企业内部门禁系统管理规范

企业内部门禁系统管理规范为规范企业内部门禁系统的使用与管理，保障办公区域安全、提升人员出入管理效率、维护企业资产与信息安全，结合企业实际运营需求，特制定本管理规范。本规范适用于企业各办公区域、生产车间、仓储区域等部署门禁系统的场所，涵盖系统使用、权限管理、设备运维及应急处置等相关工作。一、总则1.制定目的：通过规范化管理确保人员出入合规、场所安全可控，同时兼顾通行效率与管理便捷性，为企业运营营造安全、有序的环境。2.适用范围：覆盖企业所有部署门禁系统的区域（如办公楼层、研发中心、数据机房、仓库、生产车间等）；适用对象为企业员工、访客、供应商、外包服务人员等所有需通过门禁区域的人员。3.系统组成：门禁系统由硬件设备（门禁控制器、读卡器、电子锁、门磁、紧急按钮等）、管理软件（含权限管理、日志查询、报警联动模块）及权限管理体系（人员权限分配、分级审批机制）构成。二、管理职责（一）行政部职责统筹门禁系统日常管理，包括人员权限初审、人员信息录入更新、访客权限临时授权及台账管理。牵头制定权限管理流程，协调部门间需求，定期汇总违规行为并通报处理。组织门禁系统使用培训，确保员工熟悉操作规范与应急流程。（二）IT部职责负责门禁系统技术运维，包括硬件安装、调试、巡检、故障维修及软件升级优化。保障系统与企业内网、安防监控系统的兼容性与数据安全，定期备份门禁日志并合规存储。协助行政部处理权限管理中的技术问题（如权限批量调整、系统故障修复）。（三）使用部门职责部门负责人为本部门门禁管理第一责任人，指定专人配合行政部开展权限申请、变更及人员信息核对。监督本部门人员门禁使用行为，发现违规或异常及时上报行政部与IT部。配合IT部开展设备巡检与维护，确保所辖区域设备正常运行。三、门禁权限管理（一）权限分类与设置员工权限：根据岗位需求设置（如办公区域默认开通所在楼层、公共区域；数据机房、仓库等特殊区域需单独申请，经部门负责人与行政部审批后开通）。试用期员工权限由用人部门提出，设置为“试用期专用权限”（限制部分敏感区域），有效期与劳动合同一致。访客权限：分为临时访客（客户、合作伙伴等）与长期访客（外包驻场人员）。临时访客由对接部门填写《访客权限申请表》（注明访问区域、时间），经部门负责人审批后，行政部开通临时权限（单次或多日有效，过期自动失效）；长期访客需提供证明，经行政部审核、分管领导审批后开通，有效期不超过半年，到期需重新申请。供应商/外包人员权限：根据服务内容确定范围（如仅允许进入仓库装卸区、办公区维修通道），由对接部门提交申请，经行政部、安全管理部联合审批后开通，有效期与服务合同一致，服务结束后立即注销。（二）权限申请与审批流程1.申请：申请人填写《门禁权限申请表》（注明姓名、部门、岗位、申请区域、权限类型、有效期），附相关证明材料（岗位说明书、服务合同、访客邀请函等），提交至部门负责人初审。2.审批：员工权限：部门负责人初审→行政部审核（核对岗位需求与权限匹配度）→IT部技术配置（权限开通后同步更新台账）。访客/供应商权限：部门负责人初审→行政部审核（核实身份与访问必要性）→（特殊区域需）分管领导审批→IT部技术配置。3.变更：人员岗位调整、部门搬迁等需变更权限时，由部门负责人提交《权限变更申请表》，经行政部审核后，IT部2个工作日内完成调整；权限有效期延长需重新走申请流程。（三）权限注销与核查员工离职/调岗：人力资源部同步通知行政部，行政部1个工作日内注销原权限；调岗员工权限按新岗位需求重新配置。访客/供应商服务结束：对接部门需在服务结束后3个工作日内通知行政部注销权限，行政部每月末开展权限核查，清理过期或失效权限。四、设备运维管理（一）日常巡检IT部每周巡检门禁设备，内容包括：读卡器感应灵敏度（测试刷卡/刷码/人脸识别响应速度≤1秒）、电子锁开关状态（测试门体关闭后自动落锁、紧急按钮触发报警）、门磁反馈（门体未关闭时系统报警）、管理软件运行状态（日志记录完整性、权限配置准确性）。行政部每月抽查门禁使用情况，核对人员权限与实际通行记录，发现异常及时通报IT部排查。（二）故障处理报修：员工发现门禁故障（读卡器无响应、门体无法开关、系统报错等），可通过企业OA系统、电话或现场反馈至IT部，IT部1个工作日内响应，紧急故障（如消防通道门禁故障）2小时内到场处理。处理流程：IT部远程诊断（软件故障直接修复）；硬件故障携带备用设备现场更换，故障设备送修或报废需登记台账，修复后测试24小时无异常方可投入使用。（三）系统升级与数据管理升级：IT部每季度评估系统版本，如需升级提前7个工作日通知行政部，升级时间安排在非工作时间（周末、夜间），升级后全面测试权限功能、日志记录等。五、应急处理（一）紧急开门机制火灾、地震等紧急情况：触发消防通道紧急按钮，或使用消防应急钥匙（行政部、安全管理部专人保管，每月检查有效性），所有门禁自动解锁，确保人员快速疏散。人员被困/突发疾病：被困人员使用门禁紧急呼叫按钮联系安保室，安保人员核实后远程开门；或附近人员使用应急钥匙开门（事后报备行政部）。（二）系统故障应急预案整体故障（服务器宕机、网络中断）：IT部启动备用服务器（或切换离线模式，权限验证临时改为本地缓存）；启用纸质登记台账，要求出入人员登记姓名、部门、事由，故障期间行政部安排专人值守主要门禁区域。单门故障：IT部现场维修期间，如需临时开放该门，可设置为“常开”模式（张贴警示标识，安排安保值守）；或启用备用通道，通知相关人员绕行。六、违规处理（一）违规行为界定冒用他人权限（借用门禁卡、代刷脸）、伪造权限申请材料。故意破坏门禁设备（暴力撞击门体、损坏读卡器）、擅自修改系统设置。权限过期后违规通行、未按审批范围进入限制区域。（二）处罚措施首次违规：行政部约谈当事人，出具《违规整改通知书》，扣减部门绩效考核分（涉及部门管理失职）。二次违规：通报批评，取消当事人6个月内特殊区域权限申请资格，员工违规计入个人绩效档案。严重违规（故意破坏设备、泄露门禁日志）：视情节给予警告、记过、解除劳动合同处分，涉及违法的移交公安机关。（三）申诉流程当事人对处罚有异议的，可在收到通知后3个工作日内向行政部