采购申请与审批流程快速参考手册

采购申请与审批流程快速参考手册引言本手册旨在为企业各部门提供清晰、规范的采购申请与审批流程指引，帮助相关人员快速掌握操作要点，保证采购活动高效、合规进行，同时保障资源合理配置与风险控制。请各部门结合实际业务场景参考使用。一、何时需要发起采购申请采购申请需根据实际业务需求发起，以下为常见触发场景：日常办公需求：如办公用纸、文具、耗材等常规物资消耗至最低库存需补充时；固定资产添置：如新增电脑、打印机、办公家具等价值较高、使用周期长的资产时；项目专项采购：如承接新项目需采购专用设备、材料或服务时（需附项目立项批复文件）；维修维护需求：如现有设备故障需更换配件或委托第三方维修时；应急采购：如突发情况导致急需某类物资且无法通过常规流程采购时（需注明紧急原因）。二、采购申请全流程操作指南采购申请与审批流程分为“发起申请→部门审核→采购复核→财务确认→领导审批→执行反馈”六个阶段，各环节操作要点阶段1：发起申请（申请人：需求部门经办人）操作步骤：明确需求：确认所需采购物品/服务的名称、规格型号、数量、用途、预估单价及总价，保证描述清晰、无歧义（如“A4复印纸”需注明“70g白色，500张/包”）。填写申请单：通过企业OA系统或指定表单填写《采购申请单》，填写内容包括：基本信息：申请部门、申请人、联系方式、申请日期；采购明细：物品/服务名称、规格型号、单位、数量、预估单价、预估总价、需求到货时间；采购说明：简述采购原因（如“月度库存补充”“新项目启动设备配置”）及特殊要求（如“需3年质保”“安装调试服务”）。附件：根据需求相关证明材料，如：固定资产采购：资产评估报告或技术参数需求表；项目采购：项目立项批复文件、预算明细表；大额采购：至少3家供应商的报价单（若紧急采购可后续补）。提交申请：确认信息无误后，在系统中提交申请至部门负责人审批。阶段2：部门审核（审批人：需求部门负责人）操作步骤：审核内容：采购需求的合理性：是否符合部门工作计划，是否存在重复采购或过度申领；规格数量的准确性：是否与实际工作需求匹配，避免浪费；预算匹配度：是否在部门年度/月度预算范围内（超预算需提前说明资金来源）。审核结果：通过：在系统中“同意”，流转至采购部门；驳回：注明驳回原因（如“需求描述不清晰”“预算不足”），退回申请人修改后重新提交。阶段3：采购复核（审核人：采购部门专员）操作步骤：审核内容：资质合规性：采购物品/服务是否属于企业集中采购目录，是否需要公开招标或比价；需求明确性：规格型号、技术参数是否完整，是否存在无法采购的模糊描述；流程规范性：附件是否齐全（如报价单、立项文件），紧急采购是否说明合理原因。处理方式：符合要求：确认采购方式（如公开招标、询价、直接采购），流转至财务部门；需补充材料：通过OA系统通知申请人补充附件（如“请补充3家供应商报价单”）；不符合规定：说明原因（如“该物品需纳入年度集中采购，暂无法单独申请”），退回需求部门。阶段4：财务确认（审核人：财务部门专员）操作步骤：审核内容：预算控制：采购总金额是否在部门可用预算内，跨部门采购是否分摊预算；资金来源：预算外采购是否提供专项资金批复（如总经理特批文件）；成本合理性：预估单价是否与历史采购价或市场均价匹配（差异超20%需说明原因）。审核结果：预算合规：确认资金到位，流转至对应层级领导审批；预算不足：通知需求部门调整采购数量或规格，或申请追加预算。阶段5：领导审批（审批人：按金额分级审批）根据采购金额划分审批权限，具体标准如下（企业可根据实际调整）：采购金额（人民币）审批人5,000元以下需求部门负责人5,000-50,000元采购分管副总经理50,000-200,000元总经理200,000元以上董事长（或总经理办公会）操作步骤：审批人根据采购事项的重要性、金额大小及合规性进行审批；审批通过后，采购部门启动采购执行；审批驳回的，由采购部门通知需求部门并说明原因。阶段6：执行反馈（执行人：采购部门、供应商）操作步骤：采购执行：采购部门根据审批结果选择供应商（招标/询价结果确定后），签订采购合同，跟踪订单进度，保证按时到货/提供服务。到货验收：需求部门收到物品/服务后，组织验收（至少2人参与），确认数量、规格、质量是否符合要求，填写《验收单》并签字确认。结果反馈：采购部门将验收单、合同、发票等材料提交财务部门办理付款；通过OA系统将采购结果（供应商、到货时间、验收情况）同步给申请人和审批人。三、采购申请单模板示例采购申请单基本信息内容申请部门申请人（经办人姓名）联系方式（部门固定电话）申请日期年月日采购明细物品/服务名称规格型号/技术参数单位（如：台/套/批）数量预估单价（元）预估总价（元）需求到货时间年月日采购说明采购原因（如：月度补充、项目新增等）特殊要求（如：质保期、安装服务等）附件清单（如：报价单、立项文件等）审批流程签字/日期需求部门负责人审批采购部门复核意见财务部门确认意见分管领导审批（如需）总经理审批（如需）备注四、关键注意事项与常见问题（一）关键注意事项提前规划：常规采购建议提前3-5个工作日提交申请，避免因审批流程延误影响工作；预算控制：采购前需确认部门预算余额，超预算采购需提前15个工作日申请资金审批；描述规范：采购物品名称、规格等需使用标准术语，避免使用“大概”“类似”等模糊表述；紧急采购：因突发情况需紧急采购（如设备故障影响生产），需在申请单中注明“紧急采购”，由部门负责人和分管领导双签后优先审批，事后3个工作日内补齐相关材料；留存凭证：采购过程中需保存合同、验收单、发票等凭证，保存期限不少于3年。（二）常见问题解答Q1：采购申请提交后发觉信息填写错误，如何处理？A1：若申请尚未进入下一审批环节，可自行撤回修改后重新提交；若已进入审批环节，需联系当前审批人驳回，修改后重新发起。Q2：多个部门共同采购的物品，如何申请？A2：由主需求部门发起申请，在“申请部门”栏填写“部门、部门联合申请”，预估总价需明确各部门分摊金额，并由各部门负责人依次审批。Q3：供应商选择有哪些要求？A3：优先选择企业合格供应商名录内的供应商；名录内无法满足需求的，需通过询价比价（至少3