行政文件归档与存档管理指南

行政文件归档与存档管理指南一、适用范围与常见应用场景本指南适用于各类行政文件的规范化管理，涵盖企业、事业单位、机关等组织的日常行政活动中产生的各类文件材料。常见应用场景包括：日常办公文件：如通知、会议纪要、工作计划、总结报告等；人事管理文件：如员工入职登记表、劳动合同、绩效考核记录、培训档案等；合同协议文件：如业务合同、服务协议、保密协议等；项目运作文件：如项目立项书、实施方案、验收报告、过程资料等；财务辅助文件：如费用报销单（不含发票）、预算审批表、财务分析报告等；其他重要文件：如资质证书、审计报告、外部单位函件等。当上述文件在办理完毕后需长期或短期保存时，均应参照本指南进行归档与存档管理。二、行政文件归档管理标准化流程（一）文件收集与初步整理明确收集范围：各部门在文件办理完毕后3个工作日内，需将具有保存价值的文件（含纸质版及电子版）整理齐全，保证文件内容完整、字迹清晰（纸质文件）、格式规范（电子文件）。责任到人：各部门指定专人（如主任、专员）负责本部门文件归档的初步收集，避免文件遗漏或丢失。初步筛选：对收集的文件进行初步筛选，剔除重复件、无保存价值的草稿（除非有重要修改痕迹）、错误版本等，仅保留最终定稿或具有凭证效力的文件。（二）文件分类与编号分类原则：按“年度-机构-问题”三级分类法进行，即先按文件形成年度分类，再按部门或机构分类，最后按文件内容（如综合、人事、财务、项目等）分类。示例：2024年度行政部综合类文件、2024年度人事部人事类文件、2023年度项目部项目类文件。编号规则：采用“部门代码-年度-分类代码-流水号”格式，保证编号唯一性。部门代码：用部门名称首字拼音首字母（如行政部为“XZ”、人事部为“RS”）；分类代码：用文件类别首字拼音首字母（如综合类为“ZH”、人事类为“RS”）；流水号：按文件形成顺序从“001”开始连续编制。示例：XZ-2024-ZH-001（2024年行政部综合类第1号文件）、RS-2024-RS-005（2024年人事部人事类第5号文件）。（三）文件整理与编目核对内容：对分类编号后的文件进行最终核对，保证文件标题、形成日期、责任主体等信息准确无误，破损文件需修复（如粘贴、复膜）。填写编目表：按照《文件归档目录表》（见模板一）逐项填写，内容包括归档编号、文件标题、形成部门、形成日期、密级（公开/内部/秘密）、页数、存放位置、备注等，保证信息完整、字迹工整（纸质编目表需用黑色签字笔填写，电子编目表需保存为Excel格式）。（四）文件装订与封装装订要求：纸质文件：采用左侧装订，对页数较多的文件（超过10页）使用装订机装订，对单页或页数较少的文件使用不锈钢夹或文件夹封装，保证文件平整、不散页；禁止使用金属装订夹（如订书钉），以免长期保存锈蚀文件。封装标识：在文件封面或档案袋右上角标注“归档编号”，档案袋正面需填写《文件归档目录表》中的核心信息（标题、部门、日期、页数），便于快速识别。（五）档案入库与登记入库检查：档案管理员（如*主管）对装订封装后的文件进行最终检查，确认分类准确、编号无误、编目完整后，方可办理入库手续。登记台账：在《档案管理总台账》（见模板二）中登记档案信息，包括入库日期、归档编号、文件标题、形成部门、数量、存放位置（如档案柜-区-层-架）、管理员等信息，保证纸质台账与电子台账同步更新。（六）借阅与归还管理借阅申请：因工作需要借阅档案时，借阅人需填写《文件借阅申请表》（见模板三），经部门负责人审批后，报档案管理员备案。涉密文件需经分管领导（如*总）审批。借阅规则：借阅期限：一般文件不超过7个工作日，涉密文件不超过3个工作日；借阅数量：每次不超过5份，特殊情况需经审批；借阅人需妥善保管档案，不得涂改、勾画、抽取、撤换文件，不得转借、复制（复制需经审批）。归还检查：档案管理员在收到归还档案后，需检查文件是否完整、有无损坏，确认无误后在《文件借阅申请表》上登记归还日期，并更新《档案管理总台账》中的借阅记录。（七）定期清点与鉴定定期清点：档案管理员每季度对库存档案进行一次清点，核对档案数量与台账是否一致，对缺失、损坏的档案及时登记并追补或修复。鉴定销毁：对超过保管期限的档案（如保管期限表见附件），由档案管理员会同相关部门组成鉴定小组，对档案价值进行鉴定，确认无保存价值的，填写《文件销毁审批表》（见模板四），经分管领导审批后，由两人以上共同监销，保证信息无法恢复（纸质文件需碎纸处理，电子文件需彻底删除），并做好销毁记录。三、常用模板表格示例模板一：文件归档目录表归档编号文件标题形成部门形成日期密级页数存放位置（档案柜-区-层-架）备注XZ-2024-ZH-0012024年度行政工作计划行政部2024-01-05内部8A区-1层-3架-01最终稿RS-2024-RS-005张*劳动合同（2024-2026）人事部2024-02-20内部5B区-2层-1架-03含附件模板二：档案管理总台账入库日期归档编号文件标题形成部门数量（份）存放位置管理员借阅记录（借阅人/日期/归还日期）2024-03-01XZ-2024-ZH-0012024年度行政工作计划行政部1A区-1层-3架-01*主管李*/2024-03-10/2024-03-152024-03-05RS-2024-RS-005张*劳动合同人事部1B区-2层-1架-03*主管无模板三：文件借阅申请表借阅人所属部门借阅日期归还日期文件编号及标题借阅事由部门负责人审批档案管理员登记王*市场部2024-03-122024-03-19XZ-2024-ZH-001（2024年度行政工作计划）制定部门季度工作计划同意*经理已借，归还日期：2024-03-18模板四：文件销毁审批表文件名称归档编号数量（份）形成日期保管期限销毁原因鉴定小组意见分管领导审批监销人销毁日期2022年度年度总结（草稿）XZ-2022-ZH-00822022-12-203年保管期限已满，无保存价值同意销毁同意*总主管、专员2024-03-20四、管理要点与风险提示（一）责任分工明确各部门负责人为本部门文件归档的第一责任人，需督促本部门人员按时完成文件收集与初步整理；档案管理员负责档案的统一接收、分类、编目、保管、借阅及销毁工作，保证档案管理流程规范；分管领导负责审批涉密文件借阅、超期档案销毁等重要事项，监督档案管理制度的执行。（二）保密与安全要求涉密文件（如秘密级）需单独存放，由专人保管，借阅时需经分管领导审批并全程登记；档案库房需具备防火、防潮、防虫、防盗、防高温设施，保持温度14-24℃，湿度45-60%；电子档案需定期备份（如每月一次），备份介质（如移动硬盘、云存储）需与电子文件分处存放，防止因设备故障或病毒导致数据丢失。（三）避免常见问题文件遗漏：各部门需建立文件交接记录，保证办理完毕的文件全部归档，避免因人员变动导致文件丢失；编号混乱：严格按照编号规则编制归档号，不得跳号、重号，如需变更编号需经档案管理员审批并记录；借阅逾期：档案管理员需提前1天提醒借阅人归还档案，对逾期未还的，暂停其借阅权限并上报部门负责人；销毁不当：严禁私自销毁档案，所有销毁行为需严格履行审