企业内部档案管理规范手册

企业内部档案管理规范手册第一章总则一、目的与适用范围为规范企业档案管理工作，保障档案的真实、完整、安全与有效利用，充分发挥档案在企业经营管理中的凭证、参考价值，根据《中华人民共和国档案法》及企业实际运营需求，制定本规范。本规范适用于企业总部及所属各单位的档案管理活动，涵盖文书、经营、人事、技术、财务等各类档案的全生命周期管理。二、基本原则档案管理遵循“真实完整、分级负责、安全保密、高效利用”的原则：真实完整：确保档案内容与形成过程真实可靠，载体及信息完整无缺失；分级负责：明确各部门、岗位的档案管理职责，形成“部门初审、档案部门统筹、企业监督”的管理体系；安全保密：建立多层级保密机制，防范档案丢失、损毁或泄密风险；高效利用：通过科学分类、数字化建设，提升档案检索与利用效率，服务企业决策与业务开展。第二章管理职责一、档案管理部门职责档案管理部门（如综合管理部、档案室）是企业档案工作的统筹机构，主要职责包括：1.体系建设：制定并修订档案管理制度、流程及分类标准，推动档案管理与企业信息化建设融合；2.集中管理：负责档案的接收、整理、保管、鉴定、统计及数字化加工，维护档案管理系统的安全运行；3.监督指导：组织档案业务培训，指导各部门开展档案收集、整理工作，定期检查档案管理合规性；4.利用服务：统筹档案的内部借阅、外部利用及编研工作，为企业决策、审计、合规审查等提供支持。二、业务部门职责各业务部门（如行政部、财务部、研发部）是档案形成的责任主体，需指定档案联络员（可兼职）负责本部门档案管理，具体职责：1.源头管控：在业务流程中同步收集、整理档案，确保文件签字、盖章、附件等要素齐全，内容与业务活动一致；2.预整理移交：按档案管理部门要求完成档案组卷、编目，填写《档案移交清单》，经部门负责人审核后移交；3.协同配合：参与档案鉴定、利用反馈等工作，提供业务背景说明，确保档案价值评估准确。三、员工职责全体员工需遵守档案管理要求，履行以下责任：1.档案形成：在工作中形成的文件、资料（如报告、邮件、图纸）需及时标注业务背景，按要求提交档案联络员；2.借阅使用：借阅档案时严格遵守审批流程，妥善保管档案原件或复制件，禁止涂改、伪造或违规传播；3.交接移交：离职或岗位调整时，需移交全部业务档案及资料，办理书面交接手续，确保工作连续性。第三章档案分类与整理一、档案分类企业档案按业务属性+管理维度分为五大类，每类下设二级类目（示例）：一级类目二级类目（示例）包含内容--------------------------------------------------------------------行政管理类制度体系、会议管理等企业章程、规章制度、会议纪要等经营管理类合同协议、市场运营等采购/销售合同、市场调研报告等人力资源类员工档案、薪酬福利等入职材料、劳动合同、工资表等技术研发类研发项目、技术文档等研发方案、设计图纸、专利证书等财务会计类会计凭证、账簿报表等记账凭证、资产负债表、审计报告等分类说明：二级类目可根据业务细分（如“合同协议”下设“采购合同”“销售合同”），确保分类逻辑与业务流程一致，便于检索。二、档案收集（一）收集范围凡企业在经营管理、生产研发、行政管理等活动中形成的，具有查考价值的文件均需收集，包括：纸质档案：合同、报告、批复、会议记录、会计凭证等；电子档案：邮件、PDF文件、CAD图纸、视频/音频、数据库备份等；实物档案：奖杯、证书、样品等（需附文字说明，注明时间、事由、关联业务）。（二）收集时间日常档案：按年度归档，次年第一季度末完成移交（如2023年档案需在2024年3月31日前移交）；项目档案：项目验收/结项后30日内整理移交（如研发项目通过验收后1个月内）；专项档案：审计、诉讼、并购等专项工作结束后15日内移交；员工档案：入职时建立档案，离职时离职手续办理前完成最终归档（含工作交接清单、离职证明等）。三、档案整理（一）组卷规则按“同类、同期、问题”原则组卷，示例：同一项目的设计方案、审批文件、验收报告组成一卷；同一年度的财务报表、审计报告组成一卷；同一合同的签订协议、变更通知、履行凭证组成一卷。卷内文件按“时间倒序”或“重要性优先”排序（如会议纪要按召开时间从新到旧排列），并逐页编制页码（空白页、封面不编页）。（二）编号规则采用“分类号-年度-案卷号”编码，示例：行政管理类2023年第1卷：`XZ-____`（XZ为行政管理类代码，可自定义）；技术研发类2024年第5卷：`JS-____`（JS为技术研发类代码）。（三）编目要求每卷档案需编制《案卷目录》，注明：案卷题名（简明概括卷内内容，如“2023年采购合同汇总”）；起止日期（卷内最早与最晚文件的日期）；页数（卷内文件总页数）；保管期限（永久/30年/10年，参照《企业档案保管期限表》）；责任人（卷内主要业务负责人）。电子档案编目：需建立元数据（如创建时间、修改记录、关联业务系统），确保文件可追溯、可验证。第四章归档流程一、预归档（业务部门环节）1.整理初审：档案联络员对本部门档案进行预整理，检查文件完整性（签字、盖章、附件齐全）、准确性（内容与业务一致），按组卷规则排列文件；2.填写清单：填写《档案移交清单》（一式两份），注明案卷题名、编号、页数、保管期限、移交人等信息；3.