合同签订及履行的标准化管理模板

一、适用场景与价值定位本标准化管理模板适用于各类企业内部合同全生命周期管理场景，涵盖采购、销售、合作、服务等各类经济合同的签订与履行过程。通过统一流程规范、明确责任分工、强化风险控制，帮助企业实现合同管理的标准化、规范化，降低法律风险与履约成本，提升跨部门协作效率，保障企业经济活动的安全性与合规性。尤其适用于需多部门协同（如业务、法务、财务、采购）的合同管理场景，以及合同数量较多、金额较大、履约周期较长的大型项目合同管理。二、标准化操作流程详解（一）合同需求发起与起草需求提出：业务部门根据业务需求（如采购物料、提供服务、合作开发等），填写《合同需求申请表》（见模板表格1），明确合同对方主体信息、合作内容、核心条款（如标的、数量、价款、履行期限等）、预期目标及风险点，提交至部门负责人审批。合同起草：需求审批通过后，由业务部门牵头，法务部门（或指定法务专员）提供支持，依据《合同管理办法》及企业标准合同模板起草合同文本。合同内容需包含：当事人基本信息、合同标的、数量与质量标准、价款或报酬、履行期限/地点/方式、违约责任、争议解决方式、生效条件等核心要素，保证条款明确、无歧义，符合法律法规及企业内部制度要求。（二）内部审核与审批部门审核：合同草案首先由业务部门负责人审核，重点核对合作内容与业务需求的一致性、条款的可行性及资源匹配情况。法务审核：业务部门审核通过后，提交法务部门（或法务专员）进行合规性审核。法务需重点审查：合同主体资格（对方营业执照、资质证明等）、条款合法性（是否符合《民法典》等行业法律法规）、权利义务对等性、违约责任的明确性、知识产权归属、争议解决方式等，并出具《合同审核意见表》（见模板表格2）。财务审核：法务审核通过后，提交财务部门审核，重点关注价款支付方式、税务处理、发票开具要求、财务风险控制点（如预付款比例、质保金条款等）及企业资金预算情况。最终审批：根据合同金额及重要性分级审批（如：5万元以下由业务负责人+法务+财务联合审批；5万-50万元由分管副总审批；50万元以上由总经理审批）。审批完成后，形成最终版合同文本，进入签订环节。（三）合同签订与生效文本确认：业务部门将最终审批版合同文本发送至合同对方，双方就条款达成一致，保证文本内容无修改（若需修改，需重新履行内部审核流程）。签字盖章：企业方：由授权代表（如法定代表人或其授权委托人，需附《授权委托书》）签字，并加盖企业合同专用章或公章（严禁以部门章、财务章代替）；对方方：核对对方签字人身份（需提供授权委托书及证件号码明）及盖章真实性（保证与合同主体名称一致），留存对方营业执照复印件、授权委托书等材料。合同生效：合同自双方签字盖章之日起生效（或约定具体生效条件，如审批通过、履约保证金到账等）。签订完成后，业务部门将合同原件扫描存档，并将原件移交至档案管理部门。（四）履行跟踪与监控履行计划制定：合同生效后，业务部门作为履行责任部门，制定《合同履行计划表》（见模板表格3），明确各阶段履约节点、交付标准、责任人及完成时限，同步抄送法务、财务部门。过程跟踪：责任部门按计划跟踪合同履行情况，重点监控：对方履约进度（如供货及时性、服务达标情况）、款项支付节点、质量验收结果等。对履行过程中出现的问题（如延迟交付、质量瑕疵），需及时沟通并留存书面记录（如邮件、函件、会议纪要）。风险预警：若发觉对方可能存在违约风险（如经营异常、履约能力下降），责任部门需立即启动预警机制，向法务部门及分管领导汇报，共同制定应对方案（如催告、暂停履行、解除合同等）。（五）变更与解除管理合同变更：因业务需要或客观情况变化需变更合同时由双方协商一致并签订《合同变更协议》（需注明原合同编号及变更内容），履行与原合同同等的内部审核审批流程，变更协议作为原合同的补充文件，具有同等法律效力。合同解除：协商解除：双方达成一致后签订《合同解除协议》，明确解除时间、已履行部分的处理、违约责任承担等；单方解除：一方违约导致合同目的无法实现，守约方可依据合同约定或法律规定发送《解除合同通知书》，通知到达对方时合同解除（需留存通知送达证据，如快递签收记录、邮件回执等）。（六）归档与复盘档案归档：合同履行完毕或解除后，业务部门将合同文本、审批文件、履行记录（如验收单、付款凭证、沟通函件等）、变更/解除协议等全套资料整理成册，移交至档案管理部门，按照《档案管理办法》进行分类、编号、保存（保存期限一般不少于合同履行终止后10年）。复盘总结：每季度/年度，法务部门牵头组织业务、财务等部门对合同管理情况进行复盘，分析履约中的风险点、争议案例及流程优化建议，更新《合同标准模板库》及管理流程，持续提升合同管理水平。三、核心管理工具表格表1：合同需求申请表申请部门申请人申请日期合同对方名称对方联系方式（非隐私）合作内容简述核心条款需求标的：数量：价款：履行期限：预期目标与风险部门负责人审批签字：日期：法务初审意见签字：日期：财务初审意见签字：日期：最终审批意见签字：日期：表2：合同审核意见表合同名称合同编号审核日期审核部门法务/财务审核人审核要点问题描述修改建议合同主体资格核心条款合法性权利义务对等性风险控制点其他意见审核结论□同意□修改后同意□不同意签字：表3：合同履行计划表合同编号合同名称履行部门责任人履约阶段节点名称计划完成时间实际完成时间第一阶段如：预付款支付第二阶段如：货物交付第三阶段如：验收合格第四阶段如：质保金支付异常情况记录四、关键风险控制要点主体资格审核：签订前务必核实对方营业执照、资质证书（如行业许可证、授权代理书等）原件，保证对方具备履约能力，避免与“皮包公司”或无资质主体签约。条款严谨性：避免使用“大概”“左右”“尽快”等模糊表述，价款、数量、履行期限等需明确具体；违约责任应与义务对等，避免“霸王条款”。审批流程刚性：严禁“先签后批”或简化审批流程，涉及重大金额或重要条款的合同，必须经多部门联合审核及高层审批。履行证据留存：合同履行过程中的沟通记录、交付凭证、验收文件、付款凭证等需书面化并妥善保存，保证在发生争议时可提供