办公自动化设备管理流程规范

办公自动化设备管理流程规范为规范企业办公自动化设备（含计算机、打印机、复印机、扫描仪等）的全流程管理，提升设备使用效率、降低运维成本，保障办公系统稳定运行，结合企业实际运营需求，制定本管理流程规范。本规范适用于企业各部门办公自动化设备的采购、使用、维护及报废等管理工作，旨在通过标准化流程明确各环节责任，实现设备全生命周期的科学管控。一、管理职责分工设备管理部门作为统筹主体，需牵头制定设备选型标准、统筹年度采购计划、建立动态设备台账，并监督全周期管理流程的执行；各使用部门需指定专人担任设备管理员，负责本部门设备的日常使用、报修反馈及需求提报，同时对设备使用安全负责；财务部门需结合预算管理要求，对设备采购、维修及报废的资金使用进行合规性审核，确保成本可控并完成资产账务处理。二、设备全生命周期管理流程（一）采购管理1.需求提报：使用部门结合业务需求或设备老化情况，以书面形式提交《设备需求申请表》，明确设备类型、性能参数及预计使用场景，经部门负责人初审后报设备管理部门。设备管理部门需联合技术人员评估需求可行性，优先考虑现有设备调剂；确需采购的，会同财务部门编制采购预算，按企业采购审批流程提报至决策层审批。2.采购实施：采购需求获批后，设备管理部门需联合技术人员开展选型调研，优先选择技术成熟、售后完善的品牌及型号，必要时组织供应商现场演示。采购方式可结合预算金额采用招标、比价或直接采购，签订合同时需明确设备配置、交货周期、保修条款及违约责任。（二）验收管理设备到货后，设备管理部门需联合使用部门、技术人员组成验收小组，对照采购合同及技术协议核对设备外观、配置清单及功能指标，必要时进行72小时试运行测试。验收合格后，填写《设备验收单》，同步更新设备台账（记录设备编号、使用部门、责任人、保修期限等信息）；验收不合格的，由采购经办人协调供应商退换货，直至满足验收标准。（三）使用管理1.领用与责任：设备正式投入使用前，需完成领用登记，明确使用责任人并签署《设备使用责任书》，责任人需承诺遵守操作规范、定期维护设备。2.日常操作规范：使用人员需严格执行设备操作手册，禁止违规安装非授权软件、外接不明存储设备，避免超负荷运行（如打印机单次打印超量任务需分批处理）。涉及核心数据的设备，需启用加密存储、访问权限管控，禁止接入公共网络。3.借用管理：跨部门借用设备时，需填写《设备借用单》，注明借用时间、用途及归还要求；归还时需经双方检查设备状态，确保无损坏、数据已清除。（四）维护管理1.日常维护：使用部门责任人每周需对设备进行清洁、检查连接线路及耗材余量；每月对电脑类设备进行系统垃圾清理、病毒查杀。设备管理部门每季度组织一次设备巡检，记录运行状态，提前排查潜在故障。2.故障维修：设备出现故障时，责任人需立即停止操作并填报《设备报修单》，说明故障现象及操作场景。设备管理部门判断是否内部维修（如更换硒鼓、调试软件）；内部无法解决的，联系原厂或授权服务商维修，维修完成后填写《维修记录单》，注明故障原因、维修措施及费用，作为后续维保分析依据。（五）报废管理1.报废申请：设备达到使用年限、故障频发且维修成本超残值，或因技术迭代无法满足需求时，使用部门可提出报废申请，附《设备报废申请表》及故障维修记录。2.鉴定与审批：设备管理部门组织技术鉴定，必要时邀请第三方评估，确认符合报废条件后，按企业资产处置流程审批。3.处置与核销：报废设备处置前，技术人员需彻底清除存储数据（如硬盘格式化、芯片物理销毁），并填写《报废设备处置单》，注明处置方式（回收、拆解等）及回收金额。财务部门同步完成资产核销及台账注销。三、安全与保密管理要求涉及企业核心数据的设备，需启用加密存储、访问权限管控，禁止接入公共网络；涉密设备需单独建档，指定专人使用，使用后及时锁屏或关机。设备外送维修时，需拆除存储介质或由技术人员全程陪同；报废设备的存储部件需物理销毁，防止信息泄露。四、附则本规范自发布之日起实