法律咨询机构防大风服务预案

法律咨询机构防大风服务预案一、总则（一）编制目的为有效防范大风灾害对法律咨询机构正常运营、人员安全及服务连续性的影响，规范大风预警响应、应急处置及灾后恢复流程，最大程度降低财产损失、保障员工与客户人身安全、维持法律服务供给稳定，特制定本预案。（二）适用范围本预案适用于法律咨询机构总部及各分支机构在大风预警期间（含蓝色、黄色、橙色、红色预警）的风险防控、应急处置及灾后恢复工作，覆盖办公场所、人员、档案资料、电子设备、对外服务等全场景。（三）工作原则生命至上，安全第一：将员工、客户及来访人员的人身安全置于首位，优先保障人员疏散与避险。预防为主，平战结合：日常强化风险排查与物资储备，预警期快速响应，灾后期高效恢复。统一指挥，分级负责：明确机构应急指挥体系，按预警级别分级落实责任，确保指令传达顺畅。协同联动，保障服务：联动内部各部门（行政、法务、技术、客服）及外部单位（物业、应急管理部门、客户），在应急状态下维持核心法律服务不中断。二、风险识别与分级（一）主要风险点法律咨询机构在大风灾害中面临的核心风险可分为四类：人员安全风险：办公场所门窗破碎、外墙脱落、树木倒伏导致的砸伤；户外巡查或通勤途中的意外；紧急疏散时的踩踏风险。财产损失风险：办公设备（电脑、打印机、服务器）损坏；纸质档案（合同、案卷）浸湿、吹散；办公家具倾倒；室外广告牌、标识牌损毁。服务中断风险：电力/网络中断导致电子案卷无法访问、线上咨询停滞；办公场所受损无法正常办公，线下服务被迫暂停；客户紧急法律需求（如诉讼时效临近、应急法律文书起草）无法及时响应。法律责任风险：因服务中断导致客户权益受损引发的违约纠纷；因未及时提醒客户防范大风相关法律风险（如合同履行延误、财产保全）引发的间接责任。（二）预警分级标准根据气象部门发布的大风预警信号，结合机构实际情况，将应急响应分为四级：预警级别风力标准可能影响响应措施蓝色预警24小时内平均风力6-7级，或阵风8级以上轻微影响，无明显安全隐患启动三级响应，加强巡查黄色预警12小时内平均风力8-9级，或阵风10级以上门窗晃动，室外物品易被吹落启动二级响应，停止户外作业橙色预警6小时内平均风力10-11级，或阵风12级以上门窗可能破碎，树木易倒伏启动一级响应，部分人员疏散红色预警6小时内平均风力≥12级，或阵风≥14级建筑设施严重受损风险极高启动特级响应，全员紧急疏散三、应急组织体系与职责（一）应急指挥小组成立以机构负责人为组长的应急指挥小组，为最高决策机构，职责包括：审批预案启动与终止；下达应急处置指令（如疏散、远程办公切换）；协调外部资源（如联系应急管理部门、保险公司）；决策灾后恢复的优先级（如先恢复服务器机房还是客户接待区）。（二）专项工作组职责指挥小组下设5个专项工作组，分工明确：工作组牵头部门核心职责综合协调组行政部对接气象部门获取预警信息；传达指挥小组指令；记录应急处置全过程（形成台账）；统计损失并上报。安全保障组行政部/安保部开展办公场所风险排查；组织人员疏散与避险；维护现场秩序；灾后检查建筑结构安全。服务保障组法务部/客服部梳理核心服务清单（如诉讼时效提醒、紧急文书起草）；协调律师远程响应客户需求；向客户发布服务调整通知。技术保障组技术部备份电子数据；保障远程办公系统（VPN、云桌面）稳定；抢修受损的服务器、网络设备。后勤保障组行政部/财务部储备应急物资（如急救包、手电筒）；联系保险公司定损；采购灾后恢复所需物资（如门窗玻璃、档案袋）。四、预防与准备措施（一）日常预防工作风险排查常态化：行政部每周检查办公场所门窗密封性、外墙附着物（如空调外机）牢固性、室外树木/广告牌稳定性；技术部每月测试备用电源（UPS）、网络冗余线路是否正常。物资储备标准化：在各办公区设置应急物资柜，储备以下物资：防护类：安全帽、反光背心、急救包（含绷带、消毒水、止痛药）；工具类：手电筒、应急灯、胶带、铁丝、撬棍（用于破拆逃生）；通讯类：对讲机（3-5台，覆盖各楼层）、备用手机（预存话费）；文档保护类：防水档案袋、密封胶带、真空压缩袋（用于紧急封存纸质案卷）。人员培训定期化：每季度组织一次应急演练，内容包括：疏散演练：模拟橙色预警下的人员疏散，明确疏散路线（避开玻璃幕墙、外墙下方）、集合点（远离高大建筑的空旷区域）；技能培训：教员工使用急救包、固定门窗、封存纸质档案；角色演练：让各工作组成员熟悉指令传达、客户沟通、技术抢修等流程。（二）预警信息接收与传递信息来源：指定行政部专人关注“国家气象科学数据中心”“本地气象APP”及应急管理部门公众号，确保第一时间获取大风预警。