2026年金属制品公司办公设备全生命周期管理制度

2026年金属制品公司办公设备全生命周期管理制度第一章总则第一条为规范公司办公设备全生命周期管理，实现办公设备采购合理、使用高效、维护及时、报废合规，降低管理成本，保障公司日常办公有序开展，依据《中华人民共和国政府采购法》（如涉及）、《企业内部控制基本规范》及公司行政管理制度，结合公司金属制品生产经营过程中办公设备使用实际（如行政办公、生产辅助办公需求），制定本制度。第二条本制度所称“办公设备”，是指公司用于日常办公及生产辅助办公的各类设备，包括计算机设备（台式电脑、笔记本电脑、打印机、复印机、扫描仪）、通讯设备（固定电话、投影仪、视频会议设备）、办公家具（办公桌、办公椅、文件柜、会议桌）、其他辅助设备（碎纸机、保险柜、空调、饮水机）等，适用于公司所有部门及使用办公设备的员工，涵盖设备采购、验收、登记、使用、维护、盘点、调拨、报废等全流程管理。第三条办公设备全生命周期管理遵循四大原则：实用性原则，根据部门办公需求合理配置设备，避免过度采购或配置与需求不符的设备；经济性原则，在满足使用需求的前提下，优先选择性价比高的设备，降低采购与维护成本；合规性原则，采购、报废等环节严格遵守公司制度及相关法律法规，确保流程合法合规；责任到人原则，明确每台设备的使用责任人，落实使用、维护责任，避免设备闲置、损坏或流失。第四条行政部为办公设备全生命周期管理的责任部门，负责制定设备配置标准、组织采购、建立设备台账、监督使用维护、统筹调拨与报废；各部门负责提出本部门设备需求、配合设备验收、落实使用责任人、日常维护设备；财务部负责设备采购资金审核、付款及固定资产核算（如符合固定资产标准的设备）；使用员工需按制度要求正确使用设备，及时反馈设备故障，配合维护与盘点工作。第二章办公设备采购与验收第五条办公设备采购需依据“按需申请、预算管控”的原则开展，避免盲目采购：各部门因新增人员、设备老化无法维修或业务拓展需要新增办公设备时，需填写《办公设备采购申请表》，注明申请部门、设备名称、型号规格、数量、用途、预计预算、需求时间，由部门负责人签字确认后提交行政部；行政部收到申请后，3个工作日内审核申请合理性，对照公司《办公设备配置标准》（如“部门经理配置笔记本电脑，普通员工配置台式电脑；每10人配置1台打印机”）核查是否符合配置要求，同时结合现有设备库存情况（如是否有闲置设备可调配），对符合要求的申请，汇总后报财务部审核预算，预算通过后纳入采购计划；对不符合配置标准或可通过调拨解决的申请，行政部需向申请部门说明理由，协调解决，不得直接提交采购。第六条办公设备采购流程需规范透明，确保采购设备质量合格、价格合理：行政部根据审核通过的采购计划，选择采购方式，小额采购（如单批金额低于XX元）可通过三家及以上供应商询价，选择报价合理、信誉良好的供应商；大额采购（如单批金额高于XX元）需通过公开招标或竞争性谈判方式采购，确保采购过程公平公正；采购前需与供应商签订《办公设备采购合同》，明确设备名称、型号、数量、质量标准、交货时间、验收要求、付款方式、售后服务（如保修期限、维修响应时间）等条款，合同需经法务部审核（如涉及大额采购）后签订；供应商按合同约定交货，交货地点为公司指定地点（如行政部仓库），行政部需通知申请部门共同参与验收，验收内容包括设备外观是否完好、型号规格是否与合同一致、配件是否齐全（如电脑充电器、打印机墨盒）、设备开机测试是否正常（如电脑运行、打印机打印效果），同时核对供应商提供的发票、产品合格证、保修卡等资料是否齐全。第七条验收合格后，行政部需在3个工作日内完成以下工作：填写《办公设备验收单》，由行政部验收人、申请部门验收人共同签字确认，验收单注明设备名称、型号、采购日期、验收日期、供应商信息；将验收合格的设备分配至申请部门及使用责任人，同时建立《办公设备管理台账》，记录设备唯一编号（按“部门+设备类型+序号”编制，如“行政-电脑-001”）、设备名称、型号、采购日期、采购金额、供应商、保修期限、使用部门、使用责任人、验收情况，确保每台设备信息可追溯；将采购合同、验收单、发票等资料整理归档，提交财务部办理付款手续，财务部需在审核资料齐全后，按合同约定的付款方式（如“验收合格后15日内支付全款”）付款，不得逾期。