采购申请与审批流程模板版

采购申请与审批流程模板通用版一、适用范围与常见场景日常运营采购：办公用品、劳保用品、清洁用品等常规物资补充；生产/项目采购：原材料、设备配件、技术支持服务等与业务直接相关的采购需求；服务类采购：咨询服务、维修服务、培训服务、第三方服务等外包服务采购；特殊场景采购：应急采购（如突发故障急需的维修部件）、小额零星采购（单笔金额低于规定限额的采购）等。二、流程操作步骤详解（一）采购需求提出与申请单填写需求发起：申请人根据部门工作需要或项目计划，明确采购物品/服务的名称、规格、数量、质量要求、用途及预算金额，填写《采购申请表》（模板见第三部分）。附件准备：根据采购类型补充必要附件，如：大额采购（单笔超X万元）：需提供至少3家供应商的比价记录、技术参数对比表；设备采购：需提供设备使用说明书（初稿）、安装环境要求说明；服务采购：需提供服务方案、服务范围及验收标准。内部初审：申请人核对申请信息无误后，提交至部门负责人进行初步审核，保证采购需求符合部门工作计划且预算合理。（二）部门负责人审核审核重点：部门负责人需确认采购需求的必要性（是否为必需品，是否存在替代方案）、合理性（数量、规格是否匹配实际需求）及预算匹配度（是否在部门年度预算额度内）。审核结果：通过：在《采购申请表》“部门负责人审核”栏签字确认，流转至财务部门；不通过：注明驳回理由（如“预算超支”“需求冗余”），退回申请人修改后重新提交。（三）财务部门预算与合规审核预算审核：财务人员核对采购金额是否在部门剩余预算内，若超预算，需确认是否已办理预算调整手续（如填写《预算调整申请表》并附说明）。合规审核：检查采购类型是否符合公司采购制度（如是否必须通过招标采购）、付款方式是否符合财务规定（如预付款比例、发票要求）、是否存在重复采购或违规采购行为。审核结果：通过：在“财务审核”栏签字，流转至下一审批层级；不通过：注明理由（如“未履行招标程序”“预算未调整”），退回申请人或部门负责人补充材料。（四）分级审批根据采购金额及重要性划分审批权限，实行分级审批：采购金额（人民币）审批人5,000元以下部门负责人5,000元-50,000元分管副总经理/部门总监50,000元-200,000元总经理200,000元以上总经理办公会/决策委员会审批要点：审批人需重点关注采购的战略匹配度（是否符合公司发展方向）、成本效益比（是否性价比最优）及风险控制（如供应商资质、合同条款风险）。审批通过后，在对应栏位签字；若需调整，注明修改意见（如“建议增加供应商比价”）。（五）审批结果反馈与采购执行结果通知：审批完成后，采购部门（或行政部门，根据公司架构确定）将审批通过的《采购申请表》反馈至申请人，同步启动采购流程。供应商选择：小额采购（5,000元以下）：可从合格供应商库中直接选取1-2家比价后确定；大额采购（5,000元以上）：需通过询价、招标等方式确定供应商，保证过程公开透明。合同签订：采购金额超10,000元或涉及长期服务的，需签订采购合同，明确双方权利义务（如交货时间、质量标准、违约责任等）。（六）采购过程跟进与结果确认进度跟踪：采购部门负责跟进供应商备货、生产、发货进度，保证按时交付。若遇延迟（如不可抗力、供应商产能问题），及时通知申请人并协商解决方案。验收确认：物品/服务送达后，由申请人、使用部门负责人及采购部门共同验收：物品验收：核对数量、规格、质量（如抽样检测）、外观等是否符合要求，填写《采购验收单》；服务验收：对照服务方案检查服务成果（如培训效果、维修质量），由服务使用部门签字确认。问题处理：验收不合格的，需在3个工作日内通知供应商退换货或整改，整改后重新验收，直至合格。（七）资料归档采购完成后，采购部门负责整理以下资料，按月度归档保存（保存期限不少于3年）：《采购申请表》及审批附件；供应商比价记录、合同文本；《采购验收单》、发票复印件；供应商评估表（如交付质量、服务态度评分）。三、采购申请表模板采购申请单基本信息申请单编号申请日期年月日申请人姓名*联系方式（由申请人填写，仅内部使用）申请人所在部门*申请部门负责人签字采购物品/服务信息序号物品/服务名称规格型号12采购总预算人民币（大写）：元（小写）：¥采购事由与用途（需详细说明采购原因、使用场景及必要性，例如：“为保障项目顺利推进，需采购设备1台，用于环节数据处理”）附件清单（请列出所有附件名称，如：“供应商比价表3份”“设备技术参数说明书1份”）审批流程部门负责人审核意见：签字：日期：财务审核意见：签字：日期：分管领导审批意见：签字：日期：总经理审批意见：签字：日期：备注（如特殊要求、紧急采购说明等）四、使用要点与风险提示（一）预算控制原则严格执行“先预算后采购”，无预算或超预算未审批的采购申请一律不予执行；预算执行过程中，若遇市场价格波动导致预算不足，需提前办理预算调整手续，禁止“先采购后补预算”。（二）审批权限管理严禁越权审批或化整为零规避审批（如将20,000元采购拆分为2笔10,000元申请）；审批人对审批结果负责，若因审批疏漏导致采购损失（如供应商资质不符导致质量问题），需承担相应管理责任。（三）附件规范性大额采购比价记录需包含供应商名称、报价、产品核心参数及联系人信息，保证“货比三家”；设备/服务采购需提供明确的技术参数或服务标准，避免因描述模糊导致采购偏差。（四）紧急采购处理突发紧急情况（如生产设备突发故障需立即维修），可启动紧急采购流程：申请人电话请示部门负责人及分管领导同意后，先实施采购，并在2个工作日内补填《采购申请表》及紧急情况说明；紧急采购需在“备注”栏注明“紧急采购”，后续验收及归档流程不得简化。（五）信息准确性要求申请人需保证申请表中的物品名称、规格、数量等信息准确无误，因信息错误导致的采购损失（如错购型号导致无法使用）由申请人所在部门承担；供应商信息需真实有效，严禁虚构供应