建筑企业施工合同管理办法

建筑企业施工合同管理办法一、总则为规范建筑企业施工合同管理，防范法律与经营风险，提升项目履约能力，结合行业实践与企业管理需求，制定本办法。本办法适用于企业承接的各类建筑工程施工合同（含专业分包、劳务分包合同）的全周期管理，涵盖合同订立、履行、变更、终止及档案管理等环节。合同管理遵循合法合规、权责清晰、风险防控、动态管控原则，坚持“事前防范、事中控制、事后补救”的管理思路，确保合同履约与企业利益最大化。二、合同订立管理（一）订立前调研与评审1.项目调研：承接项目前，由市场部、法务部联合开展调研，重点核查项目合法性（规划、施工许可等手续）、业主资信（资金实力、履约记录）、项目风险（地质条件、政策变动等），形成《项目风险评估报告》。2.资质与文本审查：合同承办部门需确认自身及合作方（分包商、供应商）资质符合要求，优先采用住建部或行业协会推荐的示范文本；非示范文本需经法务部审核，重点排查“阴阳合同”“霸王条款”等风险点。3.合同评审：建立“部门联审”机制，由承办部门初审后，提交法务（合规性）、财务（付款条件、税务条款）、技术（施工方案匹配性）、商务（造价与结算）等部门会签，最终报分管领导审批。评审意见需书面记录，作为合同修订依据。（二）合同签订与备案1.合同签订需由法定代表人或授权委托人签署，严禁越权代理。授权委托书需明确权限、期限，由法务部备案。2.合同签订后，7个工作日内完成内部备案（提交至合同管理部），涉及备案的工程合同（如住建部门要求）需同步办理行政备案，确保合同效力及权益保障。三、合同履行管理（一）履约交底与责任分解合同生效后10个工作日内，由合同承办部门组织履约交底，向项目部、财务部、物资部等相关部门明确合同条款（工期、质量、付款、违约条款等），形成《履约责任分解表》，明确各部门履约职责与考核指标。（二）进度款与结算管理1.进度款申请需结合工程形象进度，由项目部提交《进度款报审表》，附工程量签证、质量验收证明等资料，经商务部门审核后报业主，避免超付或拖欠。2.竣工结算需在工程完工后30日内启动，商务部门牵头整理结算资料（变更签证、隐蔽工程记录等），法务部全程参与，确保结算依据合法合规；对争议条款，优先通过协商解决，必要时启动造价鉴定或仲裁/诉讼程序。（三）质量与安全管控项目部需严格按照合同约定的质量标准、施工规范组织施工，留存质量验收记录、检测报告等资料；安全管理需符合合同及法规要求，避免因安全事故导致合同违约（如工期延误、赔偿责任）。（四）签证与函件管理1.工程变更、现场签证需在事件发生后7日内办理，由项目部填报《签证单》，附图纸、影像等佐证资料，经业主、监理签字确认；逾期签证可能导致权益丧失，需提前预警。2.往来函件（索赔通知、工期顺延申请等）需采用书面形式，明确事由、依据、诉求，由法务部审核后发出，同时留存邮寄凭证、签收记录等证据。四、合同变更与索赔管理（一）变更管理合同内容变更（如工期调整、造价增减）需签订书面补充协议，严禁口头约定。补充协议需履行原合同评审流程，明确变更范围、责任划分、价款调整方式，避免歧义。（二）索赔管理1.索赔触发条件：因业主原因（如图纸延误、付款逾期、指定分包违约）导致损失的，项目部需在索赔事件发生后28日内提出索赔意向，法务部指导证据收集（合同、函件、影像、第三方证明等）。2.索赔程序：索赔报告需经商务、技术、法务联合审核，明确索赔金额、工期顺延天数及依据；协商不成时，可依据合同约定启动仲裁或诉讼，必要时委托专业律师代理。五、合同档案管理（一）归档范围合同档案包括：合同文本（含补充协议）、评审记录、授权委托书、往来函件、签证资料、结算文件、争议处理文书等，需按项目、合同类型分类归档。（二）保管与借阅1.合同档案由合同管理部专人保管，电子档案需加密备份，纸质档案存放于防火、防潮场所。2.内部借阅需填写《档案借阅单》，经部门负责人审批；外部调阅（如审计、诉讼）需法务部审核，严禁擅自提供核心资料。六、监督与考核（一）履约检查合同管理部每季度开展履约检查，重点核查进度、质量、付款、签证等环节的合规性，形成《履约检查报告》，对发现的问题下达整改通知书，限期整改。（二）考核与奖惩将合同履约情况纳入部门及个人绩效考核，对履约优秀的团队（如无重大违约、索赔成功）给予奖金或评优；对因管理失误导