集团采购费用的分配协议书

集团采购费用的分配协议书1.甲方（买方/出租方/委托方）：

甲方名称：XX集团有限公司（以下简称“甲方”），系依法在中国境内设立并有效存续的有限责任公司。甲方注册地址位于中国XX省XX市XX区XX路XX号，法定代表人为XXX先生/女士，持有有效的企业法人营业执照，统一社会信用代码为XXXXXXXXXXXXXXXXXX。甲方在集团采购领域具有丰富的行业经验，为满足集团内部多元化采购需求，拟与乙方建立长期稳定的采购合作关系，通过集中采购模式降低成本、提升效率。甲方联系方式包括但不限于公司总机电话XXXX-XXXXXXX及电子邮箱XXXX@，相关授权人员联系方式以甲方正式书面文件为准。

甲方作为集团采购的发起方和主导方，基于提升供应链管理水平及优化资源配置的目标，与乙方签订本协议，旨在通过框架协议形式明确双方在集团采购费用分配、权利义务及风险分担等方面的合作规则。甲方有权对乙方提供的采购服务进行监督，并依据本协议约定享有采购费用结算、质量保障及合规性审核等权利。

2.乙方（卖方/承租方/服务提供方）：

乙方名称：XX供应链管理有限公司（以下简称“乙方”），系依法在中国境内设立并有效存续的有限责任公司。乙方注册地址位于中国XX省XX市XX区XX路XX号，法定代表人为XXX先生/女士，持有有效的企业法人营业执照，统一社会信用代码为XXXXXXXXXXXXXXXXXX。乙方专注于集团采购服务领域，具备专业的供应链管理能力、丰富的供应商资源及完善的风险控制体系，可为甲方提供一站式采购解决方案。乙方联系方式包括但不限于公司总机电话XXXX-XXXXXXX及电子邮箱XXXX@，相关授权人员联系方式以乙方正式书面文件为准。

乙方作为集团采购的服务提供方，基于提升市场竞争力及拓展业务规模的需要，与甲方签订本协议，旨在通过长期合作模式承接甲方集团的采购需求，并按照本协议约定享有采购服务费用结算、业务拓展及客户关系维护等权利。乙方承诺以专业、高效、合规的方式履行采购服务义务，确保采购流程的透明度及费用分配的合理性。

3.协议简介：

本协议由甲方与乙方基于平等互利、诚实信用的原则共同订立，旨在明确双方在集团采购费用分配方面的合作框架及具体规则。协议的订立背景源于甲方为优化集团采购体系、降低采购成本及加强内部控制的需要，通过集中采购模式整合集团内部分散的采购需求，并要求乙方提供专业的供应链管理服务。乙方基于自身在采购领域的专业能力及资源优势，同意接受甲方的委托，按照本协议约定提供采购服务，并参与集团采购费用的分配。

双方合作的前提条件包括但不限于：

（1）甲方已授权其指定部门或人员负责本协议项下的采购需求提出、审批及监督工作；

（2）乙方已组建具备专业资质的团队，能够满足甲方在采购执行、费用核算及风险控制等方面的服务要求；

（3）双方已就集团采购的范围、流程及费用分配机制达成初步共识，并愿意在本协议框架内进一步细化合作细节。

本协议的签订标志着双方正式建立集团采购合作关系，协议内容将作为双方后续业务开展的重要依据。甲方有权根据集团战略调整对采购需求进行动态管理，乙方应积极配合并确保各项服务的连续性及稳定性。双方将通过协商机制解决合作过程中出现的分歧，并共同维护采购市场的公平竞争秩序。

第一条协议目的与范围

本协议的主要目的在于明确甲方（XX集团有限公司）作为集团采购方与乙方（XX供应链管理有限公司）作为服务提供方在集团采购费用分配方面的合作目标、内容及权利义务，通过建立规范化的合作机制，实现集团采购资源的整合优化，降低整体采购成本，提升供应链效率与透明度。本协议涉及的具体内容包括但不限于：

