档案应急预案流程

档案应急预案流程一、总则（一）目的为了有效应对档案可能面临的各种突发事件，如自然灾害（火灾、水灾、地震等）、人为破坏（盗窃、误操作等）以及其他紧急情况，最大限度地减少档案的损失，确保档案的完整性、安全性和可利用性，特制定本。（二）适用范围本预案适用于各类档案管理机构，包括但不限于企业档案部门、政府机关档案中心、档案馆等所管理的所有纸质档案、电子档案及相关档案存储设备和设施。（三）工作原则1.预防为主：坚持预防与应急相结合，加强日常档案安全管理，做好各项防范工作，降低突发事件发生的可能性。2.快速反应：建立快速响应机制，一旦发生突发事件，能够迅速启动应急预案，采取有效的应对措施，减少损失。3.科学处置：运用科学的方法和技术，对突发事件进行评估和处理，确保档案抢救和恢复工作的科学性和有效性。4.协同合作：加强与相关部门和单位的协作配合，形成工作合力，共同应对档案突发事件。二、组织指挥体系及职责（一）应急指挥中心成立档案应急指挥中心，由档案管理机构的主要负责人担任总指挥，分管领导担任副总指挥，成员包括档案管理部门、安全保卫部门、信息技术部门等相关部门的负责人。应急指挥中心是档案应急处置的最高决策机构，负责全面领导和指挥档案应急工作。（二）应急指挥中心职责1.制定和修订档案应急预案。2.组织开展档案应急演练和培训。3.决定启动和终止档案应急预案。4.协调各部门之间的应急工作，调配应急资源。5.向上级主管部门报告档案突发事件的情况，并接受上级的指导和协调。（三）各工作小组及职责1.抢险救援组-由安全保卫部门和档案管理部门的人员组成，组长由安全保卫部门负责人担任。-负责在突发事件现场进行抢险救援工作，如灭火、排水、抢救档案等。-保护现场，防止无关人员进入，确保现场秩序。2.技术支持组-由信息技术部门和档案管理部门的技术人员组成，组长由信息技术部门负责人担任。-负责对电子档案和档案管理系统进行技术支持和维护，确保数据的安全和系统的正常运行。-对受损的电子档案进行数据恢复和修复。3.后勤保障组-由后勤部门和档案管理部门的人员组成，组长由后勤部门负责人担任。-负责提供应急物资和设备，如灭火器、抽水泵、档案存储容器等。-保障应急救援人员的生活和工作需求，如饮食、住宿、交通等。4.信息发布组-由宣传部门和档案管理部门的人员组成，组长由宣传部门负责人担任。-负责收集、整理和发布档案突发事件的相关信息，及时向社会和上级主管部门通报情况。-做好舆情监测和引导工作，回应社会关切。5.善后处理组-由档案管理部门和财务部门的人员组成，组长由档案管理部门负责人担任。-负责对受损档案进行清理、鉴定和评估，确定档案的损失情况。-制定档案恢复和重建计划，并组织实施。-处理与档案突发事件相关的赔偿和保险事宜。三、预防与预警（一）风险评估与防范1.定期对档案管理场所进行安全检查，包括消防设施、电气设备、通风系统、防水防潮设施等，及时发现和消除安全隐患。2.对档案进行分类管理，根据档案的重要性和保存价值，采取不同的保管措施，如对重要档案进行备份和异地存储。3.加强对档案管理人员的安全培训，提高其安全意识和应急处置能力。4.与周边单位和社区建立联防联控机制，共同做好档案安全防范工作。（二）监测与预警1.建立档案安全监测系统，对档案管理场所的温度、湿度、空气质量等环境参数进行实时监测，及时发现异常情况。2.加强与气象、地震、消防等部门的信息沟通，及时获取相关灾害预警信息。3.当收到可能影响档案安全的预警信息时，应急指挥中心应及时进行分析和评估，根据预警级别启动相应的应急响应。（三）预警级别及发布1.预警级别分为四级，分别为一级（特别严重）、二级（严重）、三级（较重）和四级（一般），依次用红色、橙色、黄色和蓝色表示。2.预警信息由应急指挥中心根据监测和评估结果发布，发布方式包括内部通知、短信、电子邮件等。四、应急响应（一）突发事件报告1.当发生档案突发事件时，现场人员应立即向档案管理部门负责人报告，同时采取必要的应急措施，如灭火、疏散人员等。2.档案管理部门负责人接到报告后，应立即向应急指挥中心报告，报告内容包括突发事件的发生时间、地点、性质、影响范围、损失情况等。3.应急指挥中心接到报告后，应及时向上级主管部门报告，并根据事件的严重程度决定是否启动应急预案。（二）应急响应级别及启动条件1.一级响应-启动条件：发生特别严重的突发事件，如大型火灾、洪水淹没档案库房、地震导致档案库房坍塌等，可能造成大量档案损毁或无法正常提供利用。-响应措施：应急指挥中心全面启动应急预案，各工作小组迅速到达现场，开展抢险救援、技术支持、后勤保障等工作。向上级主管部门请求支援，协调相关部门共同应对。2.