2026年交通设备公司质量记录保存管理制度

2026年交通设备公司质量记录保存管理制度第一章总则第一条为规范公司质量记录的管理工作，确保质量记录的真实性、完整性、准确性和可追溯性，为质量体系的有效运行和持续改进提供可靠依据，依据国家相关法律法规、行业标准及公司有关规定，结合公司实际，制定本制度。第二条本制度适用于公司所有质量记录的生成、收集、整理、归档、保存、查阅和销毁等管理活动，包括但不限于产品质量记录、过程质量记录、检验试验记录、审核记录、培训记录等。第三条质量记录管理遵循"真实准确、完整规范、及时有效、分类管理、安全保密、便于追溯"的原则，确保质量记录能够客观反映公司质量活动的实际情况。第二章组织机构与职责第四条公司质量部门是质量记录管理的归口管理部门，主要职责：（一）负责制定和修订公司质量记录管理制度及相关实施细则。（二）负责组织建立质量记录清单，明确质量记录的名称、编号、格式、内容、生成部门、保存期限、保存方式等要求。（三）负责组织质量记录的收集、整理、归档和保管工作，确保质量记录的完整性和安全性。（四）负责建立质量记录管理台账，对质量记录的生成、收集、归档、查阅、销毁等情况进行记录和跟踪。（五）负责对质量记录管理人员进行培训和考核，提高其业务素质和管理水平。（六）负责监督检查质量记录管理制度的执行情况，及时发现和纠正存在的问题。第五条各部门在质量记录管理工作中的主要职责：（一）负责本部门质量记录的生成、填写、审核和传递工作，确保质量记录的真实性、准确性和完整性。（二）负责本部门质量记录的收集、整理和归档工作，按照规定的时间和要求将质量记录移交质量部门。（三）负责本部门质量记录的日常管理和维护工作，确保质量记录的安全和完整。（四）负责配合质量部门开展质量记录的监督检查和考核工作。第六条档案管理部门在质量记录管理工作中的主要职责：（一）负责提供质量记录归档和保管的场地、设施和设备，确保质量记录的安全存储。（二）负责对质量记录的归档和保管工作进行指导和监督，确保质量记录的分类、编号、存放符合规定要求。（三）负责质量记录的查阅、借阅和复制管理工作，严格执行查阅审批手续，确保质量记录的保密和安全。（四）负责超过保存期限质量记录的鉴定和销毁工作，按照规定的程序和要求进行处理。第三章质量记录管理内容与要求第七条质量记录的分类：（一）产品质量记录：包括产品设计开发记录、原材料检验记录、零部件检验记录、成品检验记录、产品试验记录、产品质量追溯记录等。（二）过程质量记录：包括生产过程参数记录、工序检验记录、设备运行记录、设备维护保养记录、质量问题处理记录、纠正措施和预防措施记录等。（三）体系运行记录：包括质量管理体系文件发放记录、质量审核记录、管理评审记录、培训记录、合同评审记录、供应商评价记录等。第八条质量记录的生成要求：（一）质量记录应按照规定的格式和内容进行填写，确保信息完整、准确、清晰，不得随意涂改。（二）质量记录的填写应使用蓝黑墨水或碳素笔，字迹工整，易于辨认。（三）质量记录应及时生成，不得拖延或事后补填。（四）质量记录应由相关人员签字确认，确保责任明确。第九条质量记录的收集和整理：（一）各部门应建立质量记录收集渠道，及时收集本部门生成的质量记录。（二）质量记录收集后，应按照规定的分类和编号进行整理，确保条理清晰，便于查阅。（三）质量记录整理过程中，如发现记录不完整、不准确或有涂改现象，应及时通知相关人员进行补充和更正。第十条质量记录的归档和保管：（一）质量记录应在规定的时间内移交质量部门进行归档，归档时应填写《质量记录归档清单》，经双方签字确认。（二）质量部门应按照质量记录清单的要求，对归档的质量记录进行分类、编号、登记和存放，建立质量记录管理台账。（三）质量记录的保管应符合安全、防火、防潮、防虫、防盗等要求，确保质量记录的完整性和安全性。