第三章办公设备使用与维护第八条办公设备使用需落实责任到人，规范使用行为，延长设备使用寿命：设备分配至使用责任人后，使用责任人需正确使用设备，遵守设备使用规范（如“电脑不得安装与工作无关的软件，不得私自拆卸设备；打印机不得使用非原装耗材”），不得擅自转借他人或挪作他用；如使用责任人因岗位调整、离职等原因不再使用设备，需提前3个工作日向行政部申请办理设备交接手续，填写《办公设备交接单》，注明设备状态（如是否正常运行、有无损坏），由交接双方及行政部见证人签字确认，行政部更新《办公设备管理台账》中的使用责任人信息，未办理交接手续不得离岗。第九条建立办公设备日常维护机制，及时处理设备故障，保障设备正常运行：行政部制定《办公设备日常维护指南》，明确各类设备的日常维护要求（如“电脑每周清理一次系统垃圾，每月查杀一次病毒；打印机每月清理一次进纸口灰尘，及时更换耗尽的墨盒”），通过内部办公系统发布，指导使用责任人开展日常维护；使用责任人在设备使用过程中发现故障（如电脑无法开机、打印机卡纸），需及时填写《办公设备故障报修单》，注明设备编号、故障现象、报修人、报修时间，提交行政部；行政部收到报修单后，1个工作日内安排维修，对简单故障（如打印机卡纸、电脑软件问题），由行政部技术人员现场维修；对复杂故障（如电脑硬件损坏、打印机主板故障），如设备仍在保修期内，联系供应商按售后服务约定维修，跟踪维修进度；如设备已过保修期，选择有资质的第三方维修机构维修，维修前需确认维修方案及费用，报行政部负责人审批后实施；维修完成后，行政部技术人员需测试设备是否恢复正常，填写《办公设备维修记录》，记录维修时间、故障原因、维修内容、维修费用、维修机构，更新至设备台账，同时将维修结果反馈给使用责任人。第十条加强办公设备安全管理，防范信息泄露与设备损坏风险：涉及存储公司数据的设备（如电脑、移动硬盘），使用责任人需设置开机密码，定期备份重要数据，不得将设备接入不安全的网络或外接不明存储设备，防止病毒感染或数据泄露；设备使用过程中如发生意外损坏（如电脑摔落、进水），使用责任人需立即向行政部报告，说明损坏原因，行政部核实情况后，区分责任：因正常使用损耗导致的损坏，按维护流程处理；因使用责任人操作不当、保管不善导致的损坏，需由使用责任人承担部分或全部维修费用（如承担维修费用的50%），具体比例根据损坏程度及责任大小确定；如设备丢失，使用责任人需立即报案，同时向行政部提交《设备丢失情况说明》，行政部协助调查，若确认无法找回，按公司资产管理制度处理，使用责任人需承担相应赔偿责任。第四章办公设备盘点与调拨第十一条建立办公设备定期盘点机制，确保设备账实相符，防止设备流失：行政部每半年组织一次全面盘点，每年6月、12月开展，盘点范围包括公司所有部门的办公设备；盘点前，行政部需整理《办公设备管理台账》，明确各部门需盘点的设备清单，提前3个工作日通知各部门做好盘点准备；盘点时，行政部盘点人员与各部门盘点负责人共同核对设备，逐一核对设备编号、名称、型号、使用责任人、设备状态（正常运行、故障待修、闲置），与台账信息比对，记录差异情况（如账有实无、实有账无、设备损坏未记录）；盘点结束后，行政部在5个工作日内整理《办公设备盘点报告》，注明盘点结果、差异情况及原因分析（如“账有实无为设备已报废未更新台账，实有账无为新增设备未登记”），提出整改措施（如“补充登记新增设备，更新报废设备台账”），报公司管理层备案；对盘点发现的闲置设备（如员工离职后未分配的电脑、不再使用的打印机），纳入闲置设备库管理，统一调配。第十二条办公设备调拨用于优化设备资源配置，提高设备利用率，避免重复采购：各部门因人员减少或业务调整出现闲置设备，或因临时需求需要借用其他部门设备时，可申请设备调拨；调拨流程：需求部门填写《办公设备调拨申请表》，注明需求部门、所需设备名称、型号、数量、调拨原因、使用期限（如为临时借用，需注明归还时间），经部门负责人签字后提交行政部；行政部核查闲置设备库是否有符合需求的设备，或协调有闲置设备的部门（如“财务部有闲置打印机可调拨至生产部”），与调出部门沟通确认，调出部门同意后，在申请表上签字；行政部组织需求部门与调出部门办理设备交接，填写《办公设备调拨单》，注明设备编号、调拨日期、调出部门、调入部门、设备状态、交接人，双方签字确认；行政部更新《办公设备管理台账》，修改设备的使用部门、使用责任人信息，同时将调拨单归档，确保调拨过程可追溯；临时借用的设备，使用期限一般不超过3个月，到期后需求部门需按时归还，行政部负责跟踪，若需延长借用期限，需重新提交调拨申请。