1.界定集团采购的范围与品类，明确纳入集中采购管理的商品或服务范围；

2.约定采购流程的基本规则，包括需求汇总、供应商选择、订单下达、履约验收及发票处理等环节；

3.确立采购费用的核算标准与分配原则，明确各类费用（如商品成本、物流费、服务费、税费等）的构成及在甲乙双方之间的划分方式；

4.规定双方在采购执行过程中的监督与配合义务，确保费用结算的准确性与及时性；

5.设定违约责任与争议解决机制，保障双方合法权益。通过本协议的签订，双方旨在构建长期稳定的战略合作关系，共同推动集团采购业务的专业化发展。

第二条定义

本协议中下列词语具有以下含义：

1.“集团采购”指甲方及其下属子公司或关联单位通过乙方统一执行的采购活动，包括但不限于原材料采购、生产辅料、办公用品、固定资产等商品的集中采购及相应的供应链管理服务；

2.“采购费用”指因执行集团采购而产生的所有直接或间接支出，具体包括商品采购成本、物流运输费、仓储管理费、质量检测费、乙方服务费、税费及其他与采购活动相关的合理支出；

3.“费用分配”指根据本协议约定，将采购费用按照预设规则划分至甲方或乙方，或由双方按比例承担的过程，其结果以双方确认的结算单据为准；

4.“服务费”指乙方提供集团采购服务所收取的报酬，其计算方式与支付条件由本协议第四条详细约定；

5.“框架协议”指本协议作为双方长期合作的基础性文件，可包含附件或补充协议对具体业务进行细化约定；

6.“生效日”指本协议经双方授权代表签字并盖章之日起的日期；

7.“不可抗力”指不能预见、不能避免并不能克服的客观情况，如自然灾害、战争、政府行为等。

第三条双方权利与义务

1.甲方的权力和义务：

（1）甲方有权根据集团经营需求提出采购需求清单，包括商品规格、数量、质量标准及预期采购周期，并有权对乙方提交的采购方案进行审核与调整；

（2）甲方有权要求乙方按照协议约定提供采购执行报告、费用明细清单及阶段性绩效评估，乙方应确保报告内容的真实性、完整性；

（3）甲方有权对乙方选择的供应商进行资格预审，并保留对核心供应商更换的最终决定权；

（4）甲方应按时向乙方支付协议约定的服务费及应由甲方承担的采购费用，支付方式遵循本协议第五条约定；

（5）甲方应指定专门部门或人员配合乙方开展需求对接、订单确认及验收等工作，确保采购流程的顺畅；

（6）甲方应保证提供的采购数据准确无误，如因数据错误导致费用计算偏差，甲方应承担相应责任；

（7）甲方有权在本协议期限内，基于业务发展需要调整采购范围或增加新的采购需求，但应提前30日以书面形式通知乙方；

（8）甲方应遵守国家及行业关于集中采购的监管要求，并确保乙方服务符合合规性标准。

2.乙方的权力和义务：

（1）乙方有权要求甲方提供完整的采购需求信息及授权证明，以评估服务能力及资源匹配度；

（2）乙方有权根据集团采购框架及市场行情，推荐符合资质的供应商并招标或谈判，最终供应商的选择需经甲方确认；

（3）乙方有权按照协议约定收取服务费，并有权要求甲方就采购费用分配方案提供必要的数据支持；

（4）乙方应建立专业的采购执行团队，确保订单履约的及时性、质量符合标准，并承担因执行失误导致的直接损失；

（5）乙方应定期（每季度）向甲方提交集团采购费用结算报告，详细列明各项费用的构成、分配依据及计算过程，结算报告需经双方签字盖章确认后方可执行支付；

（6）乙方应建立价格监控机制，确保采购价格不高于市场平均水平，如发生价格异常波动，应立即向甲方报告并说明原因；

（7）乙方有权要求甲方在采购完成后及时完成验收流程，逾期未验收视为默认合格，但甲方保留提出异议的权利；

（8）乙方应建立采购风险管理体系，对采购过程中的合规性、资金安全及供应商履约风险进行管控，并定期向甲方提交风险评估报告；

（9）乙方应保护甲方的商业秘密及敏感数据，未经甲方书面许可不得向第三方泄露，此义务在本协议终止后继续有效；

（10）乙方应配合甲方完成内部审计及外部监管机构的检查，提供所需的文件及资料，并承担因配合不力产生的责任。

第四条价格与支付条件

1.价格条款：本协议项下的价格分为两部分，即商品采购成本与乙方提供的服务费。商品采购成本应基于市场公允价格确定，乙方应向甲方提供具有竞争性的报价，并接受甲方的价格审核。服务费采用以下方式计算：

