采购申请审批流程表单规范版

采购申请审批流程规范工具指南一、适用范围与发起条件本流程规范适用于企业内部各部门因生产经营、日常办公及项目实施需要，采购各类物资、服务或工程时使用的审批流程。当采购需求满足以下条件时，需发起正式申请：采购金额达到企业规定的起审标准（具体金额由财务部门另行制定）；采购物品/服务不属于企业统采目录（如已列入统采目录，需通过统一采购平台申请）；采购需求非日常零星紧急采购（紧急采购需按特殊流程处理，详见后文说明）；涉及固定资产采购（如设备、工具等，无论金额大小均需完整审批）。二、审批流程详解采购申请审批需严格按照以下步骤依次推进，每个环节由指定责任人完成，保证流程合规、责任明确。第一步：需求提报与表单填写操作主体：采购需求部门申请人（如部门专员、项目负责人）操作内容：申请人根据实际需求，填写《采购申请表单》（模板见第三部分），详细填写采购物品/服务的名称、规格型号、数量、预估单价、预算总金额、用途说明、交货日期及供应商建议（如有）；附件准备：需附上相关证明材料，如采购需求说明、比价报价单（至少3家供应商，若为独家采购需提供说明）、项目立项批复（涉及项目采购时）、技术参数要求等；表单核对：保证所有信息填写完整、准确，无遗漏项后，提交至部门负责人审核。第二步：部门负责人初审操作主体：需求部门负责人（如部门经理、主管）操作内容：审核采购需求的合理性：是否符合部门年度工作计划、预算安排，是否为必要支出；审核采购明细的准确性：数量、规格、用途是否与实际需求匹配，预算是否在部门可控范围内；审核附件完整性：比价资料、技术参数等是否齐全，是否符合企业采购制度；审核通过后，在表单“部门负责人意见”栏签字确认，并注明日期，提交至财务部门审核；若审核不通过，需注明原因并退回申请人修改。第三步：财务部门预算与合规性审核操作主体：财务部门审核人员（如财务主管、成本会计）操作内容：预算审核：核对采购申请金额是否在部门年度预算额度内，超预算部分需说明资金来源（如专项预算、追加申请等）；合规性审核：检查采购流程是否符合企业内控要求，如是否需进行公开招标、是否涉及关联交易等；价格合理性审核：对比历史采购价格、市场均价，评估预估单价的合理性，必要时要求补充比价资料；审核通过后，在表单“财务部门意见”栏签字确认，并注明日期，提交至管理层审批；若审核不通过，注明原因并退回需求部门。第四步：管理层审批（按权限分级）操作主体：根据采购金额划分审批权限，由不同层级管理人员审批：小额采购（如X万元以下）：由分管副总/部门总监审批；大额采购（如X-Y万元）：由总经理审批；重大采购（如Y万元以上）：需提交总经理办公会或董事会集体审议。操作内容：审核采购事项的战略匹配度：是否符合企业长期发展规划、重点项目目标；综合评估风险：包括供应商风险、资金风险、合规风险等；权限审批：在表单“管理层审批意见”栏签署审批结论（同意/不同意/需调整），注明日期；若不同意，需明确退回理由；若需调整，由需求部门根据意见修改后重新提交审批。第五步：采购部门执行与反馈操作主体：采购部门专员操作内容：收到审批通过的《采购申请表单》后，根据表单要求启动采购程序，如发布招标信息、联系供应商谈判、签订采购合同等；采购过程中需及时向需求部门反馈进度（如供应商选择情况、交货周期等），保证与需求部门沟通顺畅；采购完成后，将采购合同、订单详情等资料复印件反馈至财务部门及需求部门备案。第六步：归档与记录操作主体：采购部门、财务部门操作内容：采购部门将审批通过的《采购申请表单》、采购合同、验收报告等资料整理成册，按月度归档保存，保存期限不少于5年；财务部门根据审批完成的表单及采购合同，办理付款手续，保证资金支付流程合规。三、采购申请表单模板基本信息申请部门申请日期年月日申请人联系方式采购明细序号物品/服务名称12预算信息预算总金额（元）大写：资金来源□部门预算□专项预算□其他请注明：供应商信息建议供应商名称（如有）比价说明（至少3家供应商）供应商1：报价_元，联系人_供应商2：报价_元，联系人_____供应商3：报价_元，联系人___审批意见部门负责人意见签字：_________日期：_________财务部门意见签字：_________日期：_________管理层审批意见签字：_________日期：_________其他信息紧急程度□普通□紧急（需注明紧急原因）附件清单□需求说明□比价报价单□立项批复□其他：______四、关键事项说明信息填写规范：申请人需保证采购信息真实、准确，规格型号、数量等关键要素不得模糊填写，避免因信息不全导致审批延误或采购失误；审批权限控制：严禁越权审批或代签，各审批人需对审批意见负责，若因审批疏忽造成损失，将按企业相关规定追究责任；预算管理要求：超预算采购需提前提交预算调整申请，经财务部门及管理层审批通过后方可发起采购，严禁无预算或超预算采购；紧急采购处理：如遇突发紧急情况（如生产设备故障需立即更换），可先通过电话向部门负责人及总经理口头报备，说明紧急原因，后在24小时内补填《采购申请表单》，补办审批手续；供应商管理：优先选择企业合格供应商名录内的供应商，新供应商引入需经过资质审核（如营业执照、相关资质