会议室及设备使用管理标准化流程

会议室及设备使用管理标准化流程一、适用范围与典型场景本流程适用于企业内部各类会议室（含小型洽谈室、大型多功能会议室）及配套设备（投影仪、视频会议系统、音响、麦克风、白板、电子屏等）的规范化管理，覆盖以下典型场景：日常工作会议：部门例会、项目推进会、跨部门协调会等；重要会议：客户接待会、外部评审会、年度总结会等；临时性会议：突发事务沟通会、紧急任务部署会等；设备专项使用：仅使用白板进行方案研讨、仅调用视频会议系统进行远程对接等。二、标准化操作流程（一）会议预约与审批发起预约申请人通过“内部会议预约系统”或指定行政端口，提前1个工作日提交预约申请（紧急会议可提前2小时）；填写会议基本信息：会议名称、时间（起止时间精确到30分钟）、地点、预计人数、参会人员名单（含外部人员姓名及单位）、会议需求（如是否需要设备支持、茶水服务、横幅制作等）。审核与确认部门内部会议：由部门负责人*审批，确认会议必要性及时间冲突；跨部门/重要会议：需提前2个工作日提交至行政部*，由行政部统筹协调场地及设备资源，审批后反馈申请人；审核通过后，系统《会议室使用确认单》，申请人凭确认单使用会议室；若审核不通过（如场地冲突、设备占用），需调整会议时间或需求后重新提交。（二）会前准备与检查场地与设备准备行政专员*根据预约信息，提前30分钟开启会议室，检查以下内容：场地环境：桌椅摆放是否整齐、空调/通风设备是否正常、照明亮度适宜；设备状态：投影仪/电子屏电源及信号线连接正常、麦克风电池电量充足、白板笔/板擦配备齐全、视频会议系统网络通畅；物料准备：根据需求摆放会议资料、茶水、纸笔等（如需特殊物料，申请人需提前1个工作日告知）。申请人确认申请人或指定参会人员提前10分钟到达会议室，与行政专员*共同检查设备及场地，确认无误后签字验收；如有问题，立即反馈行政部处理（如设备故障，启用备用设备或协调更换场地）。（三）会议期间设备使用规范基础操作指引投影仪/电子屏：按下遥控器“电源键”开机，等待30秒后通过“信号源”按钮切换至对应设备（如笔记本电脑HDMI接口）；麦克风：无线麦克风需打开电源开关，音量调至适中（避免过大啸叫），使用后关闭电源；视频会议系统：提前测试摄像头角度、麦克风收音，会议开始后通过系统界面输入会议号加入，结束时“挂断”并退出系统；白板/电子白板：使用白板笔时注意正反面，避免混用颜色；电子白板需提前登录账号，保存书写内容后导出文件。突发情况处理设备使用中如遇黑屏、无声音、信号中断等问题，立即停止操作，联系行政部*（紧急联系方式：内线X），由专业人员排查，参会人员不可擅自拆卸设备。（四）会议结束与场地复原设备复位与清洁申请人或最后离开会议室的人员，负责关闭所有设备电源（投影仪、电子屏、麦克风、空调等），整理桌面杂物，将白板笔擦干净、笔帽盖好，椅子推回原位；如使用茶水，清理桌面水渍，垃圾桶倾空（如有特殊清洁需求，提前告知行政部）。反馈与归档申请人通过系统填写《会议室使用反馈表》，提交会议时长、设备使用情况、遇到的问题及建议；行政部*每日核对会议室使用记录，整理反馈表，定期统计设备故障率及高频需求，优化资源配置。三、配套表单模板（一）会议室预约申请表申请部门申请人联系方式（内线）会议名称会议时间年月日时分至时分会议地点□小型洽谈室□中型会议室□大型多功能会议室预计人数参会人员（含外部人员）会议需求□投影仪□视频会议系统□麦克风□白板□茶水服务□其他：部门负责人审批签字：日期：行政部审核备注（二）会议室设备检查记录表检查日期检查时间检查人会议室名称设备名称检查项目□正常□异常（请注明）处理结果投影仪/电子屏电源、显示、信号麦克风电池、音量、开关视频会议系统网络、摄像头、声音白板/电子白板书写功能、配件齐全其他申请人签字行政专员签字（三）会议室使用反馈表使用日期使用时段会议室名称申请人会议名称使用时长设备使用情况□全部正常□部分使用□未使用遇到的问题（如：投影仪无法连接、麦克风声音小、场地卫生不达标等）改进建议（如：增加设备数量、优化预约流程、加强清洁频次等）提交日期申请人签字行政部处理意见签字：日期：四、关键管理要点（一）预约与使用规范预约成功后，申请人需按时使用，若需取消或变更，至少提前2小时通过系统撤销或修改，避免资源浪费；会议室仅用于与工作相关的会议，禁止占用场地开展私人活动或娱乐；参会人员需遵守会场纪律，保持安静，禁止吸烟、饮食（茶水除外），爱护设备设施，严禁随意搬动、拆卸设备。（二）设备安全管理设备使用前需确认操作权限（如视频会议系统需使用企业统一账号登录），严禁非授权人员操作；投影仪灯泡寿命有限，连续使用不超过4小时，避免频繁开关；电子白板、视频会议系统等精密设备，需定期由专业人员进行维护保养（每季度1次），保证功能稳定。（三）应急与责任划分重要会议前，申请人需与行政部*确认设备及场地准备情况，预留30分钟缓冲时间应对突发问题；因操作不当导致设备损坏的，由申请人所在部门承担维修费用；因设备老化或自然损耗故障的，由行政部负责维修并更新；涉及保密内容的会议，需提前向行政部报备，关闭会议室所有录音、录像设备，会议资料带离会议室时需妥善保管。（四）卫生与维护责任会议室实行“谁使用，谁清洁”原则，使用后需恢复场地原状，行政部每日下班前检查卫生及设备