高校档案管理规范与执行指南

高校档案管理规范与执行指南高校档案作为记录办学历史、教学科研成果、管理服务轨迹的核心载体，既是传承校园文化的“记忆库”，也是支撑决策、服务师生、对接社会的“信息枢纽”。随着高等教育改革深化与数字化转型加速，档案管理的规范性、高效性直接影响高校治理能力与文化传承质量。本文立足专业严谨性与实践指导性，从制度构建、分类整理、数字化转型、安全保密及执行监督等维度，系统梳理高校档案管理的规范路径与执行要点，为高校档案工作者提供可落地的操作指南。一、档案管理的基本原则高校档案管理需锚定“真实、完整、安全、服务”四大原则，确保档案价值的有效发挥：（一）真实性原则档案需客观反映高校各项活动的原始面貌，杜绝编造、篡改。例如，教学档案中课程大纲、考试试卷的归档，需与实际教学过程一致；科研档案中实验数据、成果报告需经项目负责人审核，确保“来源可靠、内容准确”。（二）完整性原则档案需涵盖全领域、全周期的办学活动：从党群工作（党委会记录、党建材料）、行政管理（规章制度、会议纪要），到教学（人才培养方案、学籍档案）、科研（项目申报、结题报告）、基建（工程图纸、验收文件）、设备（采购合同、运维记录）等，避免重要活动“留痕缺失”。（三）安全性原则包含实体安全与信息安全：实体档案需防范物理损毁（如火灾、霉变、虫蛀），档案库房应配备消防系统、温湿度调控设备、防磁柜；数字档案需防范黑客攻击、数据泄露，通过加密存储、权限分级、异地备份保障安全。（四）服务性原则档案管理的终极目标是“用起来”。需简化利用流程（如线上查档系统、预约服务），明确开放范围（非涉密档案依规开放），服务师生（学历证明补办、科研成果追溯）与社会（校史研究、教育评估）。二、制度体系的构建与完善规范的档案管理依赖闭环式制度体系，需覆盖“归档—保管—利用—鉴定销毁”全流程：（一）归档制度：明确“谁来归、归什么、何时归”归档责任：按“部门负责制”划分，如教务处负责教学档案，科研处负责科研项目档案，各院系负责本院系教学、科研、管理档案，档案馆统筹指导。归档范围：参照《高等学校档案管理办法》，细化各门类档案的归档清单（如教学档案需含课程建设、考试管理、学籍变动等材料）。归档时间：区分“定期归档”（如年度行政档案次年3月前归档）与“专项归档”（如基建项目竣工后6个月内归档），避免“积压归档”。（二）保管制度：从“库房管理”到“全生命周期防护”库房环境：温度控制在14-24℃，湿度45%-60%，安装防尘、防光、防虫设施（如防虫药、空气净化机）。实体保管：档案装具（档案盒、卷皮）需符合国家标准，重要档案（如历史学籍、涉密文件）单独存放，定期检查（每季度抽查10%档案，检查霉变、虫蛀情况）。（三）利用制度：平衡“便捷性”与“安全性”利用流程：校内师生凭有效证件查阅，校外人员需持单位介绍信并经审批；涉密档案需签订保密协议，限定查阅场所。数字化利用：搭建“档案管理系统”，提供线上检索（支持关键词、时间、类别检索）、在线预览（非涉密文件）、预约借阅服务。（四）鉴定销毁制度：动态优化档案资源定期鉴定：每5-10年组织专家（档案员、业务部门代表）对到期档案鉴定，区分“永久保存”“定期保存”“销毁”。销毁程序：销毁档案需编制清册，经分管校领导审批，两人以上监销，留存销毁记录（含时间、地点、监销人签字）。三、分类与整理的规范操作科学的分类与整理是档案“有序管理”的核心，需结合高校业务特点设计逻辑：（一）分类体系：按“职能+内容”分层参考《高等学校档案实体分类法》，高校档案通常分为9大类（可根据学校特色调整）：1.党群类（D）：党委、团委、工会等组织的文件；2.行政类（X）：学校行政办公、人事管理、财务管理等文件；3.教学类（J）：教学计划、课程建设、学籍管理、招生就业等；4.科研类（K）：科研项目申报、研究过程、成果转化等；5.基建类（Jj）：校园建设、修缮工程的图纸、合同、验收文件；6.设备类（S）：教学科研设备的采购、运维、报废档案；7.出版类（Cb）：校报、学报、学术著作的出版档案；8.外事类（Ws）：国际交流、合作办学、留学生管理等；9.财会类（C）：会计凭证、账簿、报表（按《会计档案管理办法》管理）。（二）整理方法：“件”为核心，规范编目件整理法：以“每份文件”为一件（如一份通知、一份合同），装订后编号（档号）、编目。