发电、供热燃料供应管理规定

发电、供热燃料供应管理规定

第一章总则

第一条为规范西海公司（以下简称“西海公司”）燃料

供应管理，明确工作界面、管理职责和管理流程，保障燃料

供应，控制燃料采购成本，根据《集团公司燃料管理规定》

（西海规章（2016）200号）、《集团公司蒙东地区自有煤炭内

部产运需衔接管理办法》（西海规章（2016）2号），结合西

海公司实际，制定本规定。

第二条本规定所称燃料供应业务是指西海公司与集团

公司相关分（子）公司（以下简称“二级单位”）所属火电

企业签订煤炭采购代理服务协议，为其发电、供热提供煤炭

采购代理服务。

第三条本规定适用于西海公司本部、西海公司所属单位

开展的燃料供应业务（不含进口煤）。

第四条本规定所称燃料是指火电企业发电、供热所需煤

炭的总称。

第二章管理职责

第五条西海公司燃料供应部是燃料供应管理的归口部

门，应当履行以下职责：

（一）负责贯彻、落实国家、行业及集团公司的燃料相

关标准、制度，制定并落实西海公司燃料供应管理的规章制

度；

（二）负责对煤炭、铁路、港口资源实施优化配置，作

为集团公司煤炭采购的主要代理商，为二级单位提供煤炭采

购代理服务；

（三）负责建立与二级单位的协调机制，指导所属单位与

所服务的火电企业签订煤炭采购代理服务协议，并协助所属

单位协调服务费的相关事宜；

（四）负责组织编制西海公司中、长期燃料供应规划；

（五）负责建立与有关运输部门和煤炭企业沟通协调机

制，协调与煤炭产、运、销各方的关系；

（六）负责开拓具有战略意义的供应商，依据有关供应

商管理规定实施供应商管理；

（七）负责会同二级单位编制年度供应计划并上报集团

公司；

（八）按照集团公司要求负责组织跨区域煤炭的订货、

采购和供应，签订煤炭购（销）合同，协调跨区域调运，发

布调运信息；

（九）负责指导所属单位与所服务的火电企业签订煤炭

购（销）合同；

（十）负责指导、协调、监督、检查、考评所属单位开

展的燃料供应相关业务；

（十一）负责审批所属单位燃料供应应急预案，指导所

属单位开展燃料供应应急工作；

（十二）负责西海公司本部燃料供应业务的合同签订、

结算，负责燃料供应统计及经济运行分析等工作；

（十三）负责煤炭市场分析，跟踪政策动态，收集整理

煤炭生产、运输、销售、价格等方面的重要信息并上报集团

公司。

第六条西海公司其他管理部门按照部门职责履行燃料

供应管理的相关职责。

第七条所属单位依据西海公司的规定和授权，在燃料供

应管理方面应当履行以下职责：

（一）负责贯彻执行集团公司、西海公司和二级单位的

燃料管理相关规定，制定本单位燃料供应管理的实施办法或

细贝I」;

