2026年金属制品公司行政物资集中采购招标管理制度

2026年金属制品公司行政物资集中采购招标管理制度第一章总则第一条为规范公司行政物资集中采购招标工作，实现采购流程透明化、采购成本最优化、物资质量标准化，防范采购风险，保障公司正常行政运营需求，结合金属制品公司行政物资采购实际（如办公用品、办公设备、后勤保障物资等）及国家《招标投标法》《政府采购法实施条例》等法律法规，制定本制度。第二条本制度适用于公司所有行政物资的集中采购招标活动，行政物资包括但不限于：（一）办公用品类，如纸张、笔具、文件夹、打印耗材（墨盒、硒鼓）、装订材料等日常办公消耗品；（二）办公设备类，如电脑、打印机、复印机、投影仪、办公家具（桌椅、文件柜）、会议设备（麦克风、音响）等；（三）后勤保障类，如清洁用品（清洁剂、垃圾袋、拖把）、劳保用品（安全帽、手套、工作服）、食堂食材（米、面、油、蔬菜）、饮用水、桶装水等；（四）其他行政类物资，如节日福利物资、宣传物料（横幅、海报）、快递服务、车辆维修保养服务等需批量采购的物资或服务。单个行政物资采购项目预算金额低于5000元的，可采用询价方式采购，不适用本招标制度；预算金额5000元及以上的，需按本制度开展集中采购招标。第三条行政物资集中采购招标遵循以下原则：（一）合规性原则，招标流程严格遵守国家招标投标相关法律法规及公司内部管理制度，确保招标活动合法、公正、透明，禁止暗箱操作或违规采购；（二）性价比优先原则，在保障物资质量、服务标准符合公司要求的前提下，优先选择报价合理、综合实力强的供应商，实现采购成本与物资价值的平衡；（三）集中化原则，所有符合招标条件的行政物资均纳入集中采购范围，由指定部门统一组织招标，避免各部门分散采购导致的成本增加、标准不一；（四）权责明确原则，明确招标组织部门、需求部门、监督部门的职责分工，确保招标各环节责任到人，避免推诿扯皮。第四条公司行政部门是行政物资集中采购招标的牵头组织部门，负责制定招标计划、发布招标公告、组织开标评标、签订采购合同、协调物资交付与验收；公司各需求部门（如生产部、财务部、人力资源部）负责提出物资采购需求、明确技术参数与质量标准、参与评标与物资验收；公司财务部门负责审核采购预算、监督资金使用、参与招标过程中的价格合理性审核；公司审计部门负责监督招标全流程，核查招标程序合规性、资料完整性，防范采购风险；公司法务部门负责审核招标文件、采购合同的合法性，提供法律支持。第二章招标前期准备第五条采购需求收集与汇总：（一）每月25日前，各需求部门根据下月或下季度行政物资使用需求，填写《行政物资采购需求表》，明确物资名称、规格型号、数量、质量标准（如办公用品需符合国家环保标准、办公设备需提供品牌型号或技术参数）、交付时间、使用部门联系人及联系方式，提交至行政部门；（二）行政部门对各需求部门提交的采购需求进行汇总整理，核对物资名称、规格的统一性（如统一办公家具尺寸、打印耗材型号），避免因规格不一导致的招标困难或物资无法通用；对需求不明确的（如未标注质量标准），及时与需求部门沟通确认，补充完善需求信息；（三）行政部门根据汇总后的采购需求，结合公司年度行政物资采购预算，编制《行政物资集中采购招标计划》，明确招标项目名称、预算金额、招标时间节点（公告发布时间、投标截止时间、开标时间）、评标标准，报公司分管行政的副总经理审批，审批通过后启动招标流程。第六条招标文件编制：（一）行政部门牵头编制《行政物资采购招标文件》，招标文件需包含以下核心内容：招标公告，说明招标项目名称、采购物资清单（含名称、规格、数量、质量要求）、预算金额、投标人资格要求、招标文件获取方式及时间、投标截止时间及开标时间地点；投标人须知，明确投标人需提供的资料（营业执照、资质证书、业绩证明、报价单）、投标文件编制要求（格式、签署、密封）、投标保证金缴纳要求（如需缴纳，金额一般不超过预算金额的2%）、投标无效情形（如逾期投标、文件密封不合格）；采购需求明细，详细列明各行政物资的技术参数、质量标准、验收要求（如办公设备需提供1年质保、食堂食材需符合食品卫生标准）、交付时间与地点（如需送货至公司各部门指定地点）、售后服务要求（如设备维修响应时间）；评标办法，明确评标指标及权重，常见指标包括价格（权重40%-50%）、质量与技术标准符合度（权重20%-30%）、供应商资质与业绩（权重10%-15%）、售后服务（权重10%-15%）、付款方式响应度（权重5%-10%），评标办法需公平合理，避免倾向性条款；合同主要条款，列明拟签订采购合同的核心内容，如采购物资数量、单价、总价、付款方式（如货到验收合格后30天内付款）、交付期限、质量保证金（如有，一般为合同金额的5%-10%）、违约责任、争议解决方式。