公司综合管理部岗位职责及工作手册

公司综合管理部岗位职责及工作手册一、部门定位与职责概述综合管理部是企业运营的核心支撑枢纽，以“统筹资源、优化流程、服务全局”为核心目标，通过行政事务规范管理、后勤保障高效落地、制度流程迭代升级、内外关系协同维护、文化价值深度传递等工作，系统性保障组织运转的流畅性、合规性与人文温度，为业务发展筑牢“软基建”。二、核心岗位职责细分（一）行政统筹管理会议与活动管理：统筹公司级会议、培训、庆典等活动全流程组织，涵盖议题征集、场地协调、材料准备、纪要输出与决议督办；建立会议分级机制（战略会/周例会/专项会），优化沟通效率，避免形式化消耗。公文与印信管理：规范收发文流程，确保外部来文及时呈批、内部发文合规存档；严格管理公章、法人章等印信使用登记，防范用印风险；牵头制定公文格式与行文规范，提升行政文书专业性。办公环境与资产统筹：统筹办公空间规划（工位调整、会议室分配），协调物业维护办公设施（水电、网络、安防）；牵头固定资产盘点与台账更新，联合财务优化资产配置效率。（二）制度与流程优化制度体系搭建：调研业务痛点与管理需求，牵头起草/修订《员工手册》《考勤管理制度》等核心制度，确保权责清晰、贴合实际；建立制度“生命周期管理”机制，每年开展合规性审查与版本迭代。流程效率提升：梳理跨部门协作流程（报销、请假、合同审批等），通过可视化流程图、节点责任清单简化冗余环节；联合IT部门推动数字化流程落地（OA系统审批流优化），减少人工干预。（三）后勤保障服务物资采购与管理：依据部门需求制定采购计划，筛选优质供应商并建立评估机制（价格、质量、交付时效）；统筹办公用品、设备的验收入库、领用登记与库存预警，避免资源浪费。员工福利与后勤支持：策划节日福利、健康体检等方案，提升员工归属感；协调班车、宿舍、食堂等后勤资源，收集反馈并推动服务优化（如食堂菜单迭代、班车路线调整）。（四）内外沟通协调内部协同枢纽：建立跨部门需求响应机制，针对商务接待、资料调阅等需求快速联动资源；定期组织部门沟通会，化解协作矛盾，沉淀最佳实践。外部关系维护：对接政府、行业协会，处理工商注册、政策申报等事务；统筹客户、合作伙伴来访接待，设计标准化流程（行程规划、礼品定制），传递企业品牌形象。（五）档案与信息管理档案全周期管理：搭建“纸质+电子”双轨档案体系，按“业务类型+时间维度”分类归档（合同、人事、财务档案等）；制定档案借阅、销毁制度，确保机密信息安全；定期开展档案数字化扫描，提升检索效率。信息整合与传递：收集行业动态、政策法规，结合内部数据形成《管理简报》，为决策提供参考；维护官网、公众号等渠道信息更新，确保对外输出准确合规。（六）企业文化建设文化落地与传播：结合企业使命愿景，策划文化活动（年会、读书分享会、公益行动），将文化理念转化为员工可感知的行为场景；设计文化宣传载体（文化墙、内刊、短视频），强化团队凝聚力。雇主品牌打造：统筹员工关怀项目（生日会、导师制），联合HR优化招聘宣传内容，提升人才市场吸引力；收集员工故事，塑造真实立体的雇主形象。（七）应急与风险管理应急预案制定：针对消防、舆情、供应链中断等风险，牵头制定应急预案，明确责任分工与处置流程；每半年组织应急演练（消防演习、舆情模拟），提升团队应变能力。突发事件处置：第一时间响应突发状况（办公停电、负面舆情发酵），启动预案并联动IT、法务等部门快速止损；事后复盘总结，完善风险防控机制。三、工作流程与标准（一）会议管理流程1.会前准备：提前3个工作日收集议题，整理《会议议程》并发送参会人；协调会议室、设备、材料，确保硬件就绪。2.会中执行：指定专人记录要点，标注决策事项、责任人与时间节点；遇争议议题时，提醒主持人把控节奏。