企业资产采购申请与审批表单

一、适用场景与发起时机本表单适用于企业内部各类资产采购需求的管理与规范，具体包括但不限于：固定资产购置：如办公设备（电脑、打印机）、生产设备、运输工具等；办公耗材采购：如文具、纸张、清洁用品等常规消耗性物资；IT资产更新：服务器、软件系统授权、网络设备等；其他资产需求：如办公家具、安防设备等非生产类资产。当部门因业务拓展、设备更新或日常运营需要新增、替换资产时，需通过本表单发起申请，保证采购流程合规、资源合理配置。二、全流程操作指引第一步：需求发起与表单填写申请人确认：由资产实际使用部门指定申请人（需为部门正式员工），明确采购资产的必要性及规格参数。填写表单信息：登录企业OA系统或采购管理模块，选择“资产采购申请”表单，依次填写以下内容：基础信息：申请部门、申请人、联系方式、申请日期；资产详情：资产名称（需具体，如“联想ThinkPadX1Carbon笔记本”而非“笔记本”）、规格型号、数量、单位、预估单价、预算金额（需符合部门年度预算）；采购说明：资产用途（如“用于市场部客户数据分析”）、采购理由（如“现有设备老化无法满足新项目需求”）、期望到货日期；附件：需提供至少1份报价单（需加盖供应商公章或电子签章）、资产技术参数说明（如为设备），特殊资产（如进口设备）需提供合规性证明文件。提交表单：填写完成后检查信息完整性，确认无误后提交至部门负责人审批。第二步：部门负责人初审审核重点：部门负责人需从“必要性”和“合理性”两方面审核：采购需求是否符合部门年度工作计划；资产规格、数量是否匹配实际工作需求，是否存在过度配置；预算金额是否在部门可控范围内。审批动作：审核通过：在“部门审批意见”栏签字（电子签章或手写扫描件），提交至财务部门；审核不通过：注明驳回理由（如“预算超支，建议调整数量”），退回申请人修改后重新提交。第三步：财务部门复核审核重点：财务部门聚焦“预算合规性”与成本效益：采购预算是否已纳入年度预算计划，若超预算需说明资金来源（如专项申请）；报价单价格是否符合市场行情，有无更优替代方案；大额采购（如金额超过5万元）需提供至少3家供应商比价说明。审批动作：复核通过：在“财务审核意见”栏签字，提交至分管领导；复核不通过：注明问题（如“报价高于市场均价20%，建议重新询价”），退回申请人或部门调整。第四步：分级审批与决策根据采购金额分级审批，保证审批效率与风险控制：小额采购（金额≤2万元）：由分管领导审批，通过后流转至采购部门；中额采购（2万元＜金额≤10万元）：分管领导审核后，提交至总经理审批；大额采购（金额＞10万元）：需经总经理办公会集体审议，形成会议纪要后方可进入下一环节。审批人需在“审批意见”栏明确“同意”“不同意”或“需补充说明”，并签字确认。第五步：采购执行与跟进采购部门实施：审批通过后，采购部门根据表单信息执行采购：小额采购：从合格供应商库中选择合作方，签订采购合同；大额采购：需通过招标或竞争性谈判方式确定供应商，合同需经法务部门审核。进度反馈：采购过程中，若遇供应商延迟交货、规格变更等异常情况，需及时通知申请人及审批人，协商解决方案。第六步：资产入库与登记验收确认：资产到货后，申请人联合行政/资产管理部门共同验收：核对资产名称、规格、数量、功能是否与申请一致；设备类资产需通电测试，出具《资产验收单》。信息登记：验收通过后，行政/资产管理部门将信息录入企业资产管理系统，唯一资产编码，粘贴资产标签，完成入库登记。三、表单模板与填写规范企业资产采购申请与审批表申请编号（系统自动，格式：CG-年份-部门简称-序号，如CG-2024-SC-001）申请日期年月日申请部门申请人联系方式资产名称规格型号数量单位预估单价预算金额（大写：）元整（小写：¥）期望到货日期年月日资产用途（详细说明使用场景及部门，如“财务部用于月度财务报表核算”）采购理由（说明采购必要性，如“现有打印机故障率超30%，影响工作效率”）附件清单□报价单□技术参数说明□比价表□其他：部门审批意见负责人签字：日期：年月日财务审核意见负责人签字：日期：年月日分管领导审批签字：日期：年月日总经理审批签字：日期：年月日采购执行记录供应商名称：合同编号：到货日期：年月日资产验收意见验收人签字：日期：年月日四、使用规范与常见问题填写规范信息真实准确：资产名称、规格、数量等信息需与实际需求一致，严禁虚报、瞒报；附件齐全有效：报价单需包含供应商联系方式、报价有效期及盖章，技术参数需明确核心指标（如电脑的CPU型号、内存容量）；预算合理匹配：预算金额不得显著低于市场均价（差异超10%需说明原因），避免后续执行困难。常见问题处理审批驳回：若因信息不全被驳回，申请人需根据审批意见补充材料后重新提交，严禁擅自修改审批流程；预算调整：若采购过程中因市场波动导致预算超支，需提交《预算调整申请》，经财务部门及原审批人重新审批；资产变更：到货后需变更规格或数量的，需提交《资产变更申请》，说明原因并重新走审批流程。时效要求常规采购建议提前5个工作日提