。任何一方在提起诉讼前，应给予另一方合理的书面通知及协商机会。

8.4法律适用：解决争议所依据的法律为中华人民共和国法律，包括其后的修订和解释。对于协议中涉及的具体技术标准或行业规范的适用争议，以国家或行业主管部门的最终认定为准。

8.5争议解决期间的协作：在争议解决期间，除争议事项外，双方应继续履行本协议中不与争议事项直接相关的其他条款，包括设备维护、系统升级等必要服务，以减少争议对正常业务的影响。任何一方不得因争议的存在而擅自停止履行这些义务，除非法院或仲裁机构另有裁定。

第九条其他条款

9.1通知方式：双方之间的所有通知、请求、要求或其他通信均应以书面形式（包括但不限于信函、传真、电子邮件）发送至本协议首部列明的地址或联系方式。任何一方变更联系方式，应至少提前10日以书面形式通知对方。以电子邮件方式发送的，发出时视为送达；以快递或挂号信方式发送的，寄出后5日视为送达。

9.2协议变更：对本协议的任何修改或补充，均须经双方授权代表签署书面文件后方能生效。任何口头约定或非书面形式的变更均无效。变更内容应作为本协议不可分割的一部分。

9.3分割性：若本协议任何条款被认定为无效、非法或不可执行，不影响其他条款的效力。双方应协商替换为内容最接近且合法有效的条款，以取代原无效条款。

9.4完整协议：本协议及其附件构成双方就本协议标的事项达成的完整协议，取代双方此前就此达成的所有口头或书面协议、谅解或安排。

9.5可分割性：本协议任何一方未能完全履行其在本协议项下的某项义务，不影响其履行其他义务的权利。若某项义务因法律原因无法履行，双方应协商替换为可行的义务。

9.6保密条款：除本协议另有约定或法律规定外，双方应对从对方获取的保密信息承担严格的保密义务，不得向任何第三方披露，但可向代表其处理的雇员、顾问披露，并确保该等人员遵守保密义务。本保密义务不因本协议的终止而失效。

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