第十三条闲置设备管理需规范，充分发挥设备价值：行政部建立《闲置办公设备台账》，记录闲置设备的编号、名称、型号、采购日期、闲置原因、设备状态、闲置时间，定期检查闲置设备，做好防尘、防潮处理，确保设备完好；对闲置时间超过3个月且无调拨需求的设备，行政部可评估是否具备二次利用价值（如维修后可使用、升级后满足新需求），对具备价值的，制定维修或升级方案，报公司管理层审批后实施，维修升级后重新纳入可用设备库；对无二次利用价值的闲置设备，按报废流程处理，不得长期存放占用空间。第五章办公设备报废第十四条办公设备报废需符合报废条件，严格按流程执行，确保资产处置合规：符合以下条件之一的设备可申请报废：设备使用年限达到规定标准（如电脑使用5年、打印机使用3年、办公家具使用8年），性能严重下降，无法满足办公需求，且维修费用过高（维修费用超过设备当前价值的50%）；设备因故障损坏严重，经专业维修机构确认无法修复；设备技术落后，已被淘汰，无法适配公司现有办公系统或业务需求；因自然灾害、意外事故导致设备严重损坏，无法使用；国家法律法规规定需强制报废的设备。第十五条办公设备报废流程包括申请、评估、审批、处置四个环节：使用部门发现设备符合报废条件时，填写《办公设备报废申请表》，注明设备编号、名称、型号、采购日期、使用年限、报废原因、设备现状（如“电脑使用5年，频繁死机，维修费用需XX元，超过设备价值”），附维修机构出具的无法修复证明（如适用），经部门负责人签字后提交行政部；行政部收到申请后，3个工作日内组织技术人员或委托第三方专业机构对设备进行报废评估，核实报废原因、设备损坏程度、是否具备维修价值，出具《设备报废评估意见》，明确是否同意报废；行政部将《办公设备报废申请表》《设备报废评估意见》及设备台账信息汇总，按审批权限提交审批：单台设备报废金额低于XX元的，由行政部负责人审批；单台设备报废金额高于XX元的，需提交公司管理层审批；审批通过后，行政部组织设备处置，处置方式包括：对含有涉密信息的设备（如电脑硬盘），需先进行数据销毁处理（如物理粉碎、专业数据擦除），防止信息泄露；选择有资质的废品回收机构或处置单位，签订《设备报废处置协议》，明确处置方式、处置费用、双方责任，处置收入（如废品变卖收入）需上交财务部，纳入公司收入核算；处置完成后，行政部填写《办公设备报废处置记录》，记录处置时间、处置方式、处置单位、处置收入、数据销毁情况，更新《办公设备管理台账》，标注设备“已报废”，同时将报废申请表、评估意见、处置协议、处置记录等资料归档，提交财务部进行固定资产核销（如为固定资产）。第十六条禁止违规处置报废设备，确保处置过程合法合规：不得将未进行数据销毁的涉密设备直接处置，不得将报废设备随意丢弃或转让给无资质的单位或个人，不得隐瞒报废设备处置收入；行政部需对报废处置过程进行监督，确保处置单位按协议要求处理设备，如发现违规处置行为，需立即终止合作，追究相关责任；财务部需对报废设备的资产核销与处置收入核算进行监督，确保财务处理合规。第六章监督与责任追究第十七条行政部负责对办公设备全生命周期管理过程进行监督，定期检查制度执行情况：检查采购环节是否按申请流程执行，是否存在无申请采购、超预算采购的情况；检查使用维护环节是否落实责任到人，设备故障是否及时报修，维修记录是否完整；检查盘点与调拨环节是否按周期开展盘点，调拨流程是否规范，闲置设备是否合理利用；检查报废环节是否符合报废条件，审批流程是否完整，处置是否合规；监督周期为每季度1次，形成《办公设备管理监督报告》，报公司管理层备案，对发现的问题，督促相关部门限期整改。第十八条建立责任追究机制，对违反本制度的部门或个人，按情节轻重追究责任：部门未按规定申请采购，擅自采购办公设备的，给予部门负责人批评教育，责令退回违规采购的设备，相关费用由部门承担；使用责任人未按制度使用、维护设备，导致设备损坏或丢失的，按本制