（二）负责与所服务的火电企业签订煤炭采购代理服务

协议，并按照协议内容，负责区域内煤炭资源优化配置，向

所服务的火电企业提供煤炭采购代理服务，收取服务费，服

务费标准由双方协商，每年确定一次，依照集团公司《内部

交易价格管理办法》执行；

（三）负责编制中长期和年度需求计划、订货计划、采

购计划以及月度采购计划；

（四）参加集团公司、西海公司和二级单位组织的中长

期和年度煤炭订货；

（五）负责所服务的相关火电企业煤炭购（销）合同的

签订、计划调运、结算、供应商管理以及商务纠纷处理等工

作；

（三）上年度合同执行情况；

（四）各供煤区域燃料市场供需及价格预测、分析及国

家有关铁路运力、资源分配、市场导向、煤炭价格、运输费

用等方面的政策。

第十二条户属单位根据火电企业月度需求计划，编制

燃料月度采购计划，经二级单位确认后执行，上报西海公司

备案，并作为区域市场价格监测和实施燃料采购成本监测的

基础资料。

第十三条月度采购计划编制依据应包括以下内容：

（一）月初库存、电量计划、耗煤量、采购数量、质量、

月末库存目标等；

（二）各供应商的供应数量、质量、价格、发站、运杂

费用等。年度合同、中长期合同的数量、质量、价格按已签

订合同内容编制。市场采购合同未洽商前，数量、质量、价

格按采购意向编制，合同洽商或签订后，按合同确定内容编

制。

第十四条毋属单位应在供应方发生重大变故、运输环

节发生重大变化、市场发生重大变化、供需双方发生重大商

务纠纷等，致使年度计划、月度计划难以继续执行时，编制

临时采购计划，经二级单位确认后执行，上报西海公司备案。

第二节订货和合同管理

第十五条燃料订货以中长期及年度订货为主，市场采

购为辅、临时采购作为补充。

第十六条中长期及年度订货分为跨区域订货和区域内

重点订货。跨区域订货应根据集团公司提出的合同谈判指导

意见，由西海公司组织实施；区域内重点订货应在二级单位

组织下，由所属单位组织实施。

第十七条市场采购、临时采购由二级单位审批，所属

单位组织实施。

第十八条合同签订必须遵循主体明确、合法合规、平

等自愿、诚实守信的原则。

第十九条配属单位供应所服务的火电企业跨区域中长

期采购协议、年度合同由二级单位确认，西海公司组织签订。

区域内中长期采购协议、年度合同、市场采购及临时采购合

同由二级单位审批，所属单位签订，其中区域内中长期采购

协议及年度合同签订后，应及时将合同原件扫描件上报西海

公司备案；月度煤炭购（销）合同签订后，应填制“煤炭购

（销）合同汇总月报表”上报西海公司。

第二十条在符合国家有关法律法规的前提下，所属单

位与相关煤炭企业和所服务的火电企业签订煤炭购（销）合

同，合同必须规范、价格公允，载明双方的责任、权利及违

约责任。

第二十一条签订合同前，合同承办部门负责开展以下

工作：

（一）合同立项阶段。指定合同承办人，根据需要进行

意向接触、资信调查、可行性论证。意向接触主要包括：主

要合作条件及运作方式、合同价格的初步协商结果、合同完

成时间及质量要求等；

（二）组织合同谈判阶段。应由合同承办部门组织成立

谈判小组同对方进行谈判，谈判小组原则上不得少于两人,

谈判结束后，应形成谈判备忘录，备忘录应由谈判小组人员

签字确认；以会议形式审议通过的，应由合同承办部门制作

会议纪要，并经全体参会人员签字确认。谈判备忘录或会议

纪要应包括：会议时间、地点、参加人员；谈判内容、相关

情况（包括进展情况）、取得的结论等；

（三）起草合同文本阶段。应优先使用西海公司煤炭购

（销）合同示范文本。如使用对方合同文本时，应由本单位

法律顾问形成法律顾问审核意见书，且意见书无修改意见。

第二十二条合同内容应清晰、明确，不得出现矛盾或

歧义条款。合同内容应包括合同编号、签订日期及地点、出

卖人、买受人、发站、到站、运输方式、交货方式、品种、

数量、质量、价格、验收方式及途损标准、执行期、杂费项

目、结算方式、付款方式、违约责任、出卖人及买受人银行

开户信息等。

第二十三条合同必须注明不得用于银行贷款、抵押和

保理融资等其它业务。

第二十四条合同必须明确途损标准。执行第三方验收

的合同以及中央及省属国有大型煤炭企业供方验收合同的

运输损耗内部评价考核标准为（此标准只作为集团公司内部

燃料管理评价依据）：汽车运煤承担合理途损比例不超过

