2026年交通设备公司行业展会参展管理制度

2026年交通设备公司行业展会参展管理制度第一章总则第一条为规范公司参加行业展会的管理流程，提升参展效率和效果，充分发挥展会在品牌推广、市场拓展、技术交流等方面的作用，结合公司实际，制定本制度。第二条本制度适用于公司参加各类交通设备行业展会的全流程管理，包括展会筛选、参展策划、布展实施、现场管理、客户跟进、总结评估等环节。第三条参展工作遵循"目标导向、效益优先、统一规划、规范管理"的原则，确保参展活动与公司战略目标和市场需求相契合。第二章组织机构与职责第四条公司成立参展工作领导小组，作为参展工作的决策机构，主要职责：（一）审定公司年度参展计划和重大展会参展方案。（二）审批参展预算及费用支出。（三）协调解决参展工作中的重大问题。（四）评估参展效果，决定后续参展策略调整。第五条公司市场营销部门是参展工作的归口管理部门，主要职责：（一）收集、整理行业展会信息，建立展会信息库。（二）根据公司战略和市场需求，筛选目标展会，制定年度参展计划。（三）负责参展方案的策划、组织与实施，包括展位预订、展台设计搭建、展品运输、宣传资料制作等。（四）组织参展人员的选拔、培训和管理。（五）负责展会现场的客户接待、洽谈和信息收集工作。（六）组织参展后的客户跟进、效果评估和总结分析工作。第六条各相关部门在参展工作中的主要职责：（一）研发部门：提供最新产品信息、技术资料，安排技术人员参与展会技术交流和产品讲解。（二）生产部门：负责参展产品的生产、质量检验和按时交付。（三）销售部门：提供市场需求信息，安排销售人员参与展会客户洽谈和业务拓展。（四）财务部门：负责参展预算的审核、费用支付和账务处理。（五）行政部门：负责参展人员的行程安排、后勤保障和安全管理。第三章参展前准备第七条展会筛选应综合考虑以下因素：（一）展会的行业影响力、规模和专业性。（二）展会的目标客户群体与公司产品定位的契合度。（三）展会的历史参展效果和口碑。（四）参展成本与预期收益的平衡。第八条参展方案应包括以下内容：（一）参展目标：明确品牌推广、产品销售、客户开发、技术交流等具体目标。（二）展位选择：根据展会规模、人流量和目标客户分布，选择合适的展位位置和面积。（三）展台设计：根据公司品牌形象和参展主题，设计简洁、专业、具有吸引力的展台。（四）展品选择：精选具有代表性、创新性和市场竞争力的产品参展。（五）宣传推广：制定展会期间的宣传推广计划，包括宣传资料制作、媒体合作、现场活动等。（六）人员安排：确定参展人员名单，明确分工和职责。（七）预算编制：合理编制参展预算，包括展位费、搭建费、展品运输费、人员差旅费、宣传费等。第九条参展人员应具备以下条件：（一）熟悉公司产品知识和销售政策。（二）具备良好的沟通能力和客户服务意识。（三）具有团队合作精神和责任心。（四）了解展会相关知识和礼仪规范。第十条参展前应对参展人员进行以下培训：（一）公司产品知识和技术特点培训。（二）销售技巧和沟通技巧培训。（三）展会礼仪和形象规范培训。（四）参展流程和注意事项培训。第四章参展期间管理第十一条展台布置应符合以下要求：（一）按照设计方案进行搭建，确保展台结构安全、美观。（二）展品摆放整齐、有序，突出重点产品和创新产品。（三）宣传资料、名片等摆放位置合理，便于客户取阅。（四）营造良好的展示氛围，可适当布置灯光、音响等设备。第十二条参展人员应遵守以下行为规范：（一）按时到岗，坚守岗位，不得擅自离岗。（二）着装整洁、得体，佩戴公司统一标识。（三）热情、礼貌地接待每一位客户，耐心解答客户疑问。（四）积极主动地向客户介绍公司产品和服务，收集客户信息。（五）遵守展会现场的各项规章制度，维护公司形象。第十三条客户接待与洽谈应注意以下事项：（一）主动与客户沟通，了解客户需求和意向。（二）详细介绍公司产品的特点、优势和应用案例。（三）认真记录客户信息和需求，填写客户登记表。（四）及时跟进客户，保持沟通联系，促进合作达成。第十四条展会期间应加强信息收集工作，主要包括：（一）竞争对手的产品信息、技术动态和市场策略。（二）行业发展趋势和最新技术成果。（三）客户需求和市场反馈信息。（四）展会期间的行业政策和法规变化。第五章参展后总结与评估第十五条参展结束后，市场营销部门应及时组织参展人员进行工作总结，主要内容包括：（一）参展目标的完成情况。（二）客户接待和洽谈情况，包括客户数量、质量和意向程度。（三）产品展示和宣传推广效果。（四）信息收集和分析情况。（五）参展过程中存在的问题和改进措施。第十六条参展效果评估应采用定量和定性相结合的方法，主要指标包括：（一）定量指标：参展费用、签约金额、意向客户数量、媒体曝光次数等。（二）定性指标：品牌知名度提升、客户满意度、行业影响力增强等。第十七条根据参展总结和评估结果，市场营销部门应提出以下改进建议：（一）优化参展策略和方案。（二）调整展品结构和宣传重点。（三）加强参展人员培训和管理。（四）改进客户跟进和服务流程。第十八条客户信息管理应遵循以下要求：（一）及时整理和录入客户信息，建立客户数据库。（二）对客户进行分类和评估，制定针对性的跟进策略。（三）定期回访客户，保持沟通联系，促进合作转化。（四）严格保护客户信息安全，不得泄露客户隐私。第六章参展费用管理第十九条参展费用预算应根据参展规模、展位位置、展品运输、人员差旅等因素合理编制，并报参展工作领导小组审批。第二十条参展费用支出应严格按照预算执行，如有超支，应提前申请并说明原因，经审批后方可支出。第二十一条参展费用报销应提供真实、合法、有效的票据，并按照公司财务制度的规定进行审批和报销。第二十二条加强对参展费用的核算和分析，提高费用使用效益。第七章监督与考核第二十三条公司参展工作领导小组应定期对参展工作进行监督检查，及时发现和解决问题。第二十四条监督检查的内容主要包括：（一）参展计划的执行情况。（二）参展费用的使用情况。（三）参展人员的工作表现。（四）参展效果的达成情况。第二十五条公司建立参展工作考核机制，将参展工作纳入相关部门和人员的绩效考核体系。第二十六条考核指标主要包括：（一）参展目标的完成情况。（二）客户开发和业务拓展成果。（三）参展费用的控制情况。（四）团队协作和工作效率。第二十七条对在参展工作中表现突出的部门和个人，公司给予表彰和奖励；