（1）固定月费制：乙方根据年度集团采购预估量，设定固定月度服务费标准，具体金额以双方协商结果载入本协议附件一；

（2）浮动绩效费：基于采购成本节约率或订单执行效率等绩效指标，甲方按年度对乙方服务表现进行评估，并支付浮动绩效奖励，具体考核标准见本协议附件二。

2.支付方式：甲方应通过银行转账方式向乙方支付服务费，收款账户信息如下：

开户名称：XX供应链管理有限公司

开户银行：XX银行XX支行

银行账号：XXXXXXXXXXXXXXXX

3.支付时间：

（1）固定月费于每月10日前支付上一个月的服务费，甲方应提前5个工作日审核乙方提交的费用清单；

（2）浮动绩效奖励于年度审计结束后30日内支付，甲方应依据附件二所述考核结果及乙方提交的绩效证明材料进行结算；

（3）商品采购款项由甲方直接支付给最终供应商，乙方应向甲方提供符合要求的发票及结算单据，甲方应在收到完整凭证后30日内完成支付。如遇节假日，支付日期相应顺延。

4.费用调整：当市场环境或采购政策发生重大变化时，双方可协商调整商品采购价格或服务费标准，调整方案需以书面形式确认。

第五条履行期限

1.本协议有效期为三年，自协议生效日起计算，期满前三个月内双方可协商续签事宜。如双方未就续签达成一致，本协议到期自动终止，但已产生的费用结算及争议处理条款继续有效。

2.关键时间节点：

（1）协议启动日：乙方完成甲方采购系统的对接及初始供应商库搭建，并提交完成验收报告；

（2）季度审核节点：每季度末，双方召开采购绩效会议，核对费用分配方案及采购执行情况；

（3）年度审计日：每年11月30日前，双方共同完成上一年度采购费用的全面审计，并出具联合结算报告；

（4）订单响应时效：乙方承诺在收到甲方订单需求后4小时内提供至少三份供应商报价方案；

（5）发票提交时限：乙方应在每月25日前提交当月费用结算发票，甲方应在收到发票后15个工作日内完成认证。

3.提前终止：经双方书面同意或出现本协议第十二条约定的严重违约情形，任何一方可提前终止本协议，但需支付对方已产生但未结算的费用，并按年度采购总量的5%支付违约补偿金。

第六条违约责任

1.甲方违约责任：

（1）未按时支付服务费：每逾期一日，甲方应按逾期金额的万分之五向乙方支付违约金，逾期超过30日，乙方有权暂停服务并要求甲方一次性付清全部款项，同时保留解除协议的权利；

（2）提供虚假采购数据：如因甲方提供错误需求信息导致乙方产生额外成本或采购失败，甲方应承担实际损失，且乙方有权调整服务费标准；

（3）无正当理由拒绝验收：甲方逾期超过60日未完成订单验收，视为默认接受货物，但甲方仍有权就质量问题提出索赔。若因此导致乙方承担供应商索赔，甲方应赔偿乙方全部损失。

2.乙方违约责任：

（1）采购价格高于市场基准：经甲方书面指出后30日内未能纠正，乙方应退还超出部分并支付相当于差额20%的违约金；

（2）服务费收取不当：如因乙方核算错误导致多收服务费，应主动退还并支付赔偿金；若故意隐瞒不退，甲方有权委托第三方审计机构核查，乙方需承担审计费用及不当得利返还责任；

（3）供应商履约严重不合格：因乙方未执行质量管控程序导致采购商品存在严重缺陷，乙方应承担全部采购成本损失，且甲方有权要求乙方赔偿直接客户索赔金额的150%作为惩罚性赔偿；