（四）电子质量记录应采用可靠的存储介质进行保存，并定期进行备份，防止数据丢失或损坏。第十一条质量记录的保存期限：（一）质量记录的保存期限应根据产品寿命周期、法律法规要求和公司实际情况确定，一般分为短期保存（1-3年）、中期保存（4-10年）和长期保存（10年以上）。（二）产品质量记录应至少保存至产品停止生产后5年，有特殊要求的产品质量记录应按照相关规定延长保存期限。（三）体系运行记录应至少保存3年，质量审核记录和管理评审记录应至少保存5年。（四）超过保存期限的质量记录，应按照规定的程序进行鉴定和销毁。第十二条质量记录的查阅和借阅：（一）公司内部人员因工作需要查阅质量记录时，应填写《质量记录查阅申请表》，经部门负责人批准后，方可到档案管理部门查阅。（二）外部单位或个人查阅质量记录时，应持单位介绍信和有效身份证件，经公司领导批准后，在档案管理部门人员的陪同下查阅。（三）质量记录一般不得借出，确因工作需要借出时，应填写《质量记录借阅申请表》，经部门负责人和质量部门负责人批准后，方可借出，借出期限不得超过15天。（四）查阅和借阅质量记录时，应遵守档案管理规定，不得涂改、损坏、丢失质量记录，不得泄露质量记录中的保密信息。第十三条质量记录的销毁：（一）超过保存期限的质量记录，由质量部门提出销毁申请，填写《质量记录销毁申请表》，经质量部门负责人审核后，报公司领导批准。（二）质量记录销毁前，应进行鉴定，确认无保存价值后，方可进行销毁。（三）质量记录销毁时，应由质量部门和档案管理部门共同派员监销，监销人员应在《质量记录销毁清单》上签字确认。（四）电子质量记录的销毁应采用可靠的技术手段，确保数据无法恢复。第四章质量记录管理监督与考核第十四条公司质量部门应建立健全质量记录管理监督机制，定期或不定期对质量记录管理制度的执行情况进行监督检查，及时发现和纠正存在的问题。第十五条质量记录管理监督检查的内容主要包括：（一）质量记录的生成、填写、审核和传递情况，包括记录的真实性、准确性、完整性和及时性。（二）质量记录的收集、整理、归档和保管情况，包括记录的分类、编号、存放和安全管理。（三）质量记录的查阅、借阅和复制情况，包括审批手续的完整性和记录的保密情况。（四）质量记录的销毁情况，包括销毁程序的规范性和销毁清单的完整性。第十六条质量记录管理监督检查的方式主要包括：（一）定期检查：质量部门每季度至少组织一次对质量记录管理工作的全面检查。（二）不定期抽查：质量部门根据需要，随时对质量记录管理工作进行抽查。（三）专项检查：质量部门针对特定的质量记录或管理环节，组织开展专项检查。第十七条公司应建立健全质量记录管理考核机制，将质量记录管理工作纳入各部门和员工的绩效考核体系。第十八条质量记录管理考核的指标主要包括：（一）质量记录完整率：指一定时期内完整的质量记录数量与总质量记录数量的比率。（二）质量记录准确及时率：指一定时期内准确及时生成的质量记录数量与总质量记录数量的比率。（三）质量记录归档率：指一定时期内按时归档的质量记录数量与总质量记录数量的比率。（四）质量记录查阅合规率：指一定时期内按照规定程序查阅的质量记录数量与总查阅数量的比率。（五）质量记录销毁合规率：指一定时期内按照规定程序销毁的质量记录数量与总销毁数量的比率。第十九条公司应建立健全质量记录管理奖惩机制，对在质量记录管理工作中表现突出的部门和个人给予表彰和奖励，对违反本制度规定的部门和个人给予批评和处罚。第二十条质量记录管理奖励的方式主要包括：（一）物质奖励：包括奖金、奖品、福利等。（二）精神奖励：包括表彰、荣誉称号、晋升等。第二十一条质量记录管理处罚的方式主要包括：（一）警告：对轻微违反本制度规定的部门和个人给予警告。（二）罚款：对违反本制度规定造成一定损失的部门和个