传递流程：预警信息确认后，10分钟内通过三种渠道同步传达：内部渠道：企业微信/钉钉群发布预警通知+响应级别；办公场所：通过广播、电子屏滚动播放预警信息；外部渠道：向重要客户发送短信/邮件，提醒其注意大风期间的法律风险（如合同履行延误可援引“不可抗力”条款）。五、应急响应流程（一）蓝色预警（四级响应）启动条件：气象部门发布蓝色大风预警，预计24小时内风力达6-7级。核心措施：综合协调组向全员发布预警，提醒通勤时注意防风，避免靠近广告牌、大树；安全保障组检查门窗，关闭所有外窗并锁死；技术部备份电子案卷至云端，确保数据双份存储；服务保障组梳理次日需处理的紧急案件，提前与客户沟通确认需求是否调整。（二）黄色预警（三级响应）启动条件：气象部门发布黄色预警，预计12小时内风力达8-9级。核心措施：安全保障组停止所有户外作业（如广告牌维修、绿植修剪），将室外物品（花盆、垃圾桶）移至室内；后勤保障组检查应急物资柜，补充缺失物资；服务保障组向客户发送“大风期间服务提示”，告知线上咨询渠道（如官网留言、客服热线）24小时畅通；技术部开启VPN与云桌面的备用服务器，确保远程办公通道待命。（三）橙色预警（二级响应）启动条件：气象部门发布橙色预警，预计6小时内风力达10-11级。核心措施：指挥小组召开紧急会议，决策是否启动“远程办公模式”；安全保障组组织人员疏散：按“低楼层先撤、高楼层后撤”原则，引导员工至集合点；对无法撤离的人员（如值班人员），安排其在楼梯间、承重墙附近的避险区躲避；服务保障组启动“核心服务清单”：优先响应涉及诉讼时效（如距截止日不足3天）、财产保全（如客户财产面临大风损毁需紧急申请法院查封）的需求；技术部切断非必要电源（如打印机、空调），启动UPS保障服务器运行；后勤保障组用防水档案袋封存重要纸质案卷，将电脑、服务器等设备移至远离门窗的区域。（四）红色预警（一级响应）启动条件：气象部门发布红色预警，预计6小时内风力≥12级。核心措施：指挥小组下达“全员撤离”指令，安全保障组逐楼层检查是否有滞留人员，确保“人走断电、人走锁门”；服务保障组通过客户群、官网发布“紧急服务公告”，明确暂停线下服务，线上仅保留“应急法律热线”（由2-3名律师24小时值守）；技术部将核心数据（如未结案卷、客户信息）同步至异地云服务器，关闭本地服务器电源；后勤保障组联系物业，确认地下室、停车场等避险区域是否开放，为滞留人员提供临时安置。六、灾后恢复与服务续接（一）现场评估与处置安全优先：大风结束后，安全保障组需待气象部门解除预警、物业确认建筑结构安全后，方可进入办公场所。评估内容包括：门窗是否完好、电力/燃气是否泄漏、有无坍塌风险。损失统计：综合协调组联合各部门统计损失：人员伤亡：如有受伤人员，立即送医并上报当地应急管理部门；财产损失：列出受损设备、案卷清单，拍摄照片/视频留证，24小时内联系保险公司定损；服务影响：统计中断的服务数量（如未回复的咨询、延迟的文书），评估对客户的影响程度。（二）服务恢复流程按“核心服务先恢复、次要服务后跟进”的原则，分三步推进：紧急恢复（12小时内）：技术部优先抢修远程办公系统，确保律师能通过云桌面访问电子案卷；服务保障组联系受影响的核心客户（如正在诉讼的客户、有紧急合同需求的企业），告知服务恢复进度，协商解决方案（如延长文书提交时间）；后勤保障组清理办公区积水、散落文件，对浸湿的纸质案卷进行烘干、整理。全面恢复（24-48小时内）：行政部修复受损门窗、更换破碎玻璃，确保办公场所安全可用；法务部组织律师梳理灾后法律需求：如协助客户向保险公司索赔（起草索赔函、收集证据）、处理因大风导致的合同违约纠纷（援引不可抗力条款）、制定财产保全方案（针对受损财产）；客服部通过电话、短信向所有客户告知服务全面恢复，主动询问是否有新的法律需求。复盘优化（72小时内）：指挥小组召开复盘会议，分析本次应急处置中的问题（如预警传达延迟、远程办公系统卡顿）；修订预案：补充未覆盖的风险点（如地下室进水）、优化响应流程（如缩短疏散时间）；组织二次培训：针对复盘发现的薄弱环节，对员工进行专项培训（如快速封存案卷技巧、远程办公故障排除）。七、附则（一）预案管理本预案由行政部牵头制定，每年度根据实际演练情况、法律法规变化（如《突发事件应对法》修订）、机构业务调整（如新增线上仲裁服务）进行修订，经指挥小组审批后发布实施。（二）责任追究对在应急处置中未履行职责的部门或个人，视情节轻重给予处罚：预警期间未按要求排查风险，导致财产损失扩大的，扣发部门负责人当月绩效；紧急疏散时擅自离岗，导致人员滞留的，给予警告处分；因个人疏忽导致客户重要案卷丢失、服务中断引发法律纠纷的，承担相应赔偿