企业物料采购流程规范说明

企业物料采购流程规范说明一、规范目的为规范企业物料采购管理，保障采购活动高效、合规开展，确保物料质量满足生产运营需求，同时合理控制采购成本、防范经营风险，结合公司实际运营情况，制定本物料采购流程规范。二、适用范围本规范适用于公司各部门（含下属子公司）开展的生产性物料、办公类物料、项目配套物料等采购活动。固定资产采购、服务类采购可参照本规范核心原则执行，具体细则以专项制度为准。三、采购流程规范（一）需求识别与提报各部门需结合生产计划、业务需求或项目进度，提前（建议提前5-10个工作日，依物料交付周期调整）提报采购需求。需求提报需填写《采购需求申请表》，明确物料名称、规格型号、技术参数、需求数量、预计使用时间、预算金额及需求说明（如特殊质量要求、交付地点等）。部门负责人需对需求的必要性、合理性进行审核：重点核查需求是否与年度预算/项目预算匹配、是否存在重复采购或闲置风险、技术参数是否清晰可执行。审核通过后，提交至采购部门。（二）采购计划编制采购部门汇总各部门需求后，需结合实时库存数据（由仓储部门提供《库存明细表》）、资金预算情况，编制《采购计划》。计划需明确：采购物料清单（含名称、规格、数量、预算单价、总预算）；采购方式（招标、询价、单一来源等，参考“采购方式选择标准”）；预计采购周期、交付时间节点。《采购计划》需报分管领导审批，审批通过后作为采购执行的核心依据。（三）供应商管理与选择1.供应商库管理公司建立合格供应商库，新供应商需通过准入评审：提交资质文件（营业执照、生产许可证、质量体系认证等）；必要时开展实地考察（生产能力、质量管控、环保合规性等）；对生产性物料，需提供样品进行测试验证（由技术/质检部门出具《样品检测报告》）。评审小组（采购、技术、质检、财务）从“资质合规性、质量稳定性、价格竞争力、交付能力、服务响应”等维度打分，得分≥80分（满分100分）的供应商纳入库中。2.采购方式选择招标采购：单批采购金额≥[X]元（或年度累计≥[X]元）的物料，采用公开招标或邀请招标，确保充分竞争；询价采购：单批金额＜[X]元的物料，选择≥3家合格供应商询价，对比报价、交付周期、售后服务等；单一来源采购：仅1家供应商可提供（如专利产品、独家授权、紧急抢修物料），需出具《单一来源采购说明》，经总经理审批后执行。3.供应商选择决策采购部门需对候选供应商的报价、质量承诺、交付方案等进行综合评估，形成《供应商评估表》，报分管领导审批后确定合作方。（四）合同签订与条款约定采购部门与选定供应商签订《采购合同》，合同需明确以下核心条款：物料规格、数量、质量标准（引用国标/行业标准或企业内控标准）；交付时间、地点、运输方式及费用承担；付款方式（预付款比例、进度款节点、尾款支付条件）；质量验收标准、异议处理期限（如到货后7日内提出质量问题）；违约责任（如延迟交货的违约金比例、质量不合格的退换货/索赔条款）。合同需经法务部门/合规岗审核，确保条款合法合规、权责清晰。审核通过后，双方签字盖章生效。（五）采购执行与跟踪供应商需按合同约定组织生产/备货，采购部门需全程跟踪进度：定期与供应商沟通生产进度、物流安排，确保交付节点可控；若遇不可抗力（如疫情、自然灾害）或供应商违约风险，需及时协调解决方案（如调整交付时间、更换物流方式），并同步汇报分管领导。物料到货前，采购部门需通知仓储/使用部门做好验收准备（如场地、设备、质检工具）。（六）验收与不合格品处理1.验收流程到货后，由仓储管理员、使用部门代表、质检人员组成验收小组，对照《采购合同》《送货单》进行验收：外观检查：核对物料包装、标识是否完整，有无破损、变形；数量清点：按合同/送货单数量逐项核对，必要时称重、计量；质量检测：抽样检测（抽样比例参考AQL标准或公司规定，如关键物料抽样比例≥30%），检测结果需符合合同约定的质量标准。验收合格后，填写《物料验收单》，三方签字确认；不合格的，启动异议处理流程。2.不合格品处理验收小组需在3个工作日内向供应商出具《质量异议通知书》，明确问题描述、证据（照片、检测报告）及整改要求（退换货、折价、赔偿等）。供应商需在约定时间内反馈解决方案，双方协商一致后执行。处理结果需同步记录至《供应商考核表》，作为后续合作的依据。（七）付款与结算验收合格后，供应商需开具合规发票（与合同主体、物料信息一致）。采购部门需完成“三单核对”：合同条款（付款条件、金额）；验收单（数量、质量验收结果）；发票（金额、税率、开票信息）。核对无误后，提交《付款申请单》，经采购部门负责人审核、财务部门复核、分管领导审批后，由财务部门按合同约定的付款方式（银行转账、电汇等）支付款项。（八）采购档案管理采购全流程产生的文件（《采购需求申请表》《采购计划》《供应商评估表》《采购合同》《验收单》《发票》《付款凭证》等），由采购部门指定专人归档管理：按“采购项目/供应商”分类建档，便于追溯；保存期限：普通物料采购文件保存≥3年，固定资产/大额采购文件保存≥5年；查阅权限：内部审计、财务检查等工作需查阅时，需填写《档案查阅登记表》，经部门负责人批准后借阅。四、关键控制要点1.需求审核：杜绝“拍脑袋”提报，重点核查需求与预算、库存的匹配性，避免资源浪费；2.供应商管控：严格准入评审，动态考核（季度/年度），淘汰得分＜60分的供应商，确保供应稳定性；3.合同风险：核心条款需清晰量化（如违约金比例、验收标准），避免模糊表述引发纠纷；4.验收把关：坚持“双人验收+抽样检测”，防止不合格