（二）招标文件编制完成后，行政部门需征求需求部门、财务部门、法务部门意见，需求部门确认采购需求与技术参数无误，财务部门审核预算合理性，法务部门审核文件合法性与合规性，修改完善后形成最终招标文件，报公司分管行政的副总经理审批。第七条投标人资格预审：（一）行政部门通过公司官网、行业采购平台、地方公共资源交易平台等渠道发布招标公告，公告期限不少于5个工作日，公告中需明确投标人资格要求：具有独立法人资格，持有有效的营业执照，经营范围包含所投物资的生产或销售；具有良好的商业信誉，近3年内无重大违法违规记录（需提供承诺函），未被列入失信被执行人名单、重大税收违法案件当事人名单；具有履行合同所必需的设备和专业技术能力，如生产型供应商需提供生产场地证明，贸易型供应商需提供原厂授权书或代理资质；近2年内具有类似行政物资供应业绩（需提供至少2份合同复印件或中标通知书）。（二）投标人在公告规定时间内提交资格预审资料，行政部门联合财务部门、审计部门对投标人资格进行审核，重点核查营业执照有效性、业绩真实性、信用记录，审核通过的投标人名单需书面通知各投标人，并向其提供招标文件；审核未通过的，需说明原因，不得无故拒绝符合资格的投标人参与投标。第三章招标实施流程第八条投标文件接收与审查：（一）投标人需按招标文件要求编制投标文件，包括商务部分（报价单、资质证明、业绩材料）、技术部分（物资技术参数响应表、质量保障措施、售后服务方案），投标文件需加盖公章并密封，在投标截止时间前送达行政部门指定地点；（二）行政部门在投标截止时间后，对收到的投标文件进行密封性审查，密封不符合要求（如未加盖骑缝章、密封袋破损）的投标文件视为无效投标；对密封合格的投标文件，登记投标人名称、提交时间，妥善保管，等待开标。（三）投标截止时间后，不得接收任何迟到的投标文件，若投标人因不可抗力因素（如自然灾害、交通中断）需延迟提交，需提前向行政部门提交书面申请，经公司分管行政的副总经理批准后可适当延长截止时间，否则一律按无效投标处理。第九条开标与评标：（一）行政部门按招标公告约定的时间、地点组织开标，开标需邀请需求部门代表、财务部门代表、审计部门代表、法务部门代表参与，投标人可自愿参加开标会议；（二）开标由行政部门负责人主持，首先核对投标人名单，宣布投标文件密封审查结果，然后当众拆封有效投标文件，宣读投标人名称、投标总价、分项报价、交货期、售后服务承诺等关键信息，所有参与人员在《开标记录表》上签字确认；（三）开标结束后，立即组建评标委员会，评标委员会由5人及以上单数组成，成员包括行政部门代表1人、需求部门代表1-2人、财务部门代表1人、审计部门代表1人、技术专家（如涉及复杂设备采购，可外聘行业专家）1人，评标委员会成员需签订《评标纪律承诺书》，承诺客观公正评标，不泄露评标过程信息；（四）评标委员会按招标文件中的评标办法开展评标，首先对投标文件进行符合性审查，检查投标物资是否符合采购需求、技术参数是否响应、资质文件是否齐全，符合性审查未通过的投标文件不得进入后续评审；（五）对符合性审查合格的投标文件，评标委员会按评标指标逐项打分，计算各投标人综合得分，综合得分最高的为第一中标候选人，次高的为第二中标候选人（备选）；若出现综合得分相同的情况，以报价较低者为优先；若报价也相同，以售后服务方案更优者为优先。（六）评标过程中，评标委员会可就投标文件中的疑问向投标人进行澄清，投标人需在规定时间内书面答复，答复内容不得更改投标文件实质性内容；评标委员会需详细记录评标过程、打分情况、讨论意见，形成《评标报告》，全体评标成员签字确认。第十条中标公示与通知：（一）评标结束后1个工作日内，行政部门将《评标报告》报公司分管行政的副总经理审批，审批通过后，在公司官网或内部公告栏发布中标公示，公示内容包括中标候选人名称、中标金额、评标得分、公示期限，公示期限不少于3个工作日；（二）公示期间，若收到投标人或公司内部人员异议，行政部门需联合审计部门对异议内容进行核查，核查结果需书面反馈异议人；若异议成立，需重新组织评标；若异议不成立，需说明理由，继续推进招标流程；（三）公示期满无异议或异议不成立的，行政部门向第一中标候选人发出《中标通知书》，通知其在收到通知书后7个工作日内前来签订采购合同；若第一中标候选人因故放弃中标资格或未在规定时间内签订合同，行政部门可向第二中标候选人发出中标通知，或重新组织招标。