合同管理审核及归档系统模板

合同管理审核及归档系统模板一、适用场景与业务价值二、全流程操作指引（一）合同发起与信息录入发起申请：由合同经办人（如业务部门负责人、项目经办人*）登录合同管理系统，选择“合同发起”模块，填写合同基本信息，包括合同名称、合同类型（如采购/服务/销售等）、合同编号（系统自动或按规则手动填写，格式建议：年份-部门简称-流水号，如2024-CG-001）、合作方全称、合作方统一社会信用代码、合同金额（大写+小写）、合同签订地点、合同期限（起始日期至终止日期）、主要合作内容概述等。附件：合同草案及相关支撑材料，如合作方资质文件（营业执照、授权委托书等）、技术规格书、报价单、会议纪要等，保证附件清晰、完整，每份附件需命名规范（如“公司营业执照-2024版”“合同草案V1.0”）。选择审批流程：根据合同金额、类型及企业规定，选择对应的审批流程模板（如“标准合同审批流程”“重大合同审批流程”），并添加审批人（如部门负责人、法务专员、财务经理、总经理等，审批人需在系统中提前配置权限）。（二）部门初审审核内容：部门负责人（如业务部门经理*）作为初审人，重点审核合同的业务真实性、内容完整性、合作方资质有效性（如营业执照是否在有效期内、授权范围是否涵盖合同内容）、合同金额是否符合预算、条款是否与业务需求一致等。审核意见：初审人需在系统中填写明确的审核意见，如“同意”“需补充合作方税务登记信息”“修改付款条款后再次提交”等，不得仅填写“已阅”或空缺。若审核不通过，需退回经办人并注明修改要求。时限要求：初审环节需在收到审批申请后1个工作日内完成，紧急合同可适当缩短时限，但需在系统中标注“急件”。（三）法务复审审核内容：法务专员（如*律师）作为复审人，重点审核合同的法律合规性，包括：合同主体是否适格（如合作方是否具备相应资质、是否为独立法人）；合同条款是否违反法律法规（如《民法典》《招标投标法》等）及企业内部制度；权利义务是否对等、违约责任是否明确、争议解决方式是否合法（如约定仲裁需明确仲裁机构）；涉及知识产权、保密条款、不可抗力等特殊条款的表述是否准确。审核意见：法务专员需出具专业审核意见，对存在法律风险的条款，需提出具体修改建议（如“将‘违约金为合同总额的20%’修改为‘违约金为实际损失的30%’，过高可能被法院调整”）。若合同存在法律风险，可暂缓审批并上报法务总监。时限要求：法务复审需在收到申请后2个工作日内完成，复杂合同可延长至3个工作日，但需提前与经办人沟通。（四）签署审批分级审批：根据合同金额及重要性，由不同层级领导进行最终审批，例如：金额≤5万元：由分管副总（如*副总）审批；5万元＜金额≤50万元：由总经理（如*总）审批；金额＞50万元：需提交总经理办公会集体审议，会议纪要作为审批附件。审批要点：审批人重点审核合同的审批流程是否完整、审核意见是否落实、是否符合企业战略及经营目标。审批通过后，系统自动“合同审批通过通知”，发送至经办人及相关部门。（五）合同签署文本确认：经办人根据审批通过的审核意见，修改合同文本并最终定稿，保证审批意见中的全部修改项已落实，定稿版需在系统中标记“最终版”。签署方式：线上签署：通过系统对接的电子签章平台（如符合《电子签名法》的第三方工具），完成双方合同签署（需提前获取合作方法定代表人或授权代表的电子签章认证信息）；线下签署：打印纸质合同文本（一式两份或三份），由双方法定代表人或授权人签字并加盖公章/合同专用章，签署完成后扫描至系统，保证扫描件清晰、无遗漏。签署确认：签署完成后，经办人在系统中更新合同状态为“已签署”，并记录签署日期、签署地点、签署人信息（如“甲方：，职务：总经理；乙方：，职务：销售总监”）。（六）归档管理系统归档：合同签署完成后，系统自动将合同基本信息、审批流程记录、最终版文本、附件、签署页等资料关联“合同档案”，分配唯一档案编号（如合同编号+归档年份，如2024-CG-001-2024）。