设备采购申请及评估标准表

设备采购申请及评估标准表通用工具模板一、适用范围与应用场景本工具模板适用于各类企业、事业单位、机关及社会组织等机构，在需采购生产设备、办公设备、科研仪器、医疗设备等各类固定资产时，规范采购申请流程、统一评估标准，保证采购行为合规、高效、经济。具体场景包括：新项目启动需新增设备；现有设备老化、损坏需替换；业务规模扩大需扩容设备；技术升级需引进新型设备等。通过标准化申请与评估，可避免盲目采购、重复购置，保证设备满足使用需求且性价比最优。二、设备采购申请及评估全流程操作指南（一）第一步：申请准备与材料填写明确采购需求：申请人（使用部门）根据工作需要，确定设备名称、规格型号、数量、主要功能及预期使用目标，梳理设备必须具备的技术参数（如精度、功率、容量等）及可选参数（如品牌、售后服务要求等）。填写《设备采购申请表》：依据本模板“三、设备采购申请及评估标准表模板”要求，完整填写申请信息，包括但不限于申请部门、申请人、设备详情、预算金额、技术参数等，并附上必要支撑材料（如设备技术规格书、市场调研报告、旧设备处置说明等）。（二）第二步：部门内部审核部门负责人初审：申请部门负责人对采购需求的必要性、设备参数的合理性、预算金额的适当性进行审核，确认无误后签字，并注明“同意申请”意见。跨部门会签（如需）：若涉及多个部门共用设备或需与其他业务协同（如IT设备需IT部门确认兼容性、大型设备需安全部门评估安装条件），则需组织相关部门会签，保证设备采购不影响其他工作。（三）第三步：采购部门技术评估技术参数复核：采购部门（或设备管理部门）组织技术专家（可邀请内部技术人员或外部顾问），对申请人提交的技术参数进行复核，重点核查参数是否与使用需求匹配、是否存在冗余或缺失，必要时要求申请人补充说明。市场调研与供应商筛选：采购部门根据技术参数，开展市场调研，收集至少3家及以上供应商的产品信息（包括报价、技术参数、品牌口碑、售后服务等），形成《设备采购市场调研表》，作为评估依据。（四）第四步：综合评估与打分组建评估小组：由采购部门牵头，成员包括使用部门代表、技术专家、财务人员、审计人员（如需），共同组成设备采购评估小组，保证评估客观公正。量化评分：评估小组依据“设备采购评估标准表”（见模板第三部分），对候选设备/供应商从功能匹配度、价格合理性、售后服务、供应商资质、节能环保等维度进行量化打分（各项权重可根据设备类型调整，如科研设备可提高“功能匹配度”权重，办公设备可提高“价格合理性”权重）。形成评估报告：根据评分结果，排序推荐最优候选设备（或供应商），撰写《设备采购评估报告》，说明评估过程、评分依据及推荐理由。（五）第五步：预算与财务审核预算合规性审核：财务部门对申请预算进行审核，确认是否符合单位年度预算安排，若超预算需说明资金来源（如专项申请、预算调整等），并审核报价是否合理（参考市场价格、历史采购价格等）。资金可行性确认：财务部门确认资金落实后，在申请表上签署“预算审核通过”意见。（六）第六步：管理层审批按权限报批：根据单位采购管理制度，将申请表、评估报告、市场调研表等材料提交至对应管理层审批（如部门负责人审批、分管领导审批、总经理办公会审批等）。审批结果反馈：审批通过后，由采购部门向使用部门反馈结果，启动采购流程；审批未通过，则向使用部门说明原因，需调整需求或补充材料后重新申请。（七）第七步：采购执行与验收供应商确定与合同签订：采购部门根据审批结果，按照单位采购管理规定（如招标、询价、单一来源采购等）确定供应商，签订采购合同，明确设备规格、价格、交付时间、售后条款等。到货验收：设备到货后，由使用部门、采购部门、技术部门共同验收，对照合同和技术参数检查设备外观、功能、配件等，填写《设备验收单》，验收合格后办理入库手续；若不合格，及时与供应商协商退换货或索赔。三、设备采购申请及评估标准表模板（一）基本信息申请编号申请部门申请人联系方式申请日期预计到货日期设备名称设备型号规格数量设备用途资金来源原设备情况（若有）设备用途说明：（详细描述设备将用于哪些具体工作场景，需解决什么问题，预期达到什么效果，如：“用于生产线工序，提高加工精度至±0.01mm，满足产品量产需求”）（二）设备详细参数序号参数类别参数名称参数要求（具体数值/标准）是否为必需参数备注（如品牌、产地等）1基础参数外形尺寸长×宽×≤mm是2重量≤kg是3功率W（或额定电压V）是4功能参数核心功能1（如：处理速度≥次/秒）是5核心功能2（如：测量精度±%）是6工作环境温度-℃，湿度%-%否若有特殊要求需注明7兼容性参数接口类型（如：USB3.0、HDMI等）否需与现有设备兼容8软件系统（如：支持操作系统）否若有软件需求需注明9其他要求售后服务（如：3年免费保修，24小时响应）否10交付周期≤天是（三）预算信息序号预算明细金额（元）说明（如包含运费、安装费、税费等）1设备单价2数量3运输费4安装调试费5培训费6税费7预算总计（四）评估标准与结果评估维度权重（%）评分标准（10分制）得分备注（如供应商A、供应商B等）功能匹配度30完全满足必需参数得10分，每缺失1项必需参数扣3分，可选参数不满足酌情扣分价格合理性25最低价得10分，其他按与最低价比例折算得分（如最低价10000元，报价12000元得8.33分）需注明各供应商报价售后服务20保修期≥3年、24小时响应得10分，酌情扣分需注明售后条款供应商资质15行业知名品牌、相关资质齐全得10分，资质缺失或品牌口碑差酌情扣分需附供应商营业执照复印件等节能环保10能效等级1级、环保认证齐全得10分，不符合要求酌情扣分若设备无此要求可调整权重总计得分100（五）审批意见审核环节审核人审核意见签字日期部门负责人审核技术评估意见财务预算审核分管领导审批主要领导审批四、使用过程中的关键注意事项信息真实性与准确性：申请人需保证填写的设备需求、技术参数、预算等信息真实、准确、完整，不得虚构或夸大需求，避免因信息偏差导致采购设备无法满足实际使用需求。技术参数量化明确：技术参数应尽可能量化（如“处理速度≥100页/分钟”而非“处理速度快”），避免使用模糊描述，便于采购部门开展市场调研和评估小组客观打分。评估标准统一公开：评估前需明确各维度权重及评分标准，并告知所有参与方，保证评估过程公平公正，避免主观臆断。若需调整权重，需由评估小组集体讨论决定并记录原因。预算合规性：预算需严格符合单位财务管理制度，超预算采购需提前履行预算调整审批流程，保证资金来源合法合规。供应商资质核实：对供应商的营业执照、生产许可证、相关行业认证（如ISO9001、医疗器械注册证等）需进行核实，保证其具备供货能力和资质，避免采购到假冒伪劣或三无产品。