第四章合同签订与物资验收第十一条采购合同签订：（一）中标人持《中标通知书》与行政部门协商签订采购合同，合同条款需与招标文件、投标文件内容一致，不得擅自变更实质性条款（如物资规格、价格、交付时间）；若需调整非实质性条款（如付款方式细节），需经双方协商一致，并书面确认；（二）合同签订前，行政部门需将合同文本提交法务部门审核，法务部门审核合同合法性、权责约定、违约责任等条款，确保合同无法律风险；审核通过后，行政部门代表公司与中标人签订采购合同，合同需加盖公司公章与中标人公章，双方各执一份，行政部门留存一份备案，财务部门留存一份作为付款依据。（三）若采购合同金额超过5万元，需按公司财务制度规定，要求中标人缴纳质量保证金（一般为合同金额的5%-10%），质量保证金在物资验收合格且质保期满后无息退还；合同金额低于5万元的，可免缴质量保证金，但需在合同中明确质量责任。第十二条物资交付与验收：（一）中标人需按合同约定的时间、地点交付物资，交付前需提前3个工作日通知行政部门与需求部门；行政部门协调需求部门做好接收准备，如安排存放场地、准备验收工具；（二）物资送达后，行政部门联合需求部门、财务部门开展验收，验收内容包括：数量验收，核对实际交付物资数量与合同约定是否一致，是否存在短缺；规格质量验收，检查物资规格型号、品牌、技术参数是否符合合同要求，质量是否达标（如办公用品需无破损、办公设备需能正常启动、食材需新鲜无变质），需提供产品合格证、检验报告的物资，需核对相关证明文件；包装验收，检查物资包装是否完好，有无因运输导致的损坏，包装不符合要求的需及时与中标人沟通处理。（三）验收合格的，参与验收人员填写《行政物资采购验收单》，签字确认，验收单作为财务付款的依据；验收不合格的，需书面通知中标人，明确不合格原因（如数量短缺、质量不达标），要求其在规定时间内补足、更换或退货，逾期未处理的，按合同约定追究违约责任；若因不合格物资影响公司正常运营，中标人需承担相应赔偿责任。第五章供应商管理与招标监督第十三条供应商档案与评价管理：（一）行政部门建立《行政物资供应商档案》，为每个中标供应商建立档案，记录供应商名称、联系方式、资质文件、合作项目、合同金额、交付情况、验收结果、售后服务表现，档案需及时更新，便于后续合作参考；（二）每季度末，行政部门组织需求部门、财务部门、审计部门对合作供应商进行综合评价，评价指标包括物资质量（40%）、交付及时性（30%）、售后服务（20%）、价格合理性（10%），评价结果分为优秀（85分及以上）、合格（60-84分）、不合格（60分以下）；（三）评价优秀的供应商，在后续同类物资招标中可给予适当加分（如综合得分加3-5分），优先考虑合作；评价不合格的供应商，暂停其1-2年参与公司行政物资招标资格，若因供应商原因导致重大损失的，列入公司“供应商黑名单”，永久禁止合作。第十四条招标全流程监督：（一）审计部门全程监督行政物资集中采购招标活动，重点监督以下环节：招标前期，核查采购需求是否真实合理、预算是否符合公司规定、招标文件是否存在倾向性条款；招标过程，监督开标评标是否按规定流程进行、评标委员会组成是否合规、打分是否客观公正、中标公示是否规范；合同签订与验收，核查合同条款是否与招标文件一致、物资验收是否严格按标准执行、付款是否符合合同约定；（二）审计部门在招标结束后1个月内，出具《行政物资采购招标审计报告》，总结招标工作情况，指出存在的问题（如流程瑕疵、资料缺失），提出改进建议，报公司总经理办公会审议；（三）公司任何部门或员工发现招标过程中存在违规行为（如收受回扣、泄露标底、虚假投标），可向审计部门或公司纪检监察部门举报，举报需提供具体线索，受理部门需保密并及时核查，核查属实的，按公司规定追究相关人员责任，涉嫌违法的移交司法机关。第六章责任与奖惩第十五条各部门与人员责任：（一）行政部门责任，对招标组织工作负总责，若因招标文件编制错误、招标流程遗漏、物资验收不严导致采购风险或公司损失的，行政部门负责人需承担主要责任；（二）需求部门责任，需如实提报采购需求，明确技术参数与质量标准，若因需求提报错误、参与评标时主观打分导致采购物资无法使用的，需求部门负责人需承担相应责任；（三）评标委员会成员责任，需客观公正参与评标，若存在私下接触投标人、泄露评标信息、不按评标办法打分等行为，取消评标资格，情节严重的给予纪律处分；（四）审计部门责任，需严格监督招标全流程，若因监督不力导致违规采购行为未被发现的，审计部门需承担监督失职责任；（五）供应商责任，若供应商存在虚假投标、提供不合格物资、延迟交付、售后服务不到位等违约行为，按合同约定追究违约责任，情节严重的列入供应商黑名单。第十六条奖惩措施：（一）奖励，对在行政物资采购招标工作中表现突出的部门与个人：行政部门按制度规范组织招标，采购成本较上年度同类物资降低10%以上，且物资质量达标、无投诉的，给予行政部门团队奖励，金额为成本降低额的5%-10%；需求部门提报采购需求准确、参与评标专业负责，助力采购工作高效推