部门审核：部门负责人审核档案内容及移交清单，确认无误后签字，确保档案与业务活动“账实一致”。二、移交（业务部门→档案部门）1.实物移交：业务部门将档案及《移交清单》（一式两份）移交档案管理部门，双方现场清点核对（纸质档案检查破损、霉变，电子档案验证可读性）；2.电子移交：通过企业内部加密系统（如OA系统、档案管理系统）移交电子档案，附《电子档案移交登记表》（注明文件格式、大小、存储路径）；3.签字确认：核对无误后，移交人、接收人分别在《移交清单》上签字，双方各存一份存档。三、审核与入库（档案部门环节）1.合规性审核：档案管理人员对移交档案进行审核，重点检查：分类是否准确（如“采购合同”是否归入“经营管理类-合同协议”）；编目是否清晰（案卷题名是否反映核心内容，页码是否连续）；手续是否完备（移交清单签字、电子档案元数据是否完整）；2.入库上架：审核通过后，纸质档案按编号存入专用档案柜（不同保管期限分柜存放），电子档案上传至档案管理系统并建立索引（如关键词、业务类型），确保“一键检索”。第五章档案保管与利用一、档案保管（一）库房管理档案库房需满足“六防”要求（防火、防盗、防潮、防虫、防光、防高温）：温度：14℃-24℃，相对湿度：45%-60%（配备温湿度记录仪，实时监控）；设备配置：灭火器（每20㎡一个）、防虫药剂（如樟脑丸，定期更换）、遮光窗帘、防盗门窗；存放要求：档案柜与墙面、地面保持10cm以上距离，便于通风；不同密级档案分柜存放，绝密档案单独保管。（二）保管期限档案保管期限分为永久、30年、10年（参照《企业档案保管期限表》执行）：永久：企业章程、年度财务报告、重大合同、专利证书等需长期保存的档案；30年：会计凭证、劳动合同、项目审批文件等；10年：日常公文、培训记录、普通客户资料等。（三）检查与维护每半年对档案进行一次全面检查，记录温湿度、档案完好情况，形成《档案检查报告》；发现破损、霉变的纸质档案，及时采用托裱、修复技术处理；电子档案定期备份（至少双份，异地存储一份），每3年迁移一次（防止存储介质老化）。二、档案利用（一）内部利用流程1.申请：员工填写《档案借阅申请表》，注明借阅用途、档案编号、借阅期限（一般不超过15天），经部门负责人审批；2.借阅：档案管理人员按审批意见提供档案：纸质档案：当场检查完好性，填写《档案借阅登记薄》（注明借阅人、时间、归还日期）；3.归还：借阅人需在期限内归还，档案管理人员检查档案是否完好（纸质档案有无涂改、破损，电子档案有无泄露），确认无误后注销借阅记录；逾期未还或损坏，按《档案管理制度》追责。（二）外部利用流程外部单位（如审计机构、司法机关）需利用档案时，需满足：1.提供正式公函（注明利用目的、范围），经企业分管领导审批；2.仅限提供复制件（加盖“档案复制件”章），禁止借阅原件；3.涉及商业秘密、个人隐私的档案，需签订《保密协议》，明确责任义务；4.利用后填写《外部档案利用登记表》，存档备查。（三）利用效果反馈档案管理部门定期收集利用反馈（如科研项目参考次数、诉讼证据支持效果），分析档案价值，优化分类、编目规则，提升服务精准度。第六章安全与保密管理一、保密制度（一）密级划分档案密级分为“绝密”“机密”“秘密”三级，由档案形成部门提出建议，档案管理部门审核，企业分管领导审批：绝密：企业战略规划、核心技术参数、未公开的重大决策等（仅限核心管理层查阅）；机密：客户核心数据、薪酬体系、招投标底价等（需部门负责人审批）；秘密：普通合同、日常公文、员工基础信息等（需档案管理人员审批）。（二）密级调整档案密级随业务变化动态调整：解密：档案内容不再具有保密价值时，由档案形成部门提出解密申请，按原审批流程办理；升级：业务涉密程度提升时，及时调整密级，加强管理措施。二、借阅保密要求借阅人需签署《档案保密承诺书》，承诺：不复制、不传播、不泄露档案内容（含纸质、电子档案）；工作电脑安装企业加密软件，禁止将档案带离办公区域（特殊情况需经分管领导审批，且全程专人陪同）；发现档案泄密风险（如文件丢失、被非法访问），立即向档案管理部门报告。三、数字化保密管理电子档案数字化过程需：在企业内部网络环境下进行，扫描设备专用，操作人员签订保密协议；定期备份数字化档案，备份介质（如硬盘、光盘）需异地存放，防止数据丢失或泄露。第七章档案鉴定与销毁一、鉴定小组组成由档案管理部门、业务部门、法务部、财务部等人员组成鉴定小组，每5年开展一次档案鉴定工作，确保档案“存之有据、销之合规”。二、鉴定流程1.提出清单：档案管理部门梳理到期档案（如保管期限10年的2014年档案），形成《待鉴定档案清单》；2.逐卷审核：鉴定小组逐卷（件）审核档案内容，判断是否继续保存（如合同纠纷未结案的需延长保管）或销毁；3.出具意见：对需销毁的档案，填写《档案鉴定意见书》，说明销毁理由、数量、方式，经企业总经理审批。三、销毁流程1.销毁方式：纸质档案：采用碎纸机粉碎或专业机构焚烧（需符合环保要求）；电子档案：彻底删除文件，清空存储介质（如硬盘低级格式化、光盘粉碎）；2.监销要求：销毁时需有监销人（档案管理部门、审计部各1人）在场，核对销毁档案与《鉴定意见书》一致后签字；3.记录存档：《销毁记录》（含销毁时间、地点、方式、监销人）