医院档案管理办法

医院档案管理办法一、总则目的：为加强医院档案管理，规范档案收集、整理、保管、利用等工作，充分发挥档案的作用，依据《中华人民共和国档案法》及相关规定，制定本办法。适用范围：本办法适用于医院各类档案的管理，包括文书档案、医疗档案、科研档案、基建档案、设备档案、会计档案等。工作原则：坚持统一领导、分级管理；坚持完整收集、规范整理；坚持安全保管、有效利用的原则。二、档案管理组织机构与职责档案管理领导小组：成立由院长任组长，分管院领导任副组长，各科室负责人为成员的档案管理领导小组。主要职责：负责统筹规划医院档案工作；制定档案工作规章制度；协调解决档案工作中的重大问题。档案室职责贯彻执行国家有关档案工作的法律法规和方针政策，制定医院档案工作实施细则。负责医院各类档案的收集、整理、鉴定、保管、统计和利用工作。指导各科室的档案收集、整理和归档工作，开展档案业务培训。负责档案库房的管理，做好防火、防盗、防潮、防虫、防鼠、防高温、防光等工作，确保档案安全。各科室职责指定专人负责本科室档案的收集、整理和移交工作。按照规定的时间和要求，将本科室形成的档案移交档案室归档。配合档案室开展档案检查、鉴定和利用工作。三、档案收集与整理档案收集范围文书档案：医院的决议、决定、命令、通知、报告、请示、批复、函、会议纪要等公文。医疗档案：病历、医嘱单、检查报告、手术记录、护理记录等医疗文书。科研档案：科研课题立项申请书、研究报告、结题报告、论文、专利等材料。基建档案：工程项目的可行性研究报告、设计图纸、施工记录、竣工验收报告等材料。设备档案：设备采购合同、说明书、安装调试记录、维修保养记录等材料。会计档案：会计凭证、会计账簿、财务报告等材料。其他档案：医院的荣誉证书、奖牌、照片、音像资料等。档案整理要求各科室应按照档案管理的要求，对收集的档案材料进行分类、组卷、编号、装订。档案整理应做到分类准确、组卷合理、排列有序、装订整齐，便于保管和利用。电子档案应与纸质档案同步整理，确保电子档案的真实性、完整性和可用性。四、档案保管与鉴定档案保管档案室应建立档案库房管理制度，配备必要的库房设施（如档案柜、除湿机、空调、灭火器等），保持库房整洁、干燥、通风。定期对档案进行检查，发现问题及时处理。对破损、褪色的档案，应及时修复和复制。建立档案保管清册，对档案的入库、出库、借阅等情况进行详细记录。档案鉴定：档案管理领导小组定期组织档案鉴定小组，对已到保管期限的档案进行鉴定。鉴定小组根据档案的价值，提出销毁或延长保管期限的意见。对确无保存价值的档案，按照规定程序进行销毁。五、档案利用与保密档案利用医院内部人员查阅档案，需填写《档案查阅申请表》，经科室负责人批准后，方可查阅。查阅重要档案，需经分管院领导批准。外部单位人员查阅档案，需持单位介绍信和有效身份证件，经院领导批准后，方可查阅。查阅档案时，不得涂改、勾画、抽取、损毁档案。如需复制档案，需经档案室负责人批准。档案保密：严格遵守档案保密制度，对涉密档案实行专人保管、专柜存放。未经批准，不得擅自泄露涉密档案内容。档案管理人员离岗时，应办理档案交接手续，并签订保密承诺书。六、档案信息化建设加快档案信息化建设，建立医院档案管理信息系统，实现档案的数字化存储和检索。对纸质档案进行数字化扫描，生成电子档案，与纸质档案形成互补。加强电子档案的安全管理，建立备份机制，防止电子档案丢失或损坏。七、监督与考核档案管理领导小组定期对医院档案工作进行检查考核，考核内容包括档案收集、整理、保管、利用等方面。将档案工作纳入科室绩效考核体系，对档案工