（4）泄露商业秘密：乙方违反保密义务造成甲方直接经济损失，应赔偿损失1-3倍的惩罚性赔偿金，且甲方保留追究刑事责任的权利；

（5）不可抗力条款适用除外：如因乙方责任（如内部管理疏漏）导致的延误或服务中断，乙方应采取补救措施并承担相应责任，违约金上限不超过本协议年度服务费总额。

3.费用承担规则：

（1）违约金不足以弥补实际损失的，违约方应补足差额；

（2）因违约导致协议无法继续履行的，守约方有权要求解除协议并要求违约方支付相当于年度采购总量的10%的补偿金；

（3）双方均有违约行为的，按责任比例分担后果，但累计违约金不超过协议总金额的30%。

4.争议优先原则：任何一方违约时，守约方应先行通过书面函件要求违约方纠正，经通知后15日内未获合理解决的，可启动本协议约定的争议解决程序。

第七条不可抗力

1.定义：不可抗力是指不能预见、不能避免并不能克服的客观情况，包括但不限于：

（1）自然灾害，如地震、台风、洪水、海啸等严重影响合同履行的事件；

（2）战争、动乱、恐怖袭击等社会性突发事件；

（3）政府行为，如法律变更、行政命令、税收政策调整等导致合同无法履行的情形；

（4）疫情或公共卫生事件，如政府实施的封锁措施或行业停运要求；

（5）网络系统瘫痪或关键基础设施故障，如因黑客攻击或服务器故障导致系统无法正常运行。

2.责任免除：

（1）发生不可抗力事件时，非违约方应立即通知对方，并在事件发生后7日内提供书面证明材料（包括但不限于政府部门公告、新闻报道、第三方鉴定报告等），双方应根据不可抗力影响程度协商调整履行期限或部分免除责任；

（2）不可抗力导致合同部分无法履行的，受影响方可要求解除相应义务，但已产生的合理费用仍需承担；

（3）不可抗力持续超过30日的，双方可协商解除全部合同，因不可抗力造成的直接损失由双方各自承担，互不追责；

（4）因不可抗力导致的费用调整，应依据事件发生时的市场价格及双方实际损失比例协商确定，调整方案需书面确认。

5.不可抗力免责的特别约定：本协议所称不可抗力免责仅适用于非主观故意造成的履行障碍，若一方因忽视可预见风险（如未购买商业保险、未制定应急预案）导致损失扩大，仍需承担相应责任。

第八条争议解决

1.争议解决原则：双方应本着友好协商的原则解决争议，任何一方不得单方面采取法律行动或寻求媒体曝光，协商未果的，按本条约定处理。

2.协商程序：争议发生后，双方应在10日内指定授权代表进行书面协商，协商应形成会议纪要并经双方签字确认。如协商不成，应进入下一程序。

3.调解机制：协商未果的，双方可共同委托第三方专业调解机构（如中国国际经济贸易仲裁委员会调解中心）进行调解，调解协议经双方签字后具有约束力。

4.仲裁选择：如调解仍无法解决争议，任何一方均有权将争议提交中国国际经济贸易仲裁委员会（CIETAC），适用该会现行仲裁规则，仲裁地点为甲方所在地或双方书面约定的地点，仲裁裁决为终局裁决，对双方均有约束力。

5.诉讼选择：若双方明确约定“仲裁不选诉讼”，则仲裁为唯一争议解决途径；如未明确约定，任何一方亦可向甲方所在地有管辖权的人民法院提起诉讼。

6.证据规则：争议解决过程中，双方应提供完整证据链支持自身主张，所有往来函件、会议记录、结算单据均作为证据材料，仲裁庭或法院可自行勘验或委托鉴定。

7.专属管辖：本协议项下所有争议均适用中华人民共和国法律解释，仲裁费用由败诉方承担，但双方另有约定的除外。

第九条其他条款

1.通知方式：本协议项下的所有通知、文件及通讯均应以书面形式，通过专人递送、挂号信、传真或双方确认的电子邮箱地址发送至本协议首部列明的地址。任何一方变更联系方式，应至少提前10日以书面形式通知对方。邮寄通知以挂号信发出后5日视为送达，传真或电子邮件以发送成功为准。

2.协议变更：本协议的任何修改或补充均需经双方授权代表签署书面文件方能生效。口头约定或未按约定形式变更的内容均不具有法律效力。

3.法律适用与解释：本协议的订立、效力、解释、履行及争议解决均适用中华人民共和国法律，任何争议均以该法律为准据法。