3.会后跟进：24小时内输出《会议纪要》，经审核后同步至参会群；建立“决议督办表”，跟踪进度，每周汇报逾期事项。（二）公文处理流程收文：前台签收外部文件后，1个工作日内分类（政策类/商务类），呈送分管领导签批；紧急文件电话同步负责人。发文：部门起草公文后，经负责人审核、法务合规性审查（如需）、分管领导签批后发布；发文后2个工作日内归档。（三）物资采购流程1.需求提报：各部门每月25日前提交《采购需求表》，注明物资名称、规格、预算、交付时间；特殊需求附详细说明。2.供应商筛选：行政专员从合格供应商库筛选3家以上候选，对比报价、样品质量后形成《采购评估表》，提交部门负责人审批。3.验收与付款：物资到货后，联合需求部门现场验收，填写《验收单》；验收合格后，同步财务走付款流程，确保账实一致。四、协作机制与沟通规范（一）内部协作轮岗与经验共享：每季度组织部门内部轮岗（行政岗与后勤岗互换），提升综合能力；每月召开“案例复盘会”，分享典型问题解决方案（如“如何协调跨部门会议冲突”）。需求响应机制：业务部门提交行政支持需求时，填写《需求申请表》（注明优先级、交付标准）；综合管理部2个工作日内反馈方案，复杂需求召开澄清会。（二）跨部门沟通沟通渠道：日常事务通过企业微信/邮件沟通，重要事项同步书面说明；每周五16:00前，各部门提交《本周协作反馈表》，反馈需求满足情况与改进建议。冲突化解：遇跨部门协作矛盾（资源分配争议），3个工作日内组织“三方沟通会”（需求方、供给方、协调方），以“业务目标优先”推动共识。（三）外部沟通政府/协会对接：提前研读政策文件，准备标准化材料（企业简介、资质证明）；沟通后24小时内整理《沟通纪要》，同步至管理层与相关部门。客户接待：接待前1个工作日完成行程规划（接送、餐饮、参观路线），与业务部门确认重点；接待后3个工作日内发送感谢信，强化关系。五、管理工具与资源支持（一）工具推荐OA系统：公文流转、流程审批、会议预约，提升行政效率；飞书多维表格：搭建“固定资产台账”“供应商评估表”，实现数据实时更新；腾讯文档：共享《会议纪要》《管理简报》，支持多人协作编辑。（二）资源支持预算保障：年初制定行政后勤预算，涵盖会议、采购、文化活动等支出，确保资源落地；外部资源库：维护优质供应商（印刷、餐饮、礼品定制）、政策咨询机构、公关公司，快速响应突发需求。六、常见问题处理指引（一）会议冲突协调场景：多部门同时申请使用唯一大会议室。处理：优先保障战略级会议，其次按“时间紧迫性+参与人数”排序；协调冲突部门调整时间，或推荐替代场地（视频会议、小型会议室合并）。（二）物资采购延误场景：供应商未按时交付办公设备，影响业务开展。处理：立即联系供应商确认原因，同步需求部门调整计划；启动备选供应商紧急采购；事后评估供应商信用，决定是否保留合作。（三）负面舆情应对场景：网络出现公司不实负面信息。处理：第一时间截图留证，联动法务、公关评估影响；误解类发布澄清声明并提供证据，恶意类依法追究责任并报警。七、职业发展与能力要求（一）能力模型核心能力：跨部门沟通（精准传递需求、化解矛盾）、统筹规划（多任务并行且优先级清晰）、应变创新（突发问题快速响应、流程持续优化）、细节把控（公文格式、物资验收零失误）。加分项：公文写作、活动策划、新媒体运营专项技能；熟悉劳动法、行政法律法规等合规知识。（二）职业发展路径纵向发展：行政专员→行政主管→综合管理经理→行政总监，逐步负责战略级管理（制度体系搭建、企业文化战略）；横向发展：转岗至人力资源、公关、运营等部门，发挥综合管理经验优势。（三）培训与提升内部培训：每月组织“行政技能工坊”，分享公文写作、Excel高阶技巧；外部