培训机构内部财务管理制度范本

培训机构内部财务管理制度范本一、总则本制度旨在规范培训机构财务行为，提升资金使用效益，保障机构稳健运营并维护学员、员工及出资方的合法权益。制度适用于本机构及所属分支机构的所有财务活动，涵盖预算管理、收入支出、资产管理、财务监督等全流程。财务管理遵循合法性、效益性、勤俭节约原则，以“规范财务核算、防范经营风险、支撑战略发展”为核心目标，确保财务活动与机构教育服务宗旨及发展规划相契合。二、财务管理组织架构（一）财务决策机构机构理事会（或董事会）为财务决策最高机构，负责审议年度预算、重大投资、利润分配等事项，监督财务制度执行情况。（二）财务执行机构设立财务部（或财务岗位），配备会计、出纳等专职人员，明确岗位分离原则（出纳不得兼任稽核、会计档案保管及收入/支出/债权债务账目的登记工作）。财务负责人（如财务总监、会计主管）对机构财务工作负直接管理责任，需定期向管理层汇报财务状况。三、预算管理（一）预算编制年度预算以“战略导向、量入为出”为原则，结合上年度决算数据、下一年度业务计划（如招生规模、课程开发计划）及市场趋势编制。各部门（教学部、市场部、行政部等）需于每年12月前提交本部门年度收支需求，财务部汇总后进行合理性审核与资源平衡，形成预算草案。预算草案经管理层审议后，提交理事会（或董事会）审批。审批通过的预算作为年度财务活动的执行依据。（二）预算执行与调整财务部按月监控预算执行情况，编制《预算执行分析表》，重点分析收入完成率、支出偏差率（如教学成本、营销费用的实际支出与预算的差异）。若因政策变化、业务调整等特殊原因需调整预算，由需求部门提交书面申请，经财务部审核、管理层审批后，报理事会备案（重大调整需重新审议）。四、收入管理（一）收入范围机构收入包括：学员学费、培训费；教材/教具销售收入；政府补贴、社会捐赠；其他合法收入（如场地租赁收入、合作分成等）。（二）收入确认与核算收入按权责发生制确认：学费收入根据课程进度分期确认（如按课时消耗比例分摊）；预收学费计入“预收账款”，待服务提供后结转收入。所有收入需开具合规票据（发票或收据），严禁“账外账”“小金库”。（三）收费管理1.定价机制：课程收费由市场部调研、财务部测算成本后，提交管理层审议，理事会审批。收费标准需在机构官网、前台显著位置公示。2.退费规定：学员因个人原因申请退学，按“已完成课时占比扣除费用，剩余部分无息退还”的原则执行（具体比例可结合课程类型调整，如短期班扣除已发生课时费及5%手续费，长期班按课时进度扣除）。（四）收入缴存所有收入须于收款当日（或次日）缴存指定银行账户，严禁坐支现金。出纳每日核对收款金额与票据，会计定期与银行对账，确保账实一致。五、支出管理（一）支出分类支出分为：人员薪酬（工资、奖金、社保）、教学成本（师资培训、教材研发、教具采购）、办公费用（房租、水电、办公用品）、营销费用（广告投放、活动策划）、税费及其他支出（如审计费、法律咨询费）。（二）支出审批流程实行分级审批：单笔支出≤合理额度（如5000元）：部门负责人审批，财务部复核；单笔支出＞合理额度：管理层（如校长）审批，重大支出（如设备采购、场地租赁）需理事会审议。（三）费用报销要求报销需提供合法有效凭证（发票需注明单位名称、税号、项目内容），并附《费用报销单》（注明事由、金额、经办人），经审批签字后交财务部报销。差旅费、招待费等需遵循“事前申请、事后核销”原则，超标准支出由个人承担。（四）成本控制财务部每季度开展成本分析，对比预算与实际支出，重点优化“教学成本占比”“营销费用转化率”等核心指标。对超支项目需追溯原因，提出整改建议（如调整课程定价、优化营销渠道）。六、资产管理（一）流动资产1.货币资金：实行“收支两条线”管理，出纳每日登记现金/银行日记账，会计按月编制《银行存款余额调节表》，确保账账、账实相符。严禁挪用公款、白条抵库。2.应收款项：学员欠费由教学部催收，财务部定期核对欠费台账，对逾期3个月以上的账款启动“坏账预警”，经管理层审批后计提坏账准备。3.存货（教材、教具）：建立出入库台账，入库需验收（数量、质量），出库凭审批单领用。每季度盘点存货，盘盈/盘亏需查明原因，报管理层审批后处理。（二）固定资产1.购置与登记：单价≥合理额度（如2000元）且使用年限≥1年的资产确认为固定资产，购置前需提交《采购申请》（含预算、用途），经审批后采购。购入后由财务部登记《固定资产台账》，粘贴标签，明确使用人。2.折旧与盘点：采用“年限平均法”计提折旧（如办公设备折旧年限5年，残值率5%），每年末进行全面盘点，盘盈/盘亏按规定程序处理。3.处置与报废：固定资产处置（出售、报废）需提交申请，经管理层审批后，财务部办理账务核销，确保资产与账务同步清理。（三）无形资产教材版权、软件著作权、品牌商标等无形资产，由行政部登记管理，财务部按“受益期分期摊销”（如软件摊销年限3年）。对外授权使用无形资产需经理事会审批，收入按合同约定核算。七、财务监督与审计（一）内部监督1.财务部每月自查账务处理合规性，每季度向管理层提交《财务风险报告》（含资金流动性、欠费风险、成本异常等）。2.内部审计小组（或外聘审计人员）每年开展1次全面审计，重点检查预算执行、收支合规性、资产安全等，审计报告提交理事会。（二）外部监督接受税务、财政部门的监督检查，按要求提供财务资料。每年聘请第三方审计机构出具《年度财务审计报告》，增强财务透明度（如涉及融资、合作时需对外提供）。（三）违规处理对违反财务制度的行为（如私设小金库、虚报费用、挪用资金），视情节轻重给予“责令整改、扣发绩效、解除劳动合同”等处罚；涉嫌违法的，移交司法机关。八、财务报告与档案管理（一）财务报告财务部按月编制《资产负债表》《利润表》《现金流量表》，按季度撰写《财务分析报告》（含收入结构、成本占比、资金预测等），于次月5日前报送管理层，每季度末10日前提交理事会审议。（二）档案管理会计凭证、账簿、报表等财务档案由专人保管，电子档案需备份加密。档案保管期限：会计凭证、账簿≥10年，报表≥15年，涉及合同、审计报告的档案长期保管。借阅档案需填写《借阅单》，经财务负责人审批