档号编制：建议采用“年度-分类号-件号”（如2023-J-001，代表2023年教学类第1件），便于检索与统计。目录编制：每份档案需填写“归档文件目录”，包含档号、文号、标题、日期、页数、责任者等，支持手工与系统检索。四、数字化转型的实践路径数字化是破解“实体档案利用难、保管风险高”的关键，需分阶段推进：（一）数字化前处理：“筛选+修复+著录”鉴定筛选：优先数字化“高频利用、易损毁”档案（如历史学籍、珍贵校史资料），剔除重复、无价值文件。修复保护：对破损档案（如霉变纸张、褪色字迹）进行修复（如托裱、字迹加固），确保扫描质量。元数据著录：为每份档案标注“标题、作者、日期、关键词、分类号”等元数据，提升检索精准度。（二）数字化加工：“标准+质量控制”扫描参数：A4幅面档案分辨率≥300dpi，彩色模式（含字迹、印章），格式为PDF或TIFF（长期保存）；大幅面档案（如工程图纸）采用大幅面扫描仪，分辨率≥200dpi。质量检查：每批次扫描后，随机抽查10%档案，检查清晰度、完整性、元数据准确性，不合格者重新扫描。（三）数字档案管理：“系统+备份”管理系统：选用成熟的档案管理软件（如超星档案、金蝶档案系统），支持“检索、借阅、统计、权限管理”，与学校OA系统、教务系统对接，实现“产生即归档”。数据备份：采用“本地+异地+云备份”，本地备份每日更新，异地备份每月一次（存储于不同校区或城市），云备份选用合规云服务商（如阿里云、华为云）。五、安全与保密的刚性管理档案安全是“底线要求”，需构建“实体+信息+保密”三维防护网：（一）实体安全：从“库房”到“流转”的全链条防护库房安防：安装门禁系统（仅限档案员、审批人员进入）、监控摄像头（24小时录像）、烟感报警器、消防喷淋（水基型灭火器，避免损坏档案）。流转安全：档案借阅、移交需办理登记（含借阅人、时间、用途、归还日期），重要档案（如涉密文件）需双人护送，避免中途遗失。（二）信息安全：数字化档案的“防泄露+防篡改”加密存储：数字档案采用“对称加密”（如AES算法）存储，密钥由专人保管，定期更换。权限管理：设置“管理员（全权限）、部门档案员（本部门档案权限）、普通用户（查阅权限）”三级权限，操作留痕（记录登录时间、操作内容）。技术防护：服务器部署防火墙、入侵检测系统（IDS），定期进行漏洞扫描（每季度一次），防止黑客攻击。（三）保密管理：涉密档案的“全生命周期管控”定密管理：按《保密法》对档案定密（绝密、机密、秘密），涉密档案单独编号、存放，严禁数字化（确需数字化的，需经保密部门审批，在涉密环境下加工）。利用审批：涉密档案查阅需经校保密委员会审批，限定“知悉范围”，严禁复制、传播。六、执行监督与优化机制规范落地需“组织保障+人员能力+考核优化”三位一体：（一）组织保障：明确“谁来管、怎么管”成立“档案管理委员会”：由校领导牵头，档案馆、教务处、科研处、财务处等部门负责人组成，统筹制度制定、资源调配。部门协同：各部门设“兼职档案员”（需经档案馆培训），负责本部门档案的收集、整理、移交，档案馆提供“上门指导、定期培训”。（二）人员培训：提升“专业素养+技术能力”定期培训：每学年组织档案员培训，内容涵盖《档案法》《高等学校档案管理办法》、数字化技术、保密知识，邀请专家（如档案局研究员、软件服务商）授课。技能考核：培训后组织实操考核（如档案分类、数字化加工、系统操作），考核结果与部门绩效考核挂钩。（三）考核评估：以“指标”促“规范”考核指标：设置“归档率（≥95%）、完整率（≥98%）、利用效率（平均响应时间≤1个工作日）、安全事故率（0）”等量化指标，每学期考核。整改优化：对考核不达标的部门，档案馆出具整改通知书，限期整改（如归档率低的部门，需分析原因，调整归档流程）。（四）持续优化：紧跟“政策+技术+需求”政策适配：关注《档案法》修订、教育领域档案新规，及时调整管理制度（如2021年新《档案法》强化开放利用，需优化档案开放清单）。技术创新：探索“区块链存证”（用于科研成果档案，防止篡改）、“AI辅助著录”（自动识别档案内容，生成元数据），提升管理效率。需求响应：根据师生反馈（如查档流程繁琐）、学校发展（如新增“双一流”建设档案），动态优化流程（如上线“掌上查档”小程序）。结语高校档案管理是“历史