0.5%；火车运煤按照运输距离不同，lOOOKm以内承担合理途

损比例不超过0.5%,lOOOKm以上不超过0.8%；汽铁联运承

担合理途损比例不超过1%；水运煤承担合理途损比例不超过

0.8%,水陆联运煤承担合理途损比例不超过1%。其他煤企及

供应商合同以到厂验收净重为准，不承担运输损耗。

第二十五条签订合同时，合同承办部门负责收集相关

资料，组织合同的签订。合同签订经本单位财务、审计、法

律等相关部门履行内部审查会签程序，并经分管副总经理、

财务总监、总经理签字确认后，由公司法定代表人或法定代

表人授权人签订合同。收集的相关资料应包括：

（一）合同立项单；

（二）供应商资质文件及证书；

（三）供应商资信证明材料；

（四）供应商法定代表人的身份证明、授权委托书、被

授权人身份证明；

（五）谈判备忘录或会议纪要；

（六）其他应提供的材料。

第二十六条合同必须经买卖双方法定代表人或法定代

表人授权人签字并加盖单位公章（公司行政章或合同专用

章）。多页合同应由经办人在每页合同上签字确认，并加盖

骑缝章。

第二十七条经合同买卖双方协商同意并加盖单位公章

或合同专用章的有关文书和图表，均为合同的组成部分。未

经双方签字盖章认可的其他任何信函，均无法律效力。

第二十八条合同签订生效后，合同承办部门应严格履

行合同条款。合同生效前，不得实际履行。合同履行过程中

如需调整价格、质量、数量等主要条款，必须具备书面文字

说明并按本单位审批流程，重新签订合同或签订补充协议。

第二十九条合同履行出现纠纷，合同承办部门应当立

即向合同签署人和合同归口管理部门报告。合同承办部门与

合同归口管理部门共同进行合同纠纷的协商、调解。协商或

调解达成一致的，应当依本办法规定的合同签订程序签订签

署书面协议。协商或调解不能达成一致的，向本单位有关领

导报告，经单位出面协调仍不能达成一致的，应向西海公司

报告。

第三十条合同纠纷处理过程中，未经授权批准，相关

经办人员不得向对方当事人做出实质性答复或承诺。

第三十一条合同原件保留不少于三份。一份作为结算

附件留存财务部门；一份由合同归口管理部门存档；一份由

合同承办部门存噌。

第三十二条所属单位必须严格按照西海公司相关规定,

加强合同用章（公司行政章或合同专用章）的管理，规范合

同用章的保管和使用行为。

第三十三条建立合同签订及执行情况的明细台帐。内

容应包括：供应商名称、合同编号、签订日期、合同期限、

签订数量、到货数量、兑现率、资源属地、煤种或品种、热

值、价格、开户行名称及账号、未执行原因等。

第三十四条合同实行档案化管理，按类装订成册，按

时归档，专人管理。合同档案应包括：

（一）合同正式文本及附件；

（二）合同立项单、审查会签表、会议纪要；

（三）供应商资质文件及证书；

（四）供应商资信证明材料；

（五）供应商法定代表人的身份证明、授权委托书、被

授权人身份证明；

（六）合同履行中或有的电传、信函、电报、图表、交

接单据、会签确认单等；

（七）有关变更或解除合同的协议及一切相关文字信息、

音像资料等；

（A）有关纠纷处理的协议书、调解书、裁决书、判决

书等；

（九）其它应当存档的相关资料。

第三十五条有关人员应保守合同秘密，不得向外泄露。

第三节价格管理

第三十六条所属单位应当根据国家和集团公司有关煤

炭价格的指导意见，结合市场形势，按照一区一策原则，建

立经济、合理的采购价格策略。

第三十七条采购集团公司蒙东地区自有煤炭的价格按

照集团公司有关规定执行；自有铁路运价按照集团公司、西

海公司有关规定次行。

第三十八条采购价格应坚持同区域内同品质煤炭定价

一致的原则，中长期采购协议及年度合同价格应根据国家和

集团公司有关煤炭价格的指导意见确定。市场煤价格经本单

位决策程序确定，并经二级单位确认后执行。市场煤采购应

逐步通过电子交易平台公开竞价方式确定采购价格。

第三十九条煤炭购（销）合同执行期内遇国家政策调

整，以及市场供求变化引起煤炭价格较大幅度波动时，区域

内中长期采购协议、年度合同、市场采购、临时采购的价格

调整经本单位决策程序确定，并经二级单位确认后执行，其

中区域内中长期采购协议、年度合同价格变更后，上报西海

公司备案。

第四节调运管理

第四十条明属单位应按照签订的煤炭采购代理服务协

议，开展煤炭调运工作。