二级响应-启动条件：发生严重的突发事件，如局部火灾、档案库房漏水、档案管理系统遭受重大攻击等，可能造成部分档案损毁或影响档案的正常利用。-响应措施：应急指挥中心启动应急预案，各工作小组按照职责分工开展工作。加强对现场的监测和控制，及时采取措施防止事件进一步扩大。3.三级响应-启动条件：发生较重的突发事件，如小型火灾、档案库房通风设备故障、电子档案存储设备出现故障等，可能对档案的安全造成一定影响。-响应措施：应急指挥中心组织相关人员进行评估，根据情况启动部分应急预案。技术支持组和抢险救援组迅速到达现场，进行故障排除和抢险救援工作。4.四级响应-启动条件：发生一般的突发事件，如档案库房温度、湿度异常、档案管理系统出现小故障等，对档案的安全影响较小。-响应措施：档案管理部门自行组织人员进行处理，及时调整环境参数或修复系统故障。同时，向应急指挥中心报告处理情况。（三）应急处置措施1.火灾事故处置-抢险救援组立即使用灭火器、消火栓等消防设备进行灭火，同时拨打火警电话119请求支援。-组织人员疏散档案和其他重要物品，将档案转移到安全地点。-技术支持组对电子档案和档案管理系统进行备份和保护，防止数据丢失。-后勤保障组提供灭火所需的物资和设备，保障救援人员的后勤需求。2.水灾事故处置-抢险救援组立即关闭档案库房的门窗和排水阀门，防止水进一步进入。-使用抽水泵等设备排除积水，抢救被水浸泡的档案。-对被水浸泡的档案进行初步清理和晾干，防止档案发霉和损坏。-技术支持组对电子档案存储设备进行检查和维护，防止数据损坏。3.地震事故处置-抢险救援组迅速组织人员疏散，确保人员安全。-对档案库房进行检查，查看是否有墙体裂缝、屋顶坍塌等情况。-抢救被埋压的档案，对受损的档案进行清理和分类。-技术支持组对档案管理系统和电子档案进行检查，确保数据的安全。4.人为破坏事故处置-抢险救援组保护现场，防止破坏进一步扩大。-配合公安机关进行调查，提供相关线索和证据。-对受损的档案进行修复和整理，恢复档案的完整性。-加强档案管理场所的安全防范措施，防止类似事件再次发生。（四）应急救援物资与设备保障1.建立应急救援物资和设备储备库，储备足够的灭火器、抽水泵、档案存储容器、防护用品等物资和设备。2.定期对应急救援物资和设备进行检查和维护，确保其性能良好。3.根据应急救援工作的需要，及时调配和补充应急救援物资和设备。（五）应急救援队伍保障1.组建专业的应急救援队伍，包括抢险救援组、技术支持组、后勤保障组等。2.定期对应急救援队伍进行培训和演练，提高其应急处置能力。3.与外部专业救援队伍建立合作关系，在必要时请求支援。（六）应急通信保障1.建立应急通信系统，确保应急指挥中心与各工作小组之间的通信畅通。2.配备必要的通信设备，如对讲机、手机等，并确保设备电量充足。3.在突发事件发生时，及时启用备用通信方式，如卫星电话等，确保通信不中断。五、应急结束（一）应急结束条件当突发事件得到有效控制，档案安全得到保障，损失情况得到基本评估，应急救援工作基本完成时，应急指挥中心可以决定应急结束。（二）应急结束程序1.各工作小组向应急指挥中心报告应急处置工作的完成情况。2.应急指挥中心对事件进行全面评估，确认符合应急结束条件后，宣布应急结束。3.发布应急结束信息，通知相关部门和人员。六、后期处置（一）档案损失评估1.善后处理组对受损档案进行清理和鉴定，确定档案的损失情况，包括档案的数量、种类、重要程度等。2.邀请专业的评估机构对档案的价值进行评估，确定档案的损失价值。（二）档案恢复与重建1.根据档案损失评估结果，制定档案恢复和重建计划。2.对受损的纸质档案进行修复和整理，如去污、装订、裱糊等。3.对受损的电子档案进行数据恢复和修复，必要时进行重新录入和备份。4.重建档案管理系统和存储设施，确保档案的安全存储和有效利用。（三）保险理赔1.档案管理机构应提前为档案购买保险，在发生突发事件后，及时向保险公司报案。2.配合保险公司进行现场勘查和损失评估，提供相关的证明材料。3.按照保险合同的约定，办理保险理赔手续，争取最大程度的赔偿。（四）总结与改进1.应急指挥中心组织各工作小组对突发事件的应急处置工作进行总结，分析事件发生的原因、应急处置过程中存在的问题和不足之处。2.根据总结结果，对档案应急预案进行修订和完善，改进应急处置工作流程和方法。3.加强对档案管理人员的培训和教育，提高其应急处置能力和安全意识。七、培训与演练（一）培训1.定期组织档案管理人员参加应急培训，培训内容包括应急预案、应急处置技能、安全知识等。2.邀请专业的消防、地震、信息技术等方面的专家进行授课，提高档案管理人员的专业水平。3.对新入职的档案管理人员进行专门的应急培训，使其熟悉档案应急工作的流程