分类存储：按合同类型（采购/服务/销售等）、签订年度、部门等维度进行分类存储，系统支持关键词检索（如按合同名称、合作方名称、金额等查询）。权限管理：设置档案查阅权限，如经办人可查阅本部门合同，法务部可查阅全部合同，外部人员需经授权后方可查阅（需填写《合同档案查阅申请表》）。（七）查询与统计日常查询：用户可通过系统“合同查询”模块，输入合同编号、合作方名称、签订日期等条件，快速查询合同状态（如草稿/审核中/已签署/已归档）、审批进度、归档位置等信息。统计分析：系统支持统计报表，如“月度合同签订量统计”“按类型分类的合同金额占比”“逾期未归档合同提醒”等，为企业经营分析提供数据支持。三、核心表单模板（一）合同基本信息表字段名称填写要求示例合同编号系统自动或按“年份-部门简称-流水号”手动填写，唯一不可重复2024-CG-001合同名称简明扼要反映合同内容，如“公司办公设备采购合同”办公设备采购合同合同类型单选：采购/销售/服务/租赁/合作/技术/其他采购甲方信息全称、统一社会信用代码、地址、法定代表人、联系方式（内部联系方式）甲方：科技有限公司；统一代码：91110108乙方信息全称、统一社会信用代码、地址、法定代表人、联系方式（内部联系方式）乙方：商贸有限公司；统一代码：91310115合同金额（大写）中文大写，如“人民币壹万元整”人民币壹万元整合同金额（小写）阿拉伯数字，含币种¥10,000.00合同签订日期年-月-日格式，如“2024-03-15”2024-03-15合同期限起始日期至终止日期，如“2024-04-01至2025-03-31”2024-04-01至2025-03-31主要条款概述简述核心条款，如“标的物：电脑10台；付款方式：签约后付30%，验收后付70%”标的物：电脑10台；付款方式：分期付款发起部门经办人所属部门采购部发起人经办人姓名（用号代替，如“某”）*某审批流程系统自动关联审批节点（部门初审→法务复审→总经理审批）见系统审批流程记录附件清单列出的附件名称及数量，如“附件1：合作方营业执照；附件2：报价单（1份）”附件2份，详见附件列表（二）合同审核流程记录表审核节点审核部门/岗位审核人（*号代替）审核时间审核意见处理结果部门初审采购部*经理2024-03-1009:00同意，补充合作方2023年度审计报告作为附件通过法务复审法务部*律师2024-03-1114:30修改第5条违约责任条款，将“按日千分之五支付违约金”改为“按日万分之五”通过总经理审批总经理办公室*总2024-03-1210:00同意按修改后条款签署，合同签订后3日内提交备案通过（三）合同归档信息表归档编号合同编号归档日期归档人（*号代替）保管期限存放位置（系统路径）查阅权限借阅记录（借阅人、日期、归还日期）备注2024-CGCG-0012024-03-20*档案员长期系统-合同档案-采购部-2024年采购部、法务部无已完成电子归档四、使用规范与风险提示（一）编号与命名规范合同编号需唯一，一旦不得修改，若因特殊情况需变更，需提交《合同编号变更申请表》经法务部及总经理审批后，由系统管理员操作。合同文件及附件命名需规范，避免使用“合同1”“最终版（改）”等模糊名称，建议采用“合同名称-版本号-日期”格式（如“办公设备采购合同-V2.0-20240315”）。（二）审核时限与责任各审核环节需在规定时限内完成，若因故无法按时审核，需提前在系统中说明原因并申请延期，最长不超过3个工作日，避免流程卡顿。审核人对审核意见的准确性负责，若因审核疏漏导致企业损失的，将根据企业制度追究责任（如扣减绩效、通报批评等）。（三）归档与信息安全合同签署后，经办人需在3个工作日内完成归档，逾期未归档系统将自动提醒，部门负责人需督促落实。合同档案涉及企业商业秘密，严禁泄露给无关人员，系统操作需使用个人账号，严禁共用账号，离开系统时需及时退出。（四）变更与解除管理合同履行过程中需变更或解除的，经办人需发起“合同变更/解除申请”，重新履行审批流程，变更或解除协