第四十一条所属单位根据火电企业机组运行、检修、

备用和厂内煤炭库存情况，做好经济调运，实现均衡发运。

第四十二条所属单位应加强与路、矿、港的联系，根

据实际情况建立驻矿（路、港）制度，派驻人员负责驻矿（路、

港）催装、催运、监质、监装，保证煤炭调运的顺利完成。

第四十三条所属单位应按照月度采购计划开展日常调

运工作，保障煤炭稳定供应，保持安全、经济库存，并按周

（月）及时向西海公司上报调运信息c

第四十四条建立燃料供应应急管理机制，所属单位应

建立不同层级的燃料供应应急预警级别，当火电企业煤炭库

存低于警戒线，且后续来煤无法满足日耗煤需求，经二级单

位确认，上报西海公司燃料供应应急领导小组审批后，启动

燃料供应应急预案。

第四十五条所属单位应按照西海公司燃料供应应急领

导小组的统一调度，开展燃料供应应急工作。

第五节供应商管理

第四十六条所属单位应建立本单位供应商管理机制，

负责本单位供应商管理和评价的具体工作。

第四十七条供应商管理内容应包括新增供应商准入、

供应商评价及动态管理。

第四十八条新增供应商准入应遵循公平、公正、公开

的原则，符合集团公司和西海公司供应商管理要求。准入程

序应包括资质验证、供应商基本情况审查和资信情况调查、

审批及备案。

第四十九条供应商评价应遵循公开、公平、公正原则，

每年1月中旬应对上年度发生实际供应业务的供应商进行综

合评价，形成本年度合格供应商名录，上报西海公司备案。

第五十条供应商动态管理。主要内容应包括：

（一）对供应商的选择。应遵循优胜劣汰原则，对综合

实力较强、供应情况及信誉良好的供应商应优先纳入采购计

划，发展为战略合作关系；

（二）对供应商资信情况的跟踪。每月对列入采购干划

的供应商，应在全国企业信用信息公示系统和全国法院失信

被执行人名单信息公布与查询系统进行查询，建立查询结果

管理台帐，由经办人签字确认。

（三）对出现不良行为供应商的处理。在供应过程中发

现有不良行为的供应商，应根据情节严重程度实行降级和黑

名单管理，供应商黑名单应上报西海公司和二级单位备案。

第六节燃料结算管理

第五十一条燃料结算管理工作必须严格执行《合同法》

和《会计法》等国家相关法律、法规以及集团公司、西海公

司有关规定，依据煤炭购（销）合同和煤炭实际验收数量、

质量开展结算工作，确保结算数据和票据的真实性和准确性,

保证结算手续完备、款项收支合规。

第五十二条结算及支付必须在煤炭购（销）合同主体

之间进行，不允许与合同主体之外的任何单位办理委托结算

业务和资金往来。

第五十三条结算工作必须坚持以质计价的原则，签订

合同时坚持以入厂验收或国家商检（第三方检验）验收数据

为结算依据。实际入厂煤质量、数量不符合合同标准时，按

合同规定及时索赔，并有索赔记录和资料。亏吨、亏卡索赔

费用应全部冲减燃料成本，亏吨、亏卡索赔率达到100%。

第五十四条所属单位必须实行业务部门与财务部门职

责分离；业务部门结算人员、审核人员、部门负责人应岗位

分离。

第五十五条燃料结算单的编制必须以合同（含合同补

充协议）、有法律效力的数量验收单据、质量验收报告、运

输发票等结算凭据为依据，按照职责办理审批手续。

第五十六条燃料结算单的编制与确认应符合下列要求:

（一）燃料结算单由业务部门根据合同及火电企业或供

应商提供的有法律效力的验收单据编制，结算人员应核对火

电企业提供的量质价及运费数据，数据无误后，履行部门内

部审核程序，通知供应商开具发票；

（二）燃料结算单应包括的内容为：燃料结算单号、合

同号、燃料结算单位名称、电厂名称、进煤时间、结算时间、

票据数量、结算数量和质量（供应商数量和质量或电厂验收

数量和质量）、亏吨、盈吨、途损、煤炭单价、运费、杂费、

结算税前或税后单价、各种索赔金额、结算总金额等；

（三）燃料结算单审批应由相关责任人签字确认，审批

后的燃料结算单所有数据不能涂改；

（四）财务部门应根据加收服务费后的燃料结算单向所

服务的火电企业开具发票，并督促火电企业回款。

第五十七条燃料报销单应由业务部门根据燃料结算单

及供应商开具的发票编制，发票信息应与签订的煤炭购（销）

合同账户信息相一致。

第五十八条燃料报销单应经财务部门审核，业务分管

领导、财务总监、总经理批准后，由财务部门进行账务处理。

第五十九条燃料付款单的编制与确认应符合下列要求:

（一）燃料供应正常期间：燃料付款单应由业务部门根

据煤炭购（销）合同、燃料结算单、燃料报销单以及实阮欠

款进行编制，付款信息必须与煤炭购（销）合同账户信息相

一致，经财务部门审核，业务分管领导、财务总监、总经理

批准后，由财务部门负责资金承付；

（二）燃料供应紧张期间：供应商所供应的煤炭已到厂

验收，但未完成结算手续，而急需支付煤款时，必须履行本

单位决策程序后可以结算部分煤款（预结算）。业务部门应

根据电厂提供的具有法律效力的煤炭验收数据和供应商提

供的承付部分煤款的发票，经财务部门审核，业务分管领导、

财务总监、总经理批准后，由财务部门负责资金承付；

（三）燃料供应应急期间：必须履行本单位决策程序后，

由业务部门提出申请，经财务部门审核，业务分管领导、财

务总监、总经理批准后，由财务部门负责向供应商支付煤款

（预付款）。业务部门应做好煤炭催交催运工作；

（四）严禁违规办理预结算和预付款。

第六十条业务部门应按供应商建立逐月及全年结算统

计台帐。结算统计台帐应包括的内容为：燃料结算单号、合

同号、燃料结算单位名称、结算单位账户信息、电厂名称、

进煤时间、结算时间、票据数量、结算数量和质量（供应商

数量和质量或电厂验收数量和质量）、亏吨、盈吨、途损、

煤炭单价、运费、杂费、结算税前或税后单价、各种索赔金

额、结算总金额等。

第六十一条业务部门应建立资金承付台帐，每月末指

定专人负责与财务部门会计对结算数量、承付煤款金额以及

估价入账等结算相关内容进行核对，账实相符后由财务部门

会计签字确认，共同确保资金安全。付款统计明细台帐应包

括的内容为：结算时间、燃料结算单号、合同号、燃料结算

单位、承付金额、第一次付款（付款时间、付款金额、结余

金额、批准人）、第二次付款（付款时间、付款金额、结余

金额、批准人）、第N次付款。

第六十二条结算统计台帐和付款统计明细台帐应按月

整理装订成册，实行档案化管理，保存期最少5年。

第六十三条所属单位应与所服务的火电企业共同制定

商务纠纷处理规则，按照合同条款进行商务纠纷处理。处理

意见应得到二级单位确认后执行，处理结果上报西海公司备

案。

第七节燃料统计与经济运行分析

第六十四条所属单位应建立、健全燃料量、质、价管

理台帐，做好原始记录的收集、整理、存档工作，统计报表、

台帐的原始记录必须准确、可靠，并实行档案化、信息化管

理。

第六十五条燃料统计数据和报表均应通过电子邮件上

报，特殊情况下可用传真或电话上报。燃料统计数据和报表

应经本单位业务分管领导批准后，上报西海公司。

第六十六条所属单位应每月开展燃料经济运行分析，

运用科学方法和先进手段，建立符合本单位特点的燃料分析

模型，突出重点，抓住关键，深入剖析，做到问题查找准确，

原因分析清晰，建议措施可行。

第六十七条所属单位应发挥区域优势，了解并掌握本

区域其它发电企业煤炭价格，对煤炭市场进行分析，为制定

订货策略，调整结构、整合资源、控制煤价提供决策依据。

第六十八条燃料经济运行分析主要内容包括燃料市场

分析、主要指标分析及工作重点分析三部分。

（一）燃料市场分析。主要分析煤炭供需以及铁路运输、

港口的形势、特点及其变化趋势。主要内容应包括：

1.燃料市场供求动态，如原煤产量、耗量及其增长率，

煤价变化情况；

2.国家相关产业政策以及煤炭、电力行业重大决策的

影响；

3.区域内同行业企业对煤炭市场的影响；

4.季节性市场变化的影响；

5,海运、铁路及汽车等运输形势的分析；

6.市场行情、价格走势预测分析。

（二）主要指标分析。采用文字与图表相结合的方式,

对燃料量、质、价及成本指标完成情玩进行同比、环比分析，

开展对标分析。与年度燃料预算指标或考核指标比对，进行

目标管理、预控管理。以成本为导向，制定和调整采购策略。

主要指标分析应包括：

1.到货情况分析。包括年度合同、市场合同完成情况

（合同兑现率）分析、煤炭结构变化分析。从厂内接卸能力以

及煤炭市场、安全生产、季节特点分析采购、运输能力对计

划完成情况的影响等；

2.库存煤量分析。根据季节特点和市场供需实际情况

进行安全、经济性对比分析，确定经济库存煤量，有效降低

占用资金；

3.燃料质量分析。包括入厂煤、入炉煤质量变化分析，

入厂入炉煤热值差分析。可从煤炭市场变化、季节特点